事业单位文档管理中心运行模式的调查和分析

摘 要：近些年来，随着我国在文档管理制度方面的不断深化与不断改革，一些新技术因素越来越多，同时对于事业单位在文档管理的方面也面临着更难的问题以及挑战。在当今信息化迅猛发展的时代背景之下，文档管理的效率对于所有事业单位来说都是一个重点问题，切实做好在文档管理方面的工作具有重要的意义。

关键词：事业单位；文档管理；运行模式；调查和分析

目前社会上的事业单位在人事管理、机构简化以及体制改革等诸多方面的改革，对于事业单位在文档管理工作的方面也产生了许多新的问题。特别是近代网络技术的相关应用范围不断扩张，数据实现数字化发展，也就是将信息以数字化的形式上传到电脑然后再加以保存，这也为当前时期在文档管理的方面带来了新的问题。

1 我国事业单位在文档管理运行模式方面的调查现状

（一）相关的硬件设施不够完善

文档管理方面的硬件设施对于整个事业单位来说具有非常重要的意义以及作用，可是在实际进行工作的过程之中我们可以发现，当前阶段我国对于行政事业单位在文档管理工作上的一些硬件设施来说还存在着许多的问题。就目前来说，还有部分行政事业单位在其相关的文档室中所使用的硬件设施相对来说比较落后，大体上还维持在上个世纪的基本设施情况，导致这种情况的根本原因就在于投入力度上的不足，重视意识不够。如果想要使当代事业单位在文档管理的有关工作中得到更快的发展以及改进，那么就必须要将硬件设施方面还不够完善的事实重视起来，并根据实际的情况作出对应的解决方案。

（二）在管理理念上相对落后

一个正确的理念是能够促进部门发展的关键以及灵魂。相关的管理理念对于整个事业单位在文档管理工作方面的稳定发展具有非常重要的以及价值。不足的是我国在行政事业单位的有关文档管理方面的相关理念相对落后，依然还保留着传统形式的管理理念，无法与现代的社会发展有效的结合。这是严重阻碍我国在行政事业单位之中的文档管理方面发展的重点因素之一。

（三）相关的管理人员在业务能力方面还有待提高

文档管理的相关工作是需要工作人员通过实际操作进行管理、归类的一种工作，因此对于文档管理工作的变革也一定需要相关的工作人员类主动提出并切实的实行。当前我国事业单位在文档管理方面有关工作人员的实际业务能力以及综合素质都有待提高，这些相关的工作人员有一大部分都是那些即将退休的人员，由于无法在承担较为繁重的行政工作，所以就到了文档室去工作，他们本身并不具备一些在文档管理方面的知识以及能力。

（四）相关领导重视程度不足

相关的领导是整个事业单位进行改革完善的带领者，他们对于有关工作的认识以及态度能够直接影响到事件整体的走向与发展。而有关领导重视度的不足是导致我国事业单位在文档管理方面的进展相对滞后的最重要的原因之一。有个别人员认为所谓的文档管理工作不过就是一项非常简单的资料整理以及管理的工作，对于事业单位本身或者是其未来的走向并没有什么实质性的作用以及意义。这种思想产生的影响是非常可怕的，可是在当前阶段这样的思想依然在我国少数从事行政事业单位方面的有关领导的头脑之中存在。

2 完善我国事业单位在文档管理方面的措施

（一）提高文档管理方面的一些硬件设施

就算是工作能力再强，假如没有一个良好的工作环境以及工作设施的话也很难有一个良好的工作效率。在对于文档管理的有关工作之中，一定要提高整个财政投入方面的力度，对目前已经具备的文档管理方面的硬件设施进行合理的升级以及更新换代，这样做能够极大的提升文档管理工作的整体效率，推进文档管理相关工作的稳定快速发展。在目前阶段来说，国际上已经有许多国家在对于文档管理的方面早已实现了信息化管理，为了能够使我国在各方面发展都能达到国际先进水平，与国际接轨，更需要有关的硬件设备支撑才能妥善的进行在文档管理工作方面的革命。

（二）强化管理理念

管理理念对于所有的文档改革相关的工作来说一样具有重要的价值以及作用，在实际进行有关的工作时我们一定要合理的对于事业单位在文档管理的相关理念方面不断更新，用一些更加先进的、更加高效的管理理念改善我们的工作状态以及对于文档管理工作的认知，只有这样做才能在最大程度上保证事业单位在文档管理工作方面能够与时俱进。

（三）强化有关管理人员自身的业务素質

有关管理人员自身的综合素质以及业务水平对于整个事业单位之中的文档管理工作具有决定性的影响以及作用。对于当前我国部分从事文档管理工作的相关人员自身业务能力不够高的情况，一定要给予足够的重视，强化培养的工作，从而有效的提升相关管理人员实际的业务能力，并在此基础上积极的引进在文档管理方面的专业人才，强化当前整个文档管理队伍的整体素质。保证我国事业单位在文档管理的方面能够不断的完善、不断的进步。

（四）相关领导需要重视文档管理的工作

如果想要有效的推进我国行政事业的有关单位在整个文档管理方面的工作，那么有关的领导一定要将其重视起来。只有事业单位之中的相关领导对于文档管理工作具有充分的认识以及了解，并在这个基础之上妥善制定一个具体的、高效的变革措施，这是可以有效提升我国文档管理整体工作效率以及能力的最直接的动力，与此同时也是推动我国行政事业的相关单位在文档管理方面的工作能够进行变革的内在因素。因此，如果想要促进事业单位在文档管理工作方面的改革进步，一定要使事业单位的相关领导能够充分的意识到文档管理工作的意义以及重要性。

（五）事业单位在文档管理方面的具体运行模式分析

首先一定要对于文档的具体归档途径进行适当的把控。有关的文档是经由诸多事业单位文件转化过来的，因此在进行归档时的基本要求就是对于文件用纸、排版、装订以及幅面尺寸规格等有关方面的控制，一定要将相关的资料进行系统、标准、规范的归档工作。并且在归档时一定要检查相关文档在入档阶段的手续审批签发的有关权限、文件实际的标题与具体单位、文档在落款位置的日期等方面能否符合相应的规范要求。在另一方面无论是草拟或是缮印公文，亦或是在文件上做出的诸多记录、签字批注以及报表等，相关的文字记录一定要用规格要求的碳素笔，确保文件上的字迹能够清晰可见。与此同时还应严格的依照文档的具体规格以及格式给予规范整理，应用正规的字体进行相关的记录。

其次，一定要把握好文件和文件之间存在的联系，能够影响到事业单位相关文档归档工作之中的标准化以及规范化的最关键的问题就是相似文件出现重复或者是进行立卷组合的过程相对繁杂。努力完成价值最大化的保存，应用文档的完整化以及检索便捷化的相关方式是能够推进事业单位整体文档管理工作达到规范化与标准化的有效方式。所以在实际进行文档的整理时，一定要对于文件归档时有关的时效性进行精准的把握，还有一定要将不同内容、作用以及形式的文件区分开，尽最大的努力把文件管理方面的工作简洁化。在此需要注意的是一定要保持文档的完好性，将一些相似的或者是互相之间有联系的一些文件材料进行有机的整合管理。

3 结束语

文档管理方面的工作对于推动事业单位整体的完善、改革，保证事业单位能够稳定、顺利的进步具有非常重要的意义，在实际进行相关的工作时我们一定要将文档管理方面的有关工作重视起来，要运用有效的方式克服工作中的困难，使我国事业单位在文档管理方面的工作能够稳定、快速的发展进步。

参考文献

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作者简介

王立江（1962-），男，宁夏核工业地质勘查院，馆员，本科。