数码照片档案管理初探

惠磊

摘 要：数码照片的积累，为水利档案管理工作提出了新的要求，如何科学合理地进行数码照片的收集、归档、保存和使用，成为档案管理工作者必须面临和解决的新课题。本文根据疏勒河管理局近年来对数码照片档案归档和管理的实践经验，结合相关规范要求，对其数码照片档案归档范围、收集归档方法、分类要求、保存保管等方面进行了探讨。

关键词：水利；数码照片；档案管理

数码照片就是用数码相机、扫描仪等数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。单位或个人在工作及其他活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片，就形成了数码照片档案。近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件。与传统照片相比，数码照片因其生成环境、载体形态和记录方式等特殊性，在收集、整理、归档和保管等方面有不同的要求，目前相关的标准和技术规范刚刚建立，因此，如何加强数码照片的归档和管理，将反映单位主要职能工作和重大活动的数码照片档案有效保存下来，是文档管理部门面临的新课题。

1.数码照片收集归档的范围和方法

1.1 收集归档范围

参照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），结合水利工作实际，数码照片的收集归档范围一般包括以下几方面：

（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。

（2）记录重点工程建设、重要会议、重大活动、重点科研项目等方面的数码照片。

（3）记录有关领导或著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，以及反映本单位领导班子成员、劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片。

（4）记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。

（5）记录和展示本单位工作的各类展览、画册、新闻报道等方面的数码照片。

（6）记录辖区内地理概貌、城乡建设、重点工程、自然风光以及本单位历届领导班子成员、著名人物的数码照片。

（7）其它具有保存价值的数码照片或与本单位其他载体档案有密切联系的数码照片。

1.2 收集归档方法及要求

由于数码相机的普及，数码照片档案的来源十分广泛，即有文档管理、宣传部门拍摄的数码照片，也有各业务部门在水利建设与管理工作中形成的数码照片，因此数码照片的收集归档工作比传统纸质照片档案更为复杂。收集归档依照以下方法和要求：

及时广泛收集。数码照片收集归档应采取集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合，定期收集与不定期收集相结合的方法收集归档。如疏勒河管理局规定：数码照片的形成单位、部门负责对应归档的数码照片进行全面收集，于每年6月、12月底前分两次按归档要求向局党政办公室移交；有时限要求、宣传报道和其他工作需要的数码照片形成后，档案管理人员则督促摄影者或承办部门及时整理，及时移交，尽快归档。

（2）确保照片质量。归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息（数码照片拍摄时自动在文件属性中生成的有关信息和拍摄数据）不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。归档时，还要对数码照片进行真实、完整、可用、安全方面的鉴定、检测。

（3）突出重点归档。由于拍摄十分便捷，往往一次活动、一项工作中会形成大量的数码照片，所以需要及时筛选归类。对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的數码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动或工作的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。

（4）照片信息完整。收集归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片反映的主要内容。文字说明可以填加在数码照片文件属性的EXIF信息中，也可用其它电子文档另行记录整理，与数码照片一并保存。文字说明一般由数码照片档案的摄影者或承办部门收集编写后，向档案室移交归档。

2.数码照片档案的分类和整理

2.1 分类

数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储，或是在专用档案管理软件系统中分类存储。对每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案，可分为永久、长期（30年）、短期（10年）。在数码照片档案总文件夹下分别建立三种保管期限文件夹，每个保管期限文件夹下建立若干年度文件夹，每个年度文件夹下参照本单位文书档案分类办法建立若干机构（问题）文件夹，然后将数码照片按不同保管期限、产生年度、机构（问题）归档存储在相应文件夹下。另外有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组，应当在相应机构（问题）文件夹下建立一个照片组文件夹，同一照片组内的数码照片档案按形成时间或重要程度排列。因此，在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限-年度-机构（问题）-照片组或照片”进行分类整理。以疏勒河管理局数码照片档案分类为例，如下图：

2.2 命名

数码照片文件一般采用“保管期限-年度-机构（问题）-照片组号-照片号” 格式命名。其中，保管期限分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年，年度为4位阿拉伯数字；机构（问题）用大写拼音字母简化代表，如“办公室”为“BG”；照片组号和照片号为4位阿拉伯数字，同一机构（问题）内和同一照片组内的照片组从“0001”开始顺序编号。

例如：2010年疏勒河管理局的一组财务工作会议的数码照片为2010年第一组照片，保管期限为“长期”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：02-2010-CW-0001-0001.jpg。

2.3 著录

数码照片档案的基本著录要求可参照GB/T 11821-2002《照片档案管理规范》的规定，著录项目应至少包括：全宗号、保管期限、年度、机构（问题）或部门、照片组号、照片号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名等。其中，题名即本张照片的标题；文字说明的内容包括拍摄数码照片的时间、地点、人物、事件、背景等要素，以及与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号，即参见号。

3.数码照片档案的存储和保管

数码照片数据获取容易，但也容易因为病毒、硬件故障、误操作等原因使得数据遗失损坏。为了保证数码照片档案信息不被修改和损坏，归档保存时应通过计算机转移刻录到只读光盘上进行脱机存储，一般不得使用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。同一年度的数码照片应刻录至一盘或多盘光盘中，不同年度的数码照片一般不应存储在同一盘光盘中。存储数码照片档案的光盘盒上应贴有标签，标签上应注明档号、密级、保管期限、存入日期等。具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档。

数码照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；保存数码照片档案的库房要有较好的防尘措施；光盘应放在堅硬的惰性塑料包装盒内竖立存放；光盘一般每满4年检查转存一次，保留时间不少于4年，并建立数码照片档案定期检查制度，发现问题，及时解决。

总之，在档案管理中，数码照片将逼真的影像信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，其独特的记录形式让人犹如身临其境，更具有感染力。当前，数码照片在许多图像记录领域大量产生，而我们对数码照片档案管理还处于探索阶段，因此，还需要认真研究数码照片档案的特点，不断完善数码照片档案的管理工作。

参考文献

[1]照片档案管理规范.GB/T 11821-2002

[2]电子文件归档与管理规范.GB/T 18894-2002

[3]湖北省档案局（馆）、湖北大学、国家档案局科研所.数码照片档案管理模式、方法及其规范研究报告，2010，10