人事档案管理创新及信息技术的应用探究

李艳华

摘 要：人事档案包含了一个人的政治面貌、学习教育经历、德才水平、工作表现等证明个人情况的材料，是个人参加工作、职称评定和各种福利保险的重要依据。随着现代科学技术的发展，计算机技术和网络技术逐渐运用到人事档案的管理工作中，对于档案的及时查询和实时跟踪起到了积极帮助。本文针对目前我国高等院校人事档案信息管理的现状，提出了几点有待改进的创新建议，希望能对完善人事档案的管理起到一定的帮助。

关键词：人事档案；管理创新；信息技术；应用现状

我国目前正处于经济和体制改革的转型期，各项经济事业和旧有的体制亟待进行完善和优化。传统的院校人事档案的管理一直以来都是通过人工操作、机械化方式进行查询和调用，随着近年来人口流动性的加剧，频繁的人事档案调动给管理工作带来很大不便，传统的管理技术显然不能够适应时代的发展潮流，必须对人事档案的管理进行创新和变革。

1 加强档案专业人才和工作者的培养，是人事档案管理创新的根本举措

1、要根据实际需要，增强档案专业人才培养的实效性

人事档案记录了个人的重要信息，具有高度的机密性和安全性，做好对人事档案的管理工作需要具有较高水平的专业型人才。尤其是在当下，人才竞争日益激烈，做好对高质量人才的引进和保护工作，对于高校的发展有极为重要的意义。信息技术是把双刃剑，在给人事档案的管理带来方便与快捷的同时，也容易遭到不法分子的攻击，导致个人信息的泄露和高素质人才的流失。因此，建立起一支专业管理水平高、信息技术技能强、综合素质过硬的人事档案管理人才队伍，不仅对于方便档案的查询工作有良好帮助，对于档案的保密性和安全性也有重要作用。高校应该结合自身的实际情况和需要，制定出明确的人才培养目标，通过定期开展技能培训和不定期考核的方式，不断提高业务水平，逐步建立健全专业档案管理制度。

2、要加大扶持力度，为其营造一个良好的培养环境

培养和建立一支优秀的人事档案管理团队，仅靠专业技能的加强很难取得良好的效果，还需要营造优秀的培养环境。对于专业知识的训练，可能只需要聘请经验丰富的教授就能实现教学目的，但是优秀环境的建立绝非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、协调运作。成功的培养环境建立需要三个步骤：第一，高校要为档案管理人员提供外出深造的学习机会，提高他们的管理能力，学习先进的管理理念和制度建设。第二，对于成功完成学习考察任务回校的档案管理人员，要根据实际情况安排到专业岗位，将新的管理理念和技能应用于实际，并通过结合本校的发展需要进行不断完善。第三，将自身的管理心得与其他工作人员进行交流分享，查缺补漏，优化本校的人事档案管理系统。

3、要加强档案工作者创新学习，管理方法与时俱进

社会的进步和教育事业的发展，使得人事档案的传统管理模式不得不做出革新。高校想要做到更好的适应这种变化发展，就必须进行内部的自我创新。

首先，意识要创新。创新意识，就是根据特定事物的发展规律和未来趋势，进行大胆的预测和设想，并在创造活动中表现出主观的意向、愿望。通过这种创新意识的培养，不断丰富人事档案的管理理念，完善管理内容的知识结构，以改革与创新的精神不断探寻人事档案管理的新路径，运用发展的眼光解决档案管理中存在的问题，构建新型管理模式。

其次，知识要创新。知识创新是指通过工作的实践，科学的研究来获得新的知识的过程。它为人们改善工作方法、开拓工作思路、提高工作能力提供了不竭动力，是其它一切创新活动的源泉和动力。知识的创新给档案管理工作人员提出了更高的要求，需要他们具有较高的专业知识储备，并能够结合院校的实际发展需要进行实践。

最后，要进行能力创新。创新能力是指运用知识和理论，在各个领域提供有价值的发明和创造的能力。创新能力是对人事档案管理进行创新中的最重要部分，是档案管理的核心所在，同时又是一切創新活动进行的根本条件，关系到整个的档案管理工作质量及服务水平，只有不断创新能力，提升其业务素质水平，才能够适应现代化、信息化建设发展的需要。

2 丰富档案管理资源，是人事档案管理创新的基础举措

1、要加强档案管理硬件建设

随着学校培养人才数量的增加，对于需要管理的档案也会越来越多，间接增加了档案的管理和查询难度。同时由于档案管理工作的特殊性与重要性，不允许管理工作有半点疏忽，因此就需要加大对档案管理硬件的建设力度。我国大部分高校的档案管理由于馆室和设备的落后，功能比较单一，很多情况下只负责档案的保存工作，很难适应时代发展的新需要和新要求。通过对档案管理硬件的现代化建设，能够减少传统的人工工序，给档案的管理带来极大便利，更好地提供利用，提高人事档案管理的服务质量和服务效率。

2、要强调档案材料的个性化和辨识度

人事档案要被利用，首先就要为每个人贴上标签。现代人力资源管理更强调掌握个人的个性化信息，这样才给能决策者提供选人的信息。在人事档案中存在大量陈旧的经历性材料，尤其是一些和当事人现在没有多大关系的经历，并不能真正反映个人素质，而且很多都是雷同的，没有多少参考价值。因此，必须充实材料，将员工的工作状态、业绩、学术成果、参加的重大活动等作为档案的可辨识部分纳入。人事档案需要更实际有用的内容，提高材料的可辨识度，建立个性档案和业绩档案等可以满足不同的需求。

3、档案信息要扩充新内容

要及时调整人事档案的归档范围，对一些作用不大的参考性材料进行删除，精简档案，将档案的重点从个人经历和基本情况向个人技能和业绩，技术方向转变，还应包含许多其他关于当事人的材料，比如能真实反映个人能力、特长的内容，关于个人信用的记录，随着国家养老制度的改革，涉及养老保险、医疗保险、失业保险的内容也应纳入人事档案之中，以适应新形势、新需求，使人事管理部门成为重要的人才信息资源库。

3 拓展档案管理开发利用，是人事档案管理创新的目标举措

1、要坚持新型的工作原则

旧有的人事档案管理方法已经很难适应高校对于新时代档案管理的需求。人事档案的建立，是一项长时间的系统性工作，档案管理只是其中的一部分，还有档案信息的收集、开发，更主要的是提供利用，使档案管理由单一的实体管理向信息管理与实体管理相结合。

2、有效的实现人事档案信息共享

利用现代人事档案信息化管理系统信息共享，实现对传统人事档案管理工作效率的大大提高，拓展档案管理开发利用。首先，信息的共享性可发在单位或行业内部实现信息共享，避免多部门重复的录入和存储信息；其次，当信息出现变动时，可以第一时间对人事档案进行统一更新管理，保证信息同步，为管理工作的创新提供强有力的保证。

4 人事档案管理信息技术应用

1、引入数字化技术，提升档案管理标准性

随着信息技术的快速发展和广泛应用，将信息技术引入人事档案管理当中，是档案事业发展的必然选择，是提高人事档案管理水平的必由之路。目前，在部分条件比较优越的高校内，已经建立了人事档案的数字化管理，但是由于尚处于探索阶段，出现了许多问题。其中最突出的就是数字化处理软件质量参差不齐，人事档案的管理标准不统一，各大高校之间有相互独立的人事档案管理系统各自为政，各取所需，给相互间的信息传递造成了阻碍。因此，在今后的人事档案信息化建设过程中，要做好各系统之间的配合性，统一标准、协调运作，充分发挥数字化技术的强大优越性，使其更好的服务于人事档案的信息化管理。

2、有效提升系统整体水平，着重建设数据库系统

人事档案今后的发展趋势将会实行大范围内的集中管理模式，促成我国国内各大高校，甚至包括其他单位的档案统一数字化管理。面对如此庞大的档案信息量，就需要构建容量大、覆盖广的数据库系统。其优点是避免了系统内人事档案的衔接不对等、信息沟通不畅问题，最大限度的解决了同一高校或单位内人事档案的差异性，实现人事档案信息资源的最大价值。

5 结语

面对日益繁重的工作任务，提高工作效率、改进工作方法是处理各种问题、更好适应社会的重要途径。实现对传统人事档案管理模式的创新，利用先進的信息技术将档案管理人员从繁琐的工作中解放出来，不仅对于提高工作效率有极大帮助，更是实现社会发展的需要，对于创造更高的经济与社会价值也有很大帮助。

参考文献

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[2] 武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013（06）.