水务工程建设档案管理工作的要点探讨

王鑫

摘 要：本人結合参加的水务工程建设档案管理工作，从档案管理文档编码体系的建立和实际工程建设中档案管理重点内容两个方面探讨工程建设过程中档案管理工作的要点。

关键词：档案；文档编码体系

1 前言

档案是记录工程建设过程中发生的重要事项的载体，完整、清晰、准确的档案既是对工程自身的总结，更是今后其他建设工程的参考资料。本人结合参加的某水务工程建设档案管理工作，从档案管理文档编码体系的建立和实际工程建设中档案管理重点内容两个方面探讨工程建设过程中档案管理工作的要点。

2 档案管理文档编码体系的建立

在工程建设的过程中，每日都会产生大量需要存档的文件材料，真实、完整、系统、高效的管理在建工程的文件档案就显得尤为重要。本人在工作中探索出文档编码体系，用于管理项目文件档案。所谓文档编码体系就是制定一个原则，对存档的每份资料都编排了唯一的编码，使得档案存之能够“有章有法”，用之能够“按图索骥”。以下就文档编码体系做简要说明。

1、分类原则

1.1本工程文件材料共分八个目录，每个目录以字母缩写标识（即案卷题名代字）；每个目录下设多个一级子目录，一级子目录下设多个二级子目录，二级子目录下可依据实际需求下设三件子目录。一、二、三级子目录均以两位数的阿拉伯数字标识，一级子目录的划分结合工程实际确定分类编码，二、三级子目录为流水编码。

例如，本工程八个目录分别为政府批文、合同、招投标、技术资料文件、造价管理文件、项目管理文件、施工管理文件、图像资料。其中“招投标”目录中，其一级子目录包括“咨询类招投标”、“施工类招投标”、“设备材料招投标”等；“施工类招投标”的二级子目录又分为“商务文件”、“施工组织设计”等；每项二级子目录下又分为“第一标段”、“第二标段”等多个三级子目录。

1.2二、三级子目录中的编号可根据项目实际情况调整先后顺序。

1.3各级子目录可按需要往后顺序增加。

1.4编码标识于存档文件的右上角。

1.5存档文件编码后应及时录入至“资料文档编码体系”数据库中。

2、档案的组卷要求

2.1文件材料立卷厚度在200页左右，以不超过3cm为宜。

2.2案卷内不应有重复文件，不同载体的文件分别组卷。

2.3组卷方法：

2.3.1本工程将八个目录分别共组八个大卷，大卷下再设多个小卷，每个小卷内均附有卷内目录，以便查找。

2.3.2同一事项文件材料的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3、档案编码

档案编码由工程项目代字、案卷题名代字、一级子目录编码、二级子目录编码、三级子目录编码等五部分组成。如本工程施工一标商务文件的招投标材料，其编码为：

XXX—ZTB—02—05—01。

3 实际工程建设中档案管理重点内容

本工程在建设过程中，为确保工程档案的完整、准确、系统和安全，根据《档案法》、《重大建设项目档案验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《XX区水务局水利工程档案管理规范》和档案工作的各项方针、政策、规范并结合工程开展实际情况，确定了档案管理工作重点，并制定了档案管理工作计划。

1、建立健全项目档案工作各项规章制度。

建立工程档案管理专项制度，将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

2、配备专职档案管理人员，满足档案管理工作需要。

配备专职档案管理人员，对工程档案进行管理；收集和整理建设单位基建文件，并应进行立卷归档；监督、检查监理单位监理文件的形成、积累和立卷归档工作；委托监理单位监督、检查施工文件的形成、积累和立卷归档工作，并对监理单位的工作进行督察。

3、档案验收、移交工作。

3.1 档案验收前组织开展全面自查工作。

项目档案验收前，应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》、《城市建设档案管理规定》、《北京市城市建设档案管理办法》等规范标准，进行全面自查工作，针对自查中发现的问题及时完成整改。

3.2 提请北京市城建档案馆对工程档案进行预验收。

3.3 提请北京市档案局对工程档案进行验收。

4 结束语

档案工作是建设工程中一项“功在当代、利在千秋”的重要内容，档案管理人员必须要做到不断的探索总结新方法，增强管好档案的自觉性、提高规范化、科学化管理档案的技术水平。使得档案这种信息资源作为工程建设的真实记录在各方面发挥其重要的作用。