探讨实施档案规范化管理提升办公室人事档案管理效率

王琼英

摘 要：办公室人事档案管理，是办公室工作中的重点，高效合理的办公室人事档案管理，能够提升办公室工作的效率。随着档案管理工作任务的加重以及档案管理工作技术的提升，传统办公室人事档案管理方法逐渐的暴露出弊端，已无法满足当前的管理要求。为提高档案管理效率，实施档案规范化管理是非常重要的。本文主要对当前办公室人事档案管理的特点以及现状进行分析，并进行合理化建议分析，现总结如下。

关键词：办公室人事档案管理；现状；改善手段

随着信息时代的到来和发展，许多的虚拟与实体档案大量增加，这使得办公室人事档案管理工作呈现出新的发展方向，如何在保证档案管理工作专业性、机密性、政策性的同时，大幅度提升办公室人事档案管理工作的效率与规范性，是当前办公室人事档案管理工作的重点，也是单位提高整体工作效率的前提。特别是机关企事业单位，档案管理的规范性是评价与衡量办公室工作效率与管理水平的中重要标准。可见，办公室人事档案管理规范化，是整个办公室工作的重点发展方向。

1 办公室人事档案管理工作特点

办公室人事档案管理工作，具有存储性、复杂性等特点。存储性是办公室人事档案管理的基本特点，档案工作的本质，就是对人事、事件甚至是过程等方面资料进行收集和存储，使这些资料能够在以后的工作中得到调阅。因此，办公室人事档案管理的重点，是对各部门各方面工作进行书面与文件形式资料的收集和管理，在收集后要按照内容或类型进行分类管理，做到有序的管理，以便于调阅与使用。复杂性则是从档案管理工作的内容来说，办公室人事档案包括会计档案、特种载体档案以及行政管理档案等多种档案，其收集部门与使用方式不同，所使用的管理方法也不同。在进行档案管理和收集时，需要用不同的工作方法对待。

2 办公室人事档案规范化管理现状分析

2.1 档案管理工作重视不够

受到市场经济与经济全球化的影响，越来越多的企事业单位，将经济效益作为日常工作的重点，对后勤工作与档案管理工作的重视则相对减少，对办公室人事档案管理工作的重视程度不够，在档案管理设施、人员配备等方面出现漏洞，进而造成办公室人事档案管理出现重大漏洞，严重影响单位的发展。

2.2 办公室人事档案管理制度不健全

许多单位办公室人事档案管理水平无法跟随单位的发展，档案管理水平严重落后，这与制度不健全有直接的关系。档案管理制度不健全，则会使管理人员无法照章办事，使档案管理出现漏洞，甚至出现无资料整理的现象，使档案管理无法有效实施。

2.3 办公室人事档案管理效率低

不同的部门分担着中不同的工作，每个部门都会产生相应的部门档案。繁多的部门分类以及档案分类，严重的制约了档案管理的工作效率。常规的管理规定中，将档案分为技术类、文书类以及专门类三大种类，而在这三大种类中，则会设有一级类目10个，二级类若干。门类繁杂，且在不同门类下的档案管理工作方法不同，使得办公室人事档案管理的效率偏低。

2.4 档案管理人员专业素质较低

大部分档案管理人员在进行工作前没有经过相关知识的学习或了解，在档案管理工作过程中仅仅按照老员工指导或自己的想法进行档案管理。甚至有部分未设有专门的档案管理部门，档案管理人员均为各部门工作人员“兼职”。严重的影响了档案管理的规范性。

3 办公室人事档案管理工作效率提升措施

3.1 转变办公室人事档案管理理念

提升办公室人事档案管理规范性，首先要从思想转变开始，应从领导开始，认识到办公室人事档案管理的重要性，并将对档案管理的重视影响到各个部门的工作当中，领导应从自身做起，将档案管理工作提升到日常工作中的重点。例如在日常工作中对员工进行《档案法》的宣传培训，使员工充分领会档案管理的重要性。如单位中没有专门的管理部门或管理制度，则聘请具有专业知识技能的人员进行档案的管理和培训，在中设立相关的部门，并对档案进行规范化专业化的管理，制定严格的管理制度，敦促工作人员按章执行。

3.2 提高管理人员素质

在日常档案管理工作中，要对管理人员的专业能力与专业素质进行提升，使档案管理人员的专业素质能够符合相关的工作要求。特别是信息时代的到来，档案管理人员在具有档案管理专业素质的同时，还应具有计算机相关技术水品，使其能够应对计算机档案管理的发展与要求。为此，首先应引进专业人才，提高办公室人事档案管理的效率；其次，应对当前员工进行专业培训，使其能夠具有相关的知识水平，改善自身的工作方式与工作效率；最后，应对员工的计算机知识水平进行统一的培训和指导，为信息化档案管理提供便利。

3.3 完善档案管理制度

针对当前办公室人事档案管理制度不健全的问题，应进行相关管理制度的制定和完善，办公室人事档案管理制度，是高效档案管理的前提，应针对自身情况，按照不同类型部门进行档案收集制度的制定，并对档案管理部门制定严格规范的管理规定与办法。特别是未设立档案管理部门的，应按照相关规定设立单独的办公地点进行办公，并配备规范的管理设施与管理人员。特别是具有一定保密程度的档案，要严格按照保密级别进行档案的管理和存放，避免保密档案曝光。

3.4 建立办公室人事档案服务反馈机制

办公室人事档案管理是服务型工作，其主要工作内容是服务各部门，将各部门的档案进行收集和归档。因此，档案管理工作人员的责任心与工作态度直接影响了档案管理工作的效率与质量。为此，应建立完善的办公室人事档案管理反馈机制，使各个部门都可以监督办公室人事档案管理工作，并在反馈机制的基础上，针对档案管理部门进行相应奖惩制度。使管理人员能够得到与其工作成绩相匹配的奖金与工资，促使其更好的进行相关工作。

综上所述，通过实施规范化的办公室人事档案管理制度，能够有效的提升办公室人事档案管理效率，是当前档案管理的重要发展方向。

参考文献

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