妇幼保健机构电子档案管理的重要性

郭晓霞

妇幼保健机构的职能工作，加强新生儿死亡率，产妇死亡率，新生儿出生缺陷率的统计监控、追踪评审工作。加强妇女保健、两癌筛查等具有广大社会效益和影响力的医疗服务工作。坚持以保健为中心，以临床为基地，承担起更多的社会责任，体现国家对老百姓民济民生问题和提高老百姓健康生活质量的重视。所以妇幼保健机构档案管理，随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步要求现代化管理，电子档案成了妇幼保健机构档案管理重要形式，做好电子档案管理工作，也已成为目前妇幼保健机构档案管理工作的重要内容。

1 电子档案管理中存在的问题

1、由于妇幼保健机构的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

2、档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于妇幼保健历史的原因及行业管理的要求，妇女儿童医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

3、有些妇幼保健机构虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

2 提高妇幼保健机构电子档案管理的对策

1、建立完善妇幼保健机构的档案管理网络。妇幼保健机构的档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全妇幼保健机构档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是妇幼保健机构档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

2、妇幼保健机构的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。两个部门职责明确，互相配合，共同协作。

3、制定相应的电子档案管理制度。要做好妇幼保健机构电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归檔制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使妇幼保健机构的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

4、加大档案管理的投入 。电子档案管理的好坏，关系到妇幼保健安全及档案信息的完整，也是妇幼保健教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。妇幼保健机构应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，妇幼保健机构档案的管理的建议：新生儿出生建立出生信息、指纹电子档案，为儿童建立健康成长电子档案等。妇幼保健机构档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足妇幼保健行业对档案管理不断提高的需要，为妇幼保健机构的档案管理事业做出贡献。