新形势下环境保护电子档案管理研究

黄小燕

（鲤城区环境监测站福建泉州362000）

新形势下环境保护电子档案管理研究

黄小燕

（鲤城区环境监测站福建泉州362000）

环境保护电子档案能够确保环境保护工作的顺利开展、管理，是生态环境保护事业中的重要内容，本文通过分析新形势下环境保护电子档案管理的特性，主要探讨了提高环境保护电子档案管理的有效措施，以期能够促进我国生态环境的发展。

新形势；环境保护；电子档案管理

进入21世纪以来，随着科学技术不断的发展，环境保护电子档案改变了常规的手工整理档案的落后模式，通过计算机技术，解决了一些纸质档案无法记录的数据，实现了环保档案的建立、管理和利用，提高了档案管理的效率和准确率，如：动态的影响、声音等。环境保护电子档案是新形势下环境保护工作走向正规化、科学化的历史要求，能够为环境保护工作者提供即时、方便的工作参考，能够提高环境保护工作的档次，促进改进工作方法和工艺水平。

1　环境保护电子档案的特征

1.1动态性特征

新形势下，环保电子档案具有动态性的特征，可以进行增加、修改、删除等。同时，档案管理者可以从不同角度，根据使用者的需要，了解环保活动的过程，重新组织信息。为了减少信息的重复性和方便档案管理，电子档案还可以动态生成用户查阅内容，按照条目进行组织。而为了使信息的存储猴哥访问更加人性化个体化，环境保护电子档案可以按照一定的结构形式，根据每个查找者的需求，把信息组织起来，并且还能确保信息的完整、一致性。1.2海量、立体储存的特征

环境保护电子档案节省了档案管理工作的巨额人力和物力开支，为环境保护工作信息的存储节省了很大的空间。新形势下，环保工作者面临着复杂繁琐的工作，为了方便工作，他们希望档案记录的信息更加详尽、精准，如：在监测水污染源时，环保工作者可以根据准确、实时地记录在工作中获取的声音、图像等信息，及时采取正确的保护措施。

1.3便利性特征

随着环保工作者对环保档案的需求越来越高，对环保档案的传递提出了更高的要求，为了满足相关单位、企业的利用，环保档案的使用不再是提供本单位的几个简单数据，不但要满足政府决策，还要突破本机关的利用，系统地查阅某一事项的详细参数、前因后果及具体实施。因此，环境保护电子档案传递能够打破时间地域、部门之间的限制，具有便利性特征，从而能够使政府迅速的作出正确的决策，准确的向环保工作者提供环境保护档案信息，顺利及时的开展环保工作。

1.4精准、便捷性特征

电子档案具有快捷查询、统计、检索的功能，当使用者需要查找某个环境档案信息时，可以进行精准、便捷的检索和对比，可以根据日期、标题、作者、关键字等任意一项检索条目查找所需要的档案，不必象传统纸质档案那样，还可以搜索出相关的主题文章。

2　新形势下提高环境保护电子档案管理的有效措施

2.1加强环境保护电子档案存储设备的稳定性

存储环保电子文档的截止具有不稳定性，不具备永久保存的条件。环境保护档案不管是生成还是管理，都需要计算机和电子技术的参与。目前，随着科学技术的迅猛发展，计算机存储设备和电子技术也得到了快速的发展，更新换代非常快，因此，对于这种变化，很多管理者和使用者很难了解掌握。同时，当前，电子档案大多存储在硬磁盘、U盘等几种主要储存社背山，与纸张相比，它们的稳定性较差，寿命问题会对电子档案的使用年限造成一定的制约。一般来说保存的寿命不超过70年，并且电子存储设备对磁场辐射、环境的温度要求相当敏感。如果电子存储设备内部稍有所变化，就互译导致信息无法读出，甚至丢失。目前，为了防止重要环境保护信息的丢失和无法识别，对于环境保护电子档案存储设备的不稳定性，我们应采取严格的保护措施，首先，要对有档案价值的电子文件制作纸质、缩微胶片拷贝件保留，应用安全的而数据备份手段，在存储设备上，将信息脱机保存。这样的话如果数据一旦发生意外，还可以修复相应的数据。

2.2采取必要的防护措施

环保电子信息具有多媒体集成性和易操作性，因此，根据管理的需要，档案工作人员要对电子档案的各种信息进行增减、修改等工作。如果信息一旦被恶意删除、或者修改、操作失误的话，再识别原件就是很困难的，也不容易被察觉的。并且当在互联网上共享穿点信息时，由于是在计算机上读取环保电子档案，就极有可能感染上计算机病毒等的入侵，甚至遭到黑客的入侵，后果不可估量。

2.3确保电子档案的安全问题

必须采取必要的防护措施：（1）要严格控制环保电子档案信息的权限，如：参阅、修改、删除等工作内容，设定授权访问，防止非授权访问的违法事件发生。（2）为了防范网络黑客的攻击，要选择和制定功能强大的防火墙，在建立电子档案时，必须要对服务器设立相应的防火墙。（3）环保电子档案管理人员应严格按照相关规定和制度，防止重要信息泄露和丢失，对电子档案信息进行仔细地坚定和划密，要确定可以在网上提供参考的档案，避免造成重要信息的泄密，对于尚未开放的敏感、机密的档案信息不能与网络连接。（4）为了做好应急准备，对于可能发生的突发事件进行事前评估，对环境保护电子档案信息的数据进行备份。一旦发生硬件故障或受到黑客攻击，为了确保电子档案信息处于安全运行状态中，要在最短的时间中，调动各方面进行果断处理，今早使系统恢复运行。

[1]李艳波.浅谈如何加强环境档案管理工作[J].兰台世界,2012（S2）.

[2]张丽华.分析环境保护档案的管理与利用[J].化工管理,2014（6）.作者简介

黄小燕（1987—），女，汉族，福建惠安人，本科学历，助理馆员，主要研究方向：环境管理档案。