病历档案延迟归档的原因及对策

曹丽华

摘 要：目的 通过对本院病歷档案归档情况的调查，进行原因剖析，制定相应的措施来提高出院病案三日归档率。方法 随机选取采取措施前后的两个月进行对比。结果 三日归档率由原来的21.9%上升到95.7%。结论 医院各级部门提高病案管理重视程度、环节管理、人员合理配置等措施是提高病案三日归档率行之有效的对策。

关键词：病案；延迟归档；对策

病历档案延迟归档在基层医院很常见，不仅影响了病案的信息的采集、统计、利用，更关系到患者报销、理赔，也可给医患双方带来不必要的矛盾。14年初，我院对照《二级综合医院评审细则》出院病案应3个工作日内回归病案科达≥90%，符合“B”还存在一定的距离和问题，根据PDCA循环法，通过原因查找、分析对比，制定了一系列的切实可行的制度、措施，并进行考核、整改，经过一年的运行，病案回收管理质量得到有效提高。

1 资料来源

随机选取整改前医院2014年4月及整改后2015年4月出院病案回收登记簿，将相同科室的病案3日归档率进行对比分析。

2 结果

2014年3月三日归档率为21.9%，2015年3月三日归档率为95.7%，三日归档率同期提升了73.8%，详见表1。

3 原因分析

3.1 监管机制不完善。病案管理人员怕得罪人，奖惩制度流于形式。医院虽然有系列的病案管理制度，但无人监管制度的执行情况，最后形同虚设。

3.2 报告单不能及时回送。基层医院由于技术水平、经费等种种原因，许多检验项目外送到三甲医院，有时病人出院检验报告单还未发回，延迟了病案的归档时间。

3.3 科主任及医生忙于临床诊疗，忽视了病历书写。医生除了承担日常诊疗工作，还需会诊、手术、业务学习、三基考试，科主任外出学习开会、科研论文繁杂事务，导致病历书写不及时或审签不及时。

3.4 人员配备不合理。普外、传染两个病区中的各一诊疗组，一位住院医师每月要写50-60份病历，工作量大。

4 对策

4.1 定章立制，建立科学合理的奖惩制度。去年底，医院相继出台了《病案室工作制度》、《病案回归制度》、《病案回收管理流程》等系列规章制度，今年初又修改了《临床科主任及临床医师考核评价实施意见》，将病案管理质量纳入考核项目，考评结果作为行政职务任免、职称晋升、评优荐优、外出进修深造和绩效考核的重要依据。采取三级考核制度，科主任每月对科室人员进行考核，行政职能科室对临床科室进行考核，临床科室、院领导对行政科室进行考核，相约制约、层层把关、杜绝好人主义。

4.2 信息反馈，建立信息发布平台。病案室每天统计病案归档情况，掌握实时动态，对归档不及时立即通知科室主任，查找原因，对特殊病案如检查单不全或主任外出未签字的进行备注。每周二定期在院OA系统上对上周病案归档情况进行公示，一方面防范弄虚作假行为，杜绝好人主义。另一方面使科室相互竞争，培养大家集体荣誉感。

4.3 合理配备人员，针对人员少，院领导及时与上级主管部门沟通，招录紧缺人才，补充到临床一线，以此解决有些医师超负荷工作状态。

4.4 环节管理，病案管理工作是整个医疗工作流程的终端，处于相对“被动”的地位，而病案收集是病案管理的“前端”工作。为使病案保质保量及时完成，院病案委员会与质量委员会每周在各病区巡回，督查在架病历的完成情况，并以简讯的方法进行通报。

通过一年的各项管理措施的改革、落实，使病案回收率上了新的台阶，这其中有院领导的重视、全体医务人员的辛勤劳动，病案管理人员更发挥工作积极性，大力宣传病案及时回收的重要性，让医院病案管理工作日趋规范化、科学化[1]。

参考文献

[1]高维亚，骆颖，李蓓.确保住院病案24小时内的高回收率[J].中国病案，2012，13（12）：6-7.