企业电子档案管理的重要性及其实践应用

伍英姿

摘 要：自二十一世纪伊始，信息化发展的步伐不断加快，逐渐占据了社会生活的各个领域。企业档案管理方面也逐渐开始了数字信息化建設。但是，由于种种原因，电子档案管理在其建设进程中依然存在一些问题，仍需在工作实践中不断探索。鉴于此，本文将以电子档案管理的意义为切入点，围绕其在企业中的现实问题展开分析，并以此提出相应的对策，以供同行参考借鉴。

关键词：电子档案管理；信息化建设；数字档案；现实问题

档案是对企业员工成长和企业发展进程中的有效信息的真实记录，是当前用人单位获得职工基本信息和了解企业历史的最便捷途径。在信息化纵深发展的当今，电子档案凭借其共享性、快捷性以及高密度性等特点，成为了新时期档案管理的主要内容和重要形式。因此，加强对电子档案的管理和科学利用，是企业实现可持续发展的重要助推力。

1 信息时代下电子档案管理的重要意义

（一）有效提高了资料归档质量。传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，有效降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，节省了不必要的财力、物力以及人力等方面的投资支出。

（二）更符合时代对档案的利用。电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。而资源使用率及用户满意度的提高，也就意味着档案管理工作服务质量的全面提升。与此同时，在原始文字资料的基础上突破了载体的限制，实现了对视频、图像等影音文件的收集与管理，从而满足了新时期人们对于多媒体资源的多元化需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

2 现代企业电子档案管理中的现实问题

（一）信息化档案的管理水平待提高。客观而论，目前企业对电子档案管理的认知与利用存在着三种误区：其一，习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；其二，过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；其三，不作任何分类便打印所有的电子文档，使文档管理回归低效原点。

（二）企业档案管理队伍素质待强化。现实中，仍存在部分企业对档案管理工作的不重视现象，直接导致档案管理人员在配备上不能满足档案工作发展的需求。比如，将工作能力较弱，或是即将退休的老同志安排在这“可有可无”的岗位上，不但没有岗前培训，相关专业也不对口，后期更是缺少在职档案管理业务培训和相关技术能力的提升指导，使档案管理人员素质与时代发展不相适应，亦与档案管理信息化建设相脱节。

（三）电子档案管理安全问题待重视。信息化技术作为一把“双刃剑”，它在为人们带来科技与便捷的同时，也具有一些安全隐患。首先，由于因特网与生俱来的开放性特点，从网络架到协议以及操作系统等都是对外开放的，网络主体之间的联系也是匿名的、开放的，而不是封闭的、保密的。其这种“先天”的技术弱点导致网络易受攻击。其次，信息安全问题会随着信息网络基础设施的建设与因特网的普及而迅速扩大。网络环境下的安全问题常常表现为一种技术对抗，但由于因特网的庞大系统，病毒极易滋生和传播，对信息的破坏、窃取等通常都是以技术手段实现的。其不受时间和地点的约束，在行为实施后对机器硬件的信息载体可以不受任何损失，甚至不留任何痕迹，但对档案资料的破坏程度巨大。

3 优化企业电子档案管理的实践应用

提高管理员专业素质，强化信息化管理意识。在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所一直使用的是最为传统的纸质档案，作为信息化发展进程中顺势而生的产物，电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。具体地说，首先要求领导层致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。其次，要使档案管理部门及相关部门在思想意识层面加大对其重视力度，对其作用与应用进行积极宣传，提高不同领域、不同部门的人员对于电子档案的认识和利用程度，同时不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使之意识到工作重要性的同时，从而争取更多对改善电子档案信息化管理方面的更多投人，以促进电子档案管理建设得以有序开展。

（二）加强信息化基础建设，保障电子档案安全性。具体地说，一是加大信息化配置的力度，比如，以具体需求为基础，购置网络网站、计算机软硬件、档案扫描设备等信息化基础设施；利用计算机管理软件辅助完成收集、整理、立卷、管理与检索企业相关档案信息；创建馆藏档案目录数据库与各类专题信息数据库。信息源作为开展电子档案管理的基石所在，即便程序控制与数据结构非常完善，录入的信息源质量也会在很大程度上严重影响着企业整体档案信息系统的建设与管理。所以，在对信息源管理的过程中，既要追求进度又要注重质量，加强制度建设与技术控制，明确信息采集标准与细化操作规程，同时要兼顾提高信息录入工作人员的综合素养培养，增强其责任感与使命感，以此确保信息录入的时效性与准确性。

（三）加大信息资源开发度，完善信息化管理体系。电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。前文已述，企业档案信息资源的重要性主要体现在它对企业生存和发展的贡献上，但如果企业一味的收藏信息资源而不能够加以充分利用，就恰好符合了所谓的“暴殄天物”——虽其贵重，但很难实现其根本价值。所以，在对企业电子档案信息资源基础建设进行管理的同时，还应当注重平时企业档案信息的收集、归档，和之后的开发与利用，养成开展工作先查阅档案信息资源的良好工作习惯，少走不必要的“弯路”。

4 结语

社会在飞速发展，技术在急骤革新，因此企业档案管理信息化建设成为了一项必然且长期的工程，需要从业人员在理论上继续探究，在实践过程中不断探索。加上我国正处于经济转型的关键时期，面对层出不穷的挑战与机遇，企业档案管理人员必须与时俱进，高度关注新科技的出现与发展，从整体与宏观着手，在信息化建设与管理的过程中，突出重点，分步实施，追求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化企业档案管理系统奠定坚实的基础，积极推动档案管理信息化技术的创新，不断取得新突破，致力于建立信息产业的档案事业体系，为档案管理事业贡献力量。

参考文献

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[4]赵英.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].档案管理，2011（02）