加强事业单位资料信息电子化的对策

银 花

（新疆维吾尔自治区文学艺术界联合会 新疆 乌鲁木齐 830002）

加强事业单位资料信息电子化的对策

银 花

（新疆维吾尔自治区文学艺术界联合会 新疆 乌鲁木齐 830002）

随着网络信息技术的不断发展，企业信息电子化管理成为了新时期资料管理工作的必由之路。尤其对于事业单位，档案资料管理电子化的变革势在必行。加强事业单位资料信息电子化管理可以有效的提高资料信息管理人员的工作效率，对构建全方位的资料管理体系有深远影响。但是，目前我国资料信息化建设受各种因素影响仍处于尝试阶段，发展存在不少问题。因此，本文针对资料信息电子化的相关问题提出相应的解决对策，以为新时期我国高端资料信息管理体系构建指引方向。

资料信息；电子化；对策

资料档案的电子化建设，对于事业单位信息资源管理意义重大。从以往的档案处理上转化成现代的电子档案,储存更多的更全面的更具体的事业单位数据资料,有效的提高资料信息管理人员的工作效率，对构建全方位的资料管理体系有深远影响。

1.资料信息电子化管理概述

所谓资料信息管理电子化是指以资料信息为主要物质对象，通过计算机磁盘等设备进行存储收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。与纸质资料相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合，通常以案卷为单位。它主要包括文本文件、程序文件、图形图像文件、数据库文件等。

电子资料信息与纸质资料信息相比很大区别,主要表现在以下几点:第一，电子资料信息对设备的依赖性。电子资料信息的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，与传统直观的纸质资料信息不同。第二，电子资料信息具有非直读性，需借助计算机设备才能进行阅读与利用，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。第三，电子资料信息与载体的可以从一个载体转换到另一个载体,其内容信息却不发生任何变化；可以实现计算机信息化网络共享和传输，而不像纸质文件一样，受时间和距离的影响较大。第四，电子资源共享的方便快捷与信息的不安全性。电子资料的保存主要与保存设备或介质存放环境的温（湿）度、防磁性以及计算机存储系统本身的安全性能有关；而纸质资料保存条件和环境主要与保存场地的要求有关。第五，电子资料信息的可转换性。电子资料可随时转换成为纸质文件。

2.资料信息电子化管理存在的问题

2.1 资料信息电子化缺乏通用性

资料信息部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于资料信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了资料信息电子化的进程。

2.2 资料信息电子化管理标准不统一

就目前而言，即使我国计算机发展水平比较先进，但是我国规范化的特征是资料信息的基础管理工作，在系统开发中违背了应该遵守的规范制度，导致计算机在移植中存在许多问题，在使用计算机过程，资料信息系统的执行和网络平台建设执行不规范，对用户而言需求量比较大，在组织管理中比较困难，不能满足资料信息电子化的统一标准。

2.3 计算机应用领域狭窄

我国部分经济发展落后的地区，资料部门没有能力配备计算机，一些小的资料管理机构还停留在纸质状态，在使用纸质进行资料管理中忽视了效率。

2.4 资料信息容易被篡改、丢失

信息时代下随着互联网和计算机技术的不断发展，虚拟化的网络安全成为资料管理的安全隐患之一。资料信息的电子化管理主要是通过计算机进行数据的传播与共享，若遭遇技术失误、灾害或人为破坏等情况，数据就会因无法保持正常的存储状态或主机硬盘等破损而造成数据信息的丢失、破损和虚假修改。

2.5 资料信息人员技术落后

资料信息电子化,首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多资料信息部门缺乏现代高技术人才，其中资料信息处理复合型人才就更奇缺，大部分管理人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上资料信息电子化了。

3.加强事业单位资料信息电子化管理的对策

随着社会经济发展，信息技术的普及使传统的资料信息管理已经无法满足经济的发展需求，需要从本质上进行改变，尤其是事业单位的资料信息管理工作。事业单位的资料信息管理工作是事业单位开展高效的工作以及使工作有条不紊、顺利进行的重要保障。

3.1 建立健全电子资料信息数据库

实现资料信息电子化的最大宗旨便是实现档案信息资源的最大共享，而档案管理软件的通用性差,要求管理部门加快构建完整的信息化电子数据库，强化资料管理软件的通用性。资料管理部门首先要就部门的计算机等电子设备的型号、规格等进行统一的规定，以加强管理人员的内部操作，促进各机关单位的档案管理和技术人员通过数据中心进行各种形式信息的汇总，降低地域对信息技术传播的限制。

3.2 建立规范的电子资料信息管理标准

资料信息电子化管理及其平台建设是一项复杂的系统工程，要做到对资料资料的高效使用必须依赖一个规范的管理标准，这个标准不仅要适应现有的技术条件，也要满足企事业单位不断发展的管理要求，使各个职能部门的信息连结在一起，防止出现标准不一、适应性不强与相关措施脱节的情况发生。同时，资料电子化管理的实施依赖成熟的平台开发与信息管理技术，技术支撑是电子化管理发展的良好保证。首先，管理部门必须加大对电子管理平台开发的资金投入，提高硬件设备的技术性能和质量水平。其次，要设计和开发出适合本单位特点的管理软件，使管理技术真正做到标准化、信息化、自动化、系统化和全面化，提升平台的管理功能，保证管理系统的平稳、安全运行。

3.3 扩大资料信息电子化的使用范围

对于发展落后的地区，政府应该重视资料管理部门的发展，对资料信息管理工作进一步加强，采用合理的方法投入资金使用，配备必用的设备工具，开发系统软件，培养高素质人才，鼓励使用资料信息电子化，可以避免环境带来的麻烦，减少工作时间，重视计算机的使用标准，政府对资料管理部门领导开设定期的汇报、评语，运用最新科学技术成果，了解资料信息电子化的真实情况，实现资料信息电子化的推广。

3.4 加强电子资料信息的安全保护工作

首先，我们必须把握制成的材料问题的信息存储载体。严格的质量材料制成的电子资料提高使用寿命。第二是保证计算机网络系统的安全操作可以设定登录限制，利用文件的权限和文件属性。第三是做一个数据库备份工作，确保信息安全。涵盖到计算机系统上安装防病毒软件，防止病毒，防止网络系统遭到滥用。

3.5 提升资料管理人员的综合素质

资料管理人员是资料电子化建设的主体，其信息化观念，信息化操作手段，对我国事业单位的资料管理工作有着至关重要的影响。因此，提升资料管理人员的综合素质是有效促进资料电子化建设的必要前提。其具体措施主要可以从以下两个方面入手。首先，加大相关资料管理人员的培训力度，及时更新其管理理念，使其从根本上转变传统的资料管理模式。另外，督促其加大对相关网络知识和技术的学习力度，对复杂的信息数据进行分类和有效整合，以使资料信息能充分发挥最大的开发利用价值，进而提高电子资料工作的质量和效果。

4.结束语

总而言之，事业单位资料信息管理使用现代化的电子化管理手段是我国科学技术进步的必然需求，同时也是符合当前我国市场经济发展趋势的，对我国的社会主义事业的建设有着极其重要的现实意义。

[1]刘晓丽.加强事业单位档案信息电子化的对策[J].黑龙江科技信息,2014,27:182.

[2]杨卉,刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务,2015,01:75-76.

[3]赵建火.浅议档案信息电子化存在的问题与对策[J].办公室业务,2015,15:46.

The countermeasures of strengthening the institution of electronic information

YIN Hua. (Federation of Literature and Art of the Xinjiang Uygur Autonomous Region, Xinjiang, Urumqi 830002, China)

With the continuous development of network information technology, enterprise information computerization management, become the necessary way of information management in the new period. Especially for business units, electronic archives management reform is imperative. Strengthen the electronic management of the business unit, can effectively improve the work efficiency, for the construction of comprehensive information management system has a far-reaching influence. In the light of the relevant information electronic problem, put forward the corresponding countermeasures, so as to high-end data information management system during the new period of our country to construct provide guidance.

Information; Electronic; Countermeasures

G202

A

1009-5624-（2016）02-0033-03