“互联网+”时代高校教学档案信息资料的管理研究

文/姚萍



“互联网+”时代高校教学档案信息资料的管理研究

文/姚萍

一、“互联网+”时代高校教学档案信息资料的特点

随着“互联网+”时代的到来，高校教学档案信息资料在互联网环境下体现出了不同于传统纸质档案的新的特点。

1、高校教学档案信息资料的虚拟性

高校教学档案信息资料的管理需要借助档案信息的虚拟管理平台所实现，也就是给传统档案工作插上网络这一现代翅膀，为相关的加工处理及后期查询工作提供便捷性的通道。

2、高校教学档案信息资料的集成性

利用“互联网+”档案，实现面向师生等受众群体的档案信息资料的网络集成管理，已成为高校教学档案信息资料的重要特点。档案管理人员要从不同的视角对高校的教学、科研活动进行分析，利用多样化的方法及手段，将活动中涉及到的人力、物力等集成要素进行有机整合，使档案信息资料的集成要素能够集优势互补与动态开放于一身。

3、高校教学档案信息资料的网络化

“互联网+”时代，传统的信息孤岛式的高校管理模式将不复存在，取而代之的是借助信息网络，将高校的教学部门、行政管理部门以及后勤服务部门实现网络连接，而这种连接模式所形成的包括电子证据、数据信息在内的网络化数字教学档案信息资源，势必会为高校教学档案信息资料的发展提供极其必要的支持。

“互联网+”环境下，高校的教学档案信息资料的收集及开发利用工作需要充分发挥集成式收集与管理模式的优势，借助于高校人才密集、硬件设施质量优秀等一系列特点，转变观念，有效提升高校教学档案信息资料的管理质量与服务水平

二、“互联网+”时代高校教学档案信息资料的收集与管理模式

“互联网+”时代，高校教学档案信息资料的收集与管理模式主要有以下两种。

1、分散式收集与管理模式

分散式收集与管理模式是基于高校内部的不同教学管理机构所构建的，是一种集教学档案信息资源的集中管理与外部服务于一身的管理模式。其实践策略多是在配置较高的校园内部服务器上建立起大型网络，通过互联网实现档案管理与外部服务的一体化。分散式收集与管理模式的最大优势在于以较低的成本实现了教学档案信息资源的有效管理，同时也借助Intranet提升了档案的安全性。但其缺陷在于整个教学档案的信息更新将会处于较低水准，容易造成利用不便。

2、集成式收集与管理模式

集成式收集与管理模式已经成为“互联网+”环境下高校教学档案管理的核心模式。档案管理人员需要在多方位、大范围、全阶段的基础上，保障整个档案管理工作的各个环节规范标准、档案管理中重要的界面关系被纳入到档案管理的工作状态之中，实现档案管理工作的最优化。针对数字教学档案及有关信息资源的管理工作可以依托高校内现存的不同管理信息系统所进一步展开，如教务管理信息系统、教师工作测评系统、办公自动化系统等等，在实现网络互联互通和档案资源的共建共享的基础上，真正完成档案信息资料的管理系统集成，使得教学档案信息资料的价值得到最终体现。具体而言，互联网环境下，高效教学档案信息资料的集成式收集与管理模式可以从两个方面着手。

（1）以高校局域网为基础，实现高校教学档案信息资料的收集管理

教学档案信息资料的集成式收集与管理模式是建立在“多方位、大范围、全阶段”的基础上的，高校内各行政管理部门和教研部门及时将教学、科研等活动中形成的具有保存价值和查询价值的教学信息档案，通过逻辑归档或是物理归档的方式，以定期上传或是FTP上传的方式上传到高校内部网的文档服务器中（可以是Internet、Intranet，也可以是专用于档案数据管理的Web服务器），实现教学档案信息资料的集中收集与保存。归档完成后，高校内部网的文档服务器可以再通过校内Intranet的形式供校园内师生下载和利用，有效实现教学档案信息资料价值的最大化。

（2）以CERNET为平台，开展高校教学档案信息资料的收集管理

随着中国教育和科研计算机网（China Education and Research Network，简称CERNET）的不断发展，互联网环境下，教育信息化的工作势必会以CERNET为平台进一步建立起云模式的亚教网教育。因此，相关的高校需要在充分发挥高校局域网作用的基础上，进一步以CERNET为平台，开展高校教学档案信息资料的收集管理工作。可考虑在充分结合高校实际情况与服务功能的情况下，将高校特有的信息资源，如高校毕业的论文集、优秀教师的教案示例、教研成果、历年试题等档案信息资料，依托CERNET，通过接入Internet的方式进一步与各高校乃至社会各界进行信息交流，发扬互联网下高校教学档案信息资料应当体现的信息共享精神。

三、“互联网+”时代高校教学档案信息资源开发与利用存在的问题

“互联网+”环境下，教学档案信息资源开发利用工作所存在的问题主要体现在以下三个方面。

1、档案管理人员技术水平落后

对于高校教学档案信息资源而言，无论是哪种管理模式，都需要以性能良好的计算机等硬件设备作为管理基础的。虽然现阶段各大高校相关硬件设备的配置已达到了较高水准，但受限于高校教学档案管理人员的技术水平，使得这些硬件设备的功能大打折扣。因此，教学档案信息资料管理人员落后的技术水平已成为了制约高校教学档案信息资源开发与利用的重要因素。

2、档案信息资源的加工程度不深

教学档案信息资源的加工程度不仅对教学档案信息资源的利用率有着重要的影响，更是反应了整个档案管理部门的工作水平。但这种深层次的档案加工正是我国高校档案管理模式所欠缺的，对教学档案信息资源实施立体化管理正是教学档案管理工作努力的方向。

3、档案信息资源的标准未能统一

目前，我国各大高校的教学档案管理部门对于教学档案信息资料的编写标准往往存在一定的差异，分类标记、存档立卷工作质量也参差不齐，这就严重影响了高校教学档案信息资料的开发与利用工作。“互联网+”时代，教学档案信息将会更多地以电子文件、磁盘硬盘的形式出现，目前高校之间不能指定出统一的档案信息资源的标准（包括教学档案分类标准、教学档案存储格式标准等等），很难实现全方位、深层次、高效率的档案服务。

四、“互联网+”时代加强高校教学档案信息资料管理的策略

1、树立“人才兴档”、“人才强档”的思想，提升档案管理人员综合素质

“互联网+”时代，高校档案事业搭上互联网这个平台，在档案信息资料收集及开发利用利用上为师生提供“一站式”的服务将是趋势。档案管理人员应顺势而为，树立“人才兴档”、“人才强档”的思想，着力从三个方面加强档案管理人员素质建设。一是加强档案管理人员的“一德二能”素质即思想道德、业务能力和创新能力建设，按照“站位要高、服务要紧、思路要新、保障要强”的要求，继续提升工作标杆，务实创新，勇争一流。二是加强档案管理人员新型技术的培养，对于数据库和档案信息开发软件的基本操作，能熟练掌握并能够在档案管理工作中予以有效应用。三是加强档案管理人员积极运用各种新的网络媒体的自觉性，随时关注并积极运用各种新出现的网络媒体，如QQ、微博、微信、客户端等，来收集档案、发布档案、宣传档案工作，占领各种新的网络阵地，扩大档案影响力。

2、建立高质量的高校教学档案信息资料的数据库

针对高校部分教学档案单纯以纸质档案作为载体，档案信息资源的加工程度不深的现象，实施教学档案数字化、信息化、网络化处理，建立起质量高、内容丰富的高校教学档案信息资料数据库是互联网环境下加强高校教学档案信息资料收集及开发利用的重要策略。高校可通过采用数字处理技术、自动著录标引技术、传统载体图像文字识别技术等信息技术，有效提升传统载体档案的数字化和建库效率。

3、推进高校教学档案信息资料的标准化建设

按照“存量数字化，增量电子化”的工作思路，进一步推进高校教学档案信息资料的标准化建设。高校联合制定行之有效的教学档案分类标准、教学档案存储格式标准等，在高校教学档案信息资料形成之前进行“前端控制”以及在整个生命周期中实施“全程管理”，让档案管理搭上“互联网+”快车，实现档案管理现代化，达到共享共赢的目的。

（作者单位：杨凌职业技术学院）