浅议县级档案馆档案信息化建设的创新思考

孔范德?庄素娟?陈维芳

摘 要：檔案信息化建设已成为档案部门的一项基础业务工作，本文系统性的阐述了县级档案馆在信息化建设方面应当注意的问题及创新思考。希望本文的写作对同行有所帮助。

关键词：县级档案馆；信息化；档案管理

随着国家和社会信息化的飞速发展，信息化技术方法对档案事业发展产生越来越重要的影响。档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然，更是当今档案资源开发利用不可或缺的重要环节和档案事业发展的大趋势，对推动国民经济和社会信息化的进程具有非常重要的战略意义和历史意义。经过近几年的努力，县级综合档案馆 利用现代信息技术对档案信息资源的开发、传播与交流做了有益的探索和尝试，档案信息化建设有了一定的成效。但是，从总体来看大部分的县级综合档案馆的信息化工作才刚刚起步，整体水平还有待于进一步提高，发展还不够平衡，还存在许多阻碍县级综合档案馆信息化建设发展的困难和问题。笔者就县级综合档案馆信息化建设的现状、存在的问题与对策，谈一些粗浅的认识，以求得同仁的共同探讨。

近年来，县级综合档案馆信息化建设在国家和省、市档案局的统一部署和指导下，认真贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》，已从全面准备到试点实施阶段，档案信息化基础设施建设、档案信息网络建设、档案信息资源建设及现行文件阅读中心建设稳步推进，档案信息化水平进一步提升，促进了档案事业的快速发展。档案信息化建设对档案部门来说，既是发展的机遇又是面临的挑战，既是希望也是考验。应当坚信，对策总比困难多，只要迎难而上，积极接受挑战，争取主动，就能开创工作新局而。

1 争取领导重视和全社会的支持

将档案信息化建设工作纳入各级领导的工作日程要着重抓好三件事 ： 一是把档案信息化建设纳入国家和地方信息化建设的总体规划，与党政网、电子政务网建设相结合，统一规划，分期实施，避免重复建设 ； 二是把档案信息化建设所需经费纳入地方信息化建设预算，所需经费和设备由县财政统筹解决 ； 三是要搞好业务培训。信息技术培训是推动档案信息化建设和电子政务建设的一项基础性工作，需要一大批既懂信息化、电子政务知识，又懂档案管理、信息组织与计算机操作知识的专门人才。这种人才的培训仅靠档案部门一家是难以完成的，需要各部门结合实际，从机关抓起，制定培训计划，安排好相关的培训工作，为信息化建设培养出过硬的业务骨干和技术人才。如有些地方把档案信息化建设作为电子政务建设的重要内容，明确档案部门在电子政务建设中所承担的中心任务，把信息化建设人才培训纳入公务员培训的范围，这不失为一种争取领导重视和社会支持的好办法。

2 档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则

档案信息化建设的基本内容就是实现档案信息数字化的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享和安全运行。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，它与办公、生产技术系统的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言和标准化、规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中重具体技术研发、轻规范化标准的制定，导致标准化建设滞后，已制定出台的相关标准寥寥无几，内容单一，缺乏系统性、配套性。近年来，各级档案局组织实施的科研中，档案信息化课题项目逐年增加，但从课题的内容结构看，几乎都是解决各单位个性化问题的项目，仅仅针对和解决各个点上的矛盾和局部的需要，这就削弱了科研对全局性工作整体发展的推动作用，甚至日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各行其是、分割自立的现象。这表明，档案信息化建设要从全局需要出发，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向档案信息化应用软件的开发和标准的制定、实施上来，以提升档案信息化建设的影响力和规范化管理的水平，确保档案信息化建设可持续发展，实现信息资源的互联、互通和信息共享的目的。[1]

3 整合档案信息资源，促进信息化成果应用

核心档案信息化建设档案信息共享是现代信息技术手段，建立一个平台，对档案信息的开发利用提高到前所未有的水平。因此，我们要加快数字档案信息的步伐，创建一个文件目录数据库和共享照片档案，音频和视频文件等多媒体数据库和档案的原始数据库。努力实现增量文件电子化，建立接收保管中心电子档案数据。开发一个依托政府网络上进行电子文档信息的查询使用的平台，实现资源档案的共享。

4 先易后难，抓好馆内信息化建设

目前，县级综合档案馆已经初步具备了建设“两网四库”的条件，要抓住时机，加快建设步伐。一是建立“两网”，即档案局内部局域网和档案信息互联网，局域网用以馆内数据管理、传输和办公自动化的工作需要；档案信息网为档案政务公开、档案宣传和实现档案信息资源社会共享提供服务。二是建立“四库”即档案目录数据库、音像视频目录数据库、现行文件目录数据库和档案资料目录数据库，要做到能在网上查询各种目录信息，为以后建立全文数据库，实现网上远程查询积累经验；三是抓住实施电子政务的有利时机，建立健全政府公开信息采集制度，加快县档案馆政务信息公开采集平台和已公开现行文件中心的建设，逐步实现政府公开信息的资源共享。

5 上下联动，加强指导

上级档案业务部门要加强对县局档案数据库建设的统筹规划和指导，统一指定应用软件和执行标准，避免出现档案数据库“信息孤岛”。建立档案信息数据库是一个庞大的系统工程。按存址分，有馆内和馆外 ； 按载体分，有文书、照片、音像、多媒体等 ； 按检索类别分，有档案目录数据、专题目录数据、资料目录数据、现行文件目录数据、档案全文数据、电子文件和电子档案等等。而且，这些数据库要有完备的输入和输出系统，也就是说要能够有效地解决数据的加工、识别、接收、传输、储存、保密、整合、迁移、发布和利用，从而，最终实现资源共享。如果不做到上下联动，统筹指导，没有一个统一的应用软件和工作标准，要完成这样一个庞大的系统工程，是不可想象和无法完成的。

6 坚持防管结合，加强档案信息安全保障体系建设

一是要加强档案网络安全保密管理，局域网应与公众网实行物理隔离，确保网络安全连接和信息安全传输 ； 二是要加强对计算机档案数据系统的管理，确保档案信息、数据库的安全 ； 三是要建设档案信息预警恢复备份系统，为防御自然灾害及意外事故，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案信息资源的安全与正常运行 ； 四是要加强档案信息系统安全技术防范管理，要安装入侵报警、电视监控、防盗屏障等设施，确保档案信息网络及设备的安全。

参考文献

1. Banerjee A， Elefsiniotis P， Tuhtar D. The effect of addition of potato-processing wastewater on the acidgenesis of primary sludgeunder varied hydraulic retention time and temperature. Journal of Biotechnology， 1999， 72（3）： 203–212