“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新研究

文 / 王爱侠

“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新研究

文 / 王爱侠

大学生档案记录了学生在校的学习生活经历、奖惩情况等信息，是高等教育人才培养计划中不可缺失的内容。面向“互联网+”时代，对大学生档案管理工作进行改革创新，能增强大学生档案的保存、利用和开发，加强大学生档案与社会信息的交流与融合，是高校改革的必由之路。面向“互联网+”时代，大学生档案管理工作缺乏有制约性的体制，工作人员缺乏专业知识，缺少信息安全意识。为了促进大学生档案管理工作的顺利开展，要求建立安全的档案管理系统，提升工作人员的专业技能与信息技术素养，提高档案管理信息安全意识，增强学生档案管理标准。

“互联网+”时代；大学生；档案管理工作；改革创新

随着“互联网+”时代的到来，作为档案工作的关键部分，高校学生档案管理的创新能使档案工作更加有效地发挥作用。2015年，第十二届全国人民代表大会第三次会议上，李克强总理正式提出了“互联网+”计划。紧随网络化时代的要求，“互联网+”为高校档案管理创新带来了更加有力的支持，可以有效解决一些困难，并且大数据管理也为高校学生档案管理创新创造了一些新的发展前景。“互联网+”背景下，高校学生档案管理呈现出一定的互联网素养问题，加速了创新管理与网络化进程，也使得高校学生档案管理创新出现了一些困难。

一、“互联网+”时代对大学生档案管理工作改革创新的作用和意义

（一）能够提升档案保存、使用和开发的功能

以往大学生档案管理工作都采用传统的人工管理模式，其局限性很明显，不仅在档案检索上效率低下，在翻阅档案或查阅重要信息时，会浪费大量的人力和时间，而且如果没有进行及时的整理会给档案管理工作带来很大麻烦，容易造成数据丢失。因此，为了更好地服务大学生，必须对大学生档案管理工作进行改革创新，提高工作效率，使数据得到有效传输，使信息得到有效共享。而“互联网+”计划的提出，代表着传统行业网络化的政策支持，意味着信息技术发展的成熟。“互联网+”能够将传统行业与互联网有效地结合，目前，我们已经进入到信息技术蓬勃发展的时代，“互联网+”为公共服务做出了重要的改革和贡献，打破了传统大学生档案管理工作理念的束缚。与传统人力管理相比，面向“互联网+”时代，大学生档案管理工作成了智能管理，传统纸质的、人工管理方式，被电子文档资料所代替，不但实现了档案保护功能，避免了档案资料的损坏与侵蚀，还真正节省了空间、节约了维护的费用，节省了时间和人力，操作简单快捷，可为大学生提供更加便捷的方式和服务，为大学生的发展赢得更加广阔的空间和范围，并且大学生档案管理改革创新注重给使用者提供不同的价值。另外，大学生档案管理不断地进行更新，根据时代和教育发展的需求，为大学生提供便捷的实际服务，实现大学生档案管理规范化。对大学生档案管理工作进行创新和研究，实现对大学生档案资源的不断开发和挖掘，为大学生发展提供便捷的服务。[1]

（二）是高校改革的必由之路

“互联网+”为学生档案管理的操作方式带来了新的模式，实现了资源共享和档案管理的系统性，提升了档案管理的效率，传统工作人员手工管理档案被计算机管理模式与软件代替。在信息化基础上，大学生档案管理工作利用现代化信息技术，对具有价值的学生档案进行储存，以提升检索数据和查阅数据的速度。进入“互联网+”以来，信息技术为提高工作效率做出了重要贡献，通过利用信息技术，各行各业能进行更好地储存。因此，跟随时代不断发展，实现大学生档案信息化管理是一种必然趋势，也是高校改革的必经之路。大学生档案的建立是为了发挥其最大的意义和价值，实现大学生档案信息化管理，从而彰显档案的价值和意义，提高管理工作效率。面对“互联网+”时代，在一定的信息化技术平台上，大学生档案管理推出了数字化概念，为规范档案信息化管理提供了基础，实现了大学生档案信息化管理，并且还聚集了高校各种信息资源。因此，在网络技术的基础上，大学生档案管理工作发挥了档案管理最多的价值和作用。

（三）增强了与社会信息的交流和融合

“互联网+”时代，文化信息和科技信息不断更新交替，高校学生档案管理创新要求工作人员必须具备常规专业素质、信息技术素养，增强工作队伍的专业素质，并且对常规专业素质提出了更高的要求。大学生档案管理工作旨在满足高校查阅和社会服务的需求，采用现代信息技术手段，根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》，对大学生在校期间的信息进行建立、收集、整理和归档。随着大学生规模的不断扩大，也增强了大学生的流动性。并且作为文化和教育基地，学校搬迁和合并等都需要先进的科学技术文化信息作为教育发展的基础，都需要对学生的个人信息进行快捷的更新和管理。另外，为了促进了大学生档案的创新发展，大学生档案管理创新需要工作人员熟悉计算机操作，且具备更高的专业档案管理知识，只有这样，才能使大学生档案管理更加专业、快速地发展。因此，我们要面向“互联网+”时代现实情况，有效地加强与社会之间的文化信息和科技信息的交流和沟通，为社会培养更多的人才，实现大学生与社会接轨。[2]

二、面向“互联网+”时代大学生档案管理工作的特点和现状

（一）缺乏有制约性的体制

根据国家统计局统计，2003年我国拥有212万高校毕业生，与2002年相比，增长了46.2%。而到了2004年，增幅达到了32.1%，毕业生为280万人，毕业生总量为扩招前的2.9倍，比2003年增加了68万人，由于大学生越来越多，从而给大学生档案管理带来了新的挑战，因为高校毕业生人数增多的同时，档案管理工作人力却没有增加，导致档案材料不齐全，学生档案管理不规范等现象的出现。其次，大学生档案管理创新的目的是为了实现档案信息的电子化，实现档案资源的互联与共享。但是随着“互联网+”时代的到来，大学生档案管理仍然由学校监督管理，为了减少档案管理成本，大学生档案管理受高校领导个人决策影响很大，档案业务监管效果甚微，甚至档案管理工作岗位有一些大学生兼职人员。另外，现行档案管理缺乏一个主导机构来统一档案的收集、归档、保管和开发利用规则设置，大学生档案管理部门归口不一，即使有一些规定，也只是形式摆设，缺乏执行力度，导致高校学生档案主导力缺失。并且一般情况下，高校都采用纸质、电子两种档案管理介质，高校学生档案管理介质不一，导致学生档案没办法进行统一的辨别，两种档案在信息录入时缺项或者重复，降低了管理的强制力。[3]

（二）工作人员缺乏专业知识

面向“互联网+”时代的大学生档案管理的先进系统不仅能保证电子信息档案的安全，还能快速地进行档案管理，阻挡不法分子的恶意入侵。但目前，在我国的档案界，文件和档案术语的翻译至今没有统一答案，这表明我国对电子文件和电子档案的概念尚未明确，电子档案管理理论概念不清，更别说实质内涵了。名词概念模糊和使用不规范严重地影响了我国大学生档案管理工作和理论探究的有序进行，尤其是在实践工作中，电子文件与电子档案的区别没有精确的统一概念，档案人员的工作具有很大的随意性，通常根据实际要自行命名和区分。随意使用与模糊处理给档案管理埋下了隐患，甚至准确找到一份档案要花费大量时间，把电子档案管理推向了复杂含混的数据深渊。其次，面对高校学生就业、创业方式多元化，学生档案管理投递方式落后，高校学生档案管理者很难应付档案投递单位复杂化的局面，现有学生档案查询、转递等工作没有统一的技术要求。

（三）工作人员缺少信息安全意识

“互联网+”时代，电子档案的管理工作不仅要求工作人员具有谨慎的工作态度，同时还要求工作人员具备高度的责任心，拥有专业的工作技能，只有这样，才能让电子病毒和不法分子无机可乘。而事实上，在电子档案管理专用电脑上，很多大学生档案管理工作人员随意安装娱乐或者购物软件，轻则影响用户使用，造成档案管理系统缓慢甚至冲突；重则造成不可估量的损失，大学生信息被不法分子利用，导致含有病毒和木马的程序入侵电脑。其次，部分工作人员对新型的存储设备不够了解，在下班前移交或录入电子档案资料时，使用诸如U盘等不安全载体，并且使用频率越来越高，图其简单方便。U盘可以随意读写，是移动存储设备，最容易传播病毒，传热病毒的几率很高。

三、面向“互联网+”时代大学生档案管理工作改革创新措施

（一）建立安全的档案管理系统，确保大学生档案的安全性

“互联网+”时代，大学生档案管理工作人员要具有一定的档案管理专业知识，积极引用先进的档案管理系统，并和先进的档案管理部门接轨，对自身的缺点和不足进行完善。同时，为了为理论研究和档案管理系统的发展奠定扎实基础，大学生档案管理工作人员要不断更新学习，从理论研究视角出发，充分理解档案及相关概念和含义。一方面，为了更好地与社会进行交流与合作，要准确地翻译档案管理理论。为了确保通过网络便捷的会话层得到一定控制，在电子档案管理系统和外部网络的链接处，根据应用协议、访问用户、被访问者资源等，安装防火墙设备，进行方位控制规则设置。同时，防火墙设备自身要具备高度的安全性，只有这样，才能保证整体安全性。另一方面， 为了保护大学生的档案数据资源安全，要对大学生档案系统内部进行优化，不管是内部往来还是外部往来，为了确保访问不受影响，采用防御设备来防御木马病毒，如：为了保证不受任何来源不安全因素的攻击，布置精密的网络侵入防御设备。

（二）提升工作人员的专业技能与信息技术素养，明确管理创新的向度

“互联网+”环境中，高校学生档案管理创新关键取决于专业技能和信息技术素养强的人才，他们的水平与发展决定了档案管理创新的发展。因此，为了提升档案管理工作人员的专业技能与信息技术素养，需要提升档案工作人员的专业技能，重视管理团队的建设，增强其档案管理的专业知识，加大信息技术与办公软件的培训，从而增强档案信息的数据挖掘与利用，使档案管理工作人员成为复合型人才。此外，高校学生档案管理还应增强工作人员的专业技能培训，让他们掌握最新的管理技术，学习最新的档案网络化管理理念。不仅如此，“互联网+”环境中，高校学生档案管理具有特殊的要求。为了提升工作队伍的综合素质，高校学生档案管理要根据实际情况，提升学生档案管理质量，重视档案管理专业毕业生，从而让他们带动非专业工作人员。另外，学校档案馆要制定和实施统一的学生档案管理办法和细则，依据相关法律法规，出台一套科学完善的档案收集、归档、使用工作机制，建立和完善高校学生档案管理相关规章制度，使高校学生档案管理工作进一步实现正规化、科学化，加强高校学生档案管理队伍的建设，明确管理创新的向度。[4]

（三）提高档案管理信息安全意识，增强学生档案管理标准

由于大学生档案关系到千千万万个学生的信息安全和管理工作的特殊性，档案信息资料的安全受工作人员安全意识的影响很大，因此，要重视档案工作人员的思想教育和职业道德的监督。首先，要提高档案信息管理人员处理应急事件的能力，工作人员要学会利用识别防火墙的工作原理，减少信息泄露带来的损失，及时发现网络中违反使命策略的行为，降低信息安全隐患，及时发现黑客攻击的迹象，并有效拦截网络入侵病毒。其次，对上岗工作人员要进行严格的信息安全教育，讲解传播U盘的危险性和可能带来的风险，不能使用U盘存放和移交资料，不在电子档案管理系统专用电脑上随便安装软件；对来历不明的文件，不要安装，不轻易尝试打开，不安装任何与档案管理工作无关的软件，如果非要打开不清楚的文件，要求档案管理人员提高警惕性，慎重打开。

[1]王静.浅析高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].山西档案,2013,(S1).

[2]于晨晖.新时期油田档案信息化管理技术探讨[J].黑龙江档案,2016,(5).

[3]郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设,2016,(1).

[4]张峻山.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志,2015,(9).

G647；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0147-03

江苏省教育厅高校哲学社会科学基金项目“转型发展背景下多元化多层次构建地方本科高校师资队伍研究”的阶段性成果，项目编号：2016SJD880028。

（责任编辑：魏登云）

王爱侠（1975-），女，山东潍坊人，金陵科技学院软件工程学院，硕士研究生，讲师，综合办公室主任，研究方向：高等教育管理。