论企业档案管理社会化问题

杨良

摘 要：改革开放以来，越来越多的企业从原来的几个人，扩展到现在成百上千个人，规模也越来越大，传统的档案管理模式也越来越制约企业的发展。在全球经济快速发展的趋势下，企业档案社会化成为现代企业发展的必然要求。企业为了提高发展速度、管理水平、降低管理成本，将档案交给社会中专门从事档案管理服务的机构进行管理。这也就衍生出企业档案管理社会化的问题，本文从档案管理社会化问题进行分析，探讨档案管理社会化必然性、可行性和表现形式。

关键词：档案管理；社会化；问题

企业档案记录着企业经营、管理、生产等方面的信息，记录着企业发展的历史，对于每个企业而言，档案发挥着不容忽视的作用。随着企业改革的进一步推进，传统的高度依附人事档案管理的模式，越来越不能适应现代经济的快速发展。为了适应市场经济下建立的发展潮流，我国企业的改革可以借鉴国外先进的管理技术，如档案管理社会化，将企业档案管理从企业中剥离出来，交由专门的部门负责，形成新型的管理制度。

1.企业档案管理社会化的必然性

现代企业制度下，需要企业档案管理做出与时俱进的创新，以便为企业发展做出高效、优质的信息服务，推进档案社会化建设。

1.1 统筹社会资源，优化资源配置

随着经济的市场化，员工也从原有的终身制变为了聘用制，加大员工自由度的同时，也为企业档案管理工作增加了负担。档案管理社会化，有效的实现了社会分工细化，利用外界的资源为自身服务，不仅可以减少企业资金和成本的投入，而且提高了档案的利用率，为更多的人提供就业机会，促进社会共同进步。在选择档案管理机构时可以提高资源利用率，统筹社会资源，达到共赢的目的，实现资源的最优化配置。这不仅是社会的需要，也是企业和人事单位的需要。

1.2 节约成本，提高利用率

现在企业的竞争是人才和科技的竞争，科技、人才、时间共同构成了经济的要素，企业要在竞争激烈的市场中脱颖而出，就需要有便捷、高效的档案管理为保障。原有的人事档案管理中有“不规范、分散性”等特点，给职工管理带来很大的困难，制约了人才的流通。同时，管理中存在档案管理利用率低，消耗的费用高等问题，将企业档案管理社会化，委托专门的机构管理档案，可以有效的节约成本。同时社会上档案管理机构可以提供专门化、规范化、科学化的服务，即调高了档案的利用率，也降低了企业的成本，既可以推动企业的自身发展，又能实现档案达的双重利用，达到双赢。

1.3 现代化企业建设的重要内容

现代化企业的建设包含多方面的内容，档案管理是其中重要的组成部分。在竞争激烈的市场经济浪潮下，企业必须裁掉制约企业发展的无关部门，轻装上阵。我国是法治大国，为了维护职工的劳动权益，将职工档案从企业中分离出来，交由专门的负责机构进行管理。因此要适应新时期经济发展的需求，我们就要进行档案管理创新，进行档案管理社会化。

2.企业档案管理可行性分析

2.1 外包手段的出现

随着企业的发展，档案管理工作规模也在不断地扩大，企业需要投入大量的人力和物力保证企业档案管理工作进行。这种“劳民伤财”的管理模式，与当前时代背景下的企业发展目标相违背，增加了企业的负担，长此以往，对企业的发展非常不利。必须通过一些方式对其改革，外包形式出现了。外包业务的出现，解决了档案管理工作难的特点，企业将档案通过外包的形式承包给社会上专门机构，它不仅可以科学化进行管理档案，而且可以便捷有效的进行管理，减少了企业资本的投入，提高了档案利用率和企业竞争力。

2.2 科学信息技术化

社会化的本质即为信息化，现代的时代是信息的化的时代，信息技术遍布于世界各个角落，同时渗透到生活、工作的方方面面，它也为企业档案的管理工作提供了一定的技术支持。企业将人事档案委托给专门的机构管理，这样不仅保证档案的真实性和安全性，也减少了企业负担，双方只要依靠简单的信息工具，就可以进行交流。既为企业提供了快捷、高效、科学的管理服务，同时又通过先进的信息化和科学化的手段对档案进行管理。企业不需要花费大量资金的情况下，时时了解到档案内容与动态。

2.3 健全机构与中介服务

在加快提升档案管理空间、中介公司建设步伐和档案信息服务水平的同时，我们还要努力推进相关法律法规制度。市场经济又是法制经济，我们在推进档案管理工作社会化的同时也要出台相应制度，使建设进程在法律轨道内运行。我国出台的相关法律法规明确规定了中介机构的义务和权力，保证了企业档案管理工作的合法权益。档案管理社会化有法律依据依靠，也为档案管理社会化提供了支撑。经济的快速发展，促进了中介市场不断改革，在服务形式和服务内容上都有了很大的明显，与之前相比都有了很大的提高，更加的科学化和规范化。通过这些方式保证社会发展对企业档案的需要，更好的为企业与社会发展服务。在这方面，政府和企业在积极转变观念的同时，也要善于借鉴一些大国家的经验，在经济的建设中少走弯路，加快改革步伐。

3.企业档案管理社会化的表现形式

3.1 集中统一的管理形式

现在我国档案社会化的主要表现形式是统一集中管理，这同以前企业档案管理社会化使用过得管理手段相比，主要以下几点优势：首先，通过统一的管理模式，可以减少企业当中不必要的资金输出，降低企业管理成本，提升便捷性；其次，在传统的管理模式中，按照文化程度进行划分，不仅会影响到企业档案管理工作的有效性，也会影响到企业的未来发展；最后，集中统一社会化档案管理，解决了企业档案管理工作混乱和效率低等问题，使档案管理工作走上专业化和集约化的道路。

3.2 集约化管理

企业档案管理工作是企业信息管理资产和知识产权的重要组成部分，关系到企业经营、生产等工作环节是否顺利进行。社会化档案管理模式不仅能保证档案的真实性、可靠性、稳定性，同时也减少了管理力度，保证企业其他工作的顺利进行。传统的管理一般只有一套计算机系统，没有科学的管理办法，加之企业人事流动较大，这都增加了企业档案管理的负担。企业通过管理集约化，通过网络和数据管理，大大增加了工作效率。随着科学技术不断应用，集约化管理模式越来越完善，档案管理工作更加高效、快捷、安全、方便。

3.3 杜絕自带档案的现象

很多企业对档案管理不重视，允许自带档案，往往会造成人员档案难管理以及档案丢失等现象。但档案对于个人来说又是十分重要的，实行档案社会化管理不仅确实保证了人员的切身利益，也避免了一些档案管理中不良现象。

4 结语

随着经济的快速发展，传统档案的管理模式已不能满足时代的需求。新型企业的崛起需要快速、高效的档案管理模式，适应经济的快速发展。档案管理社会化的模式，投入少，专业化程度高，整体档案的质量及管理科学化程度高，对于企业的发展来说是一个不错的选择。实行档案管理社会化，不仅推动了我国企业档案管理发展，而且为企业的可持续发展提供了重要参考依据。

参考文献

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