电子信息时代电力档案管理工作的创新

王明惠?秦毅?王猛

摘 要：作为民族进步的灵魂和国家兴旺发达的不竭动力，创新的范围渗透到各个领域和各个方面。在信息技术高度发达的情况下，档案管理工作面临着机遇的同时也遭受到巨大的挑战。本文就档案管理创新的必要性和电子档案的优越性，探讨我国档案管理工作存在的问题以及改善方法。

关键词：信息时代；档案管理；创新方法

檔案管理又称档案工作，是国家档案事业的重要组成部分，由档案馆或者档案室管理档案实体和档案信息，为档案利用者提供服务，具有管理性、服务性和政治性。做好档案管理工作，要坚持便于利用的原则，集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全。而先进的科学技术，给档案管理工作带来极大的便利，使得档案利用者能够简单迅速地查找档案资料，获得有用的档案信息，同时通过创新管理，准确的加工和处理档案信息，可以增加群众的知识，实现档案管理为群众服务的目的。

1 档案管理创新的必要性和电子档案的优越性。

在信息技术的推动下，档案管理工作逐渐走向了数字化和现代化，实现了电子文件的自动上传与收集，在突破了传统的管理模式的同时开启了现代化的服务模式。运用先进的服务手段，根据相关的网络页面和计算机程序，编制能够自动上传的工作程序，利用高效运行的计算机系统实现电子文件的自动归档，有效的确保工作人员以及档案利用者及时获得准确的档案信息【1】。另外，档案管理工作的创新，顺应了信息时代发展的潮流。例如，开通在线服务功能，满足人们对信息环境的需求，方便人们的学习、工作和生活，突出了信息时效性的特点。先进的网络信息技术，为网上查询、阅读等提供了便捷的途径，满足人们对大量的知识信息的需要。这种创新型的服务手段，大大提高了工作效率，缩减了工作时间，节约了大量的人力、物力。

档案管理的创新，使电子档案本身具有方便及时的特点，也给档案管理工作带来极大的好处。传统的档案管理要经过工作者的细心收集和整理，然后进行准确的核对分类，最后放在固定的档案储存地，档案利用者在查找相关的档案时，要一步一步的慢慢搜查，中间环节出错就可能要重新查找，而网络系统不仅可以自动归档，还可以在大量的档案资料里快速检索到有用的档案，减轻了档案管理工作人员的劳动强度。另外，档案管理人员可以利用自动化的办公设备，监控归档工作的运行，随时查缺补漏，使得文档能够及时得到处理，避免形成积存过多的现象。由于电子档案会设置访问权限，并且提供有关的档案内容给查阅者，所以其安全性、保密性会得到保障。而利用者在查阅纸质版的档案时，可能会翻阅整卷档案，看到隐秘的档案内容，使得档案信息泄漏。而电子档案则避免了这种问题的出现，甚至杜绝了档案丢失和篡改的现象。

2 档案管理工作存在的问题

1、管理观念陈旧，服务意识不强。受传统的档案管理工作的影响，档案管理工作人员思想陈旧，不能适应时代的需求，接受新的档案管理方式，无法利用先进的信息技术充分发挥档案的有效作用。由于缺乏服务意识，档案管理工作面临着严峻的形势，不能紧跟时代步伐，难以迈进新的台阶。2、档案编辑工作繁琐，查找困难。实体档案需要工作人员认真填写和审核，一旦出现少量的的错误就要重新开始，随着实体档案数量的增加，工作人员的工作负担也逐渐加重，档案的分类、归档，也会浪费大量的精力的时间，繁琐的工作给档案工作人员带来极大的不便。另外，在卷帙浩繁的实体档案里查找相关一份档案，要投入大量的人力，降低了档案的利用效率。3、规划不整齐，管理速度缓慢。政府和企业是档案的管理机构，存放着多种多样的档案。由于不同单位的经济条件、工作内容等方面存在着差异，档案管理工作也不尽相同，软件的使用上也出现混杂错乱的状况，档案管理工作不能统一、规范的运行。加上系统本身的局限性，档案的信息化程度未能提高，造成信息管理迟缓，信息内容陈旧，不利于共享档案信息。

3 档案管理工作创新方法

1、转变思想观念，创新管理体制。

意识的主观能动性，对于事物发展有着指导作用，转变思想观念，促进档案管理工作的发展有着重要的影响。重视档案管理工作的重要性，突破工作环境的局限，运用创新的思想观念，扩大档案管理工作的范围，增强档案管理工作的创新能力，与时俱进，充分发挥档案管理工作的功能和作用。解放思想，勇于尝试，在探索中不断地发展前进，促进档案管理工作更加完善和全面。加强管理力度完善档案信息系统，让档案管理与信息技术高度结合，实现档案信息管理的自动化，规范技术操作和软硬件的选择。

2、提高管理人员的管理水平

档案具有服务性，是为档案利用者提供便利而创立的，因此，档案管理工作者要树立服务意识，本着服务的原则，帮助查阅者及时准确的找到相关信息。档案管理工作人员要有良好的职业道德，认真责任，爱岗敬业，主动发现问题，提出创新性的解决方法。利用丰富的知识武装自己的头脑，正确判断当前形势，打破传统的管理模式。综合整理和分析有用的信息，及时上传文件、收集和整理文件，运用计算机系统把电子文件自动归档，以方便查询。具有创新思维能力，善于发现问题，独立思考，积极主动的提出创新性措施。

3、做好信息录入和数据管理

我国还处于文件的处理向信息化管理过渡的阶段，因此，要建设创新性的档案信息管理数据库。信息数据库的建立离不开信息的录入和数据的管理，要做好完备的信息数据库，就需要制定出详细的建设方案，仔细认真的完善信息数据库，利用先进的科学技术，及时准确的丰富信息数据库的内容，发挥其巨大的功能，配合管理工作，弥补档案管理的缺陷。例如，在建设过程中将档案管理工作与计算机信息技术结合起来，协调合作，让综合数据库和各个档案的目录库结合起来，形成网络开发式、分布式的数据库，提高档案管理工作的效率。

4、共享档案信息

档案管理工作的核心是服务群众，为群众提供便利。然而，由于目前缺乏标准和规范，我国的档案管理现状存在着严重的问题。软件使用的混乱以及硬件上的利用不当，造成档案信息资源的浪费。因此，要明确档案管理的内容和范围，规范档案管理的各项工作和各个环节，形成统一的标准，建立一个规范的系统工程，确保档案信息资源共享渠道的畅通【2】，，以方便群众的查找和阅读。

5、拓宽服务领域

社会信息化的不断变革，公民或出于自身利益的需要，或者投资方向的需要，或者想要了解新出的法律法规等，到档案室查询资料的人员也在逐渐增多。为了适应形势的发展，档案管理工作必须拓宽其服务领域，创新服务领域。档案管理部门，要针对不同的专业类别，建立专门的档案资料，扩大服务范围的同时，充分发掘有价值的档案信息，经过科学的加工处理，方便广大读者的阅读。建立网络互动平台，加强与群众的交流互动，改善工作环境，把枯燥无味的档案管理工作，变得妙趣横生。积极听取广大群众的意见和建议，及时调整工作方向，使各界群众成为档案管理的主角，充分发挥档案管理工作的服务性，以促进人们知识水平的提高。

4 总结

传统的档案管理工作以人力为主，主要是针对实体档案进行管理，耗费许多的资金、人力，具有明显的缺点和不足，给档案的归类和查询带来诸多麻烦。在科学技术的影响下，传统的档案管理已经远远落后于时代潮流，因此，档案管理工作人员应及时创新，紧跟时代发展的趋势，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率和质量【3】。

参考文献

[1]莉伟.信息时代下档案管理工作的创新[J].黑龙江史志，2013，09：78+94.

[2]赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报，2012，35：195.

[3]张彦.信息时代档案管理工作的创新研究[J].赤子（上中旬），2015，10：151.

作者简介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作单位：国网安徽省池州供电公司，职务：档案馆员，研究方向：档案学。