高校档案信息化建设探讨

李芬

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)



高校档案信息化建设探讨

李芬

(黄冈职业技术学院，湖北 黄冈 438002)

摘要：在推进信息化进程的时代背景下，高校档案信息化建设不断深入，加快高校档案馆建设成为高校档案工作的重要内容，从高校档案信息化建设的重要性、存在的问题、建设的建议几方面，提出高校档案信息化建设方案。

关键词：高校；档案；信息化

1高校档案信息化建设的重要性

1.1档案信息资源为高校教学科研工作提供依据

教学档案中记载着高校教学计划、教学大纲、专业设置、课程设置、教学模式、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、典型教案及听课讲评、统计报表、考试质量综合分析、多媒体教学中形成的录像带、光盘等材料。高校学籍档案还记载着学生在校学习的全过程及成绩表，毕结业情况以及教学管理情况等。这些信息资源对高校的教学管理、教学改革、科研以及为学生出具毕结业证明、成绩证明等提供了依据。

1.2档案信息资源为高校各项工作提供参考

档案中记载着学校过去几年、几十年各项工作的方针、政策以及具体执行的情况和效果，对于学校确定新的方针政策具有重要的参考作用，高校档案中还有基建类、教学设备类、财会类、声像学籍档案等为各方面提供直接借鉴作用。因此档案部门可以围绕学校当前的中心任务和急需解决的问题，进行有关的档案信息的收集、分析、筛选、编写专题信息和综述等，提供给学校领导、相关部门参考。

1.3档案信息化建设有利于提高档案工作效率

随着档案信息化建设的实施，办公自动化的应用以及档案网络管理软件的运用，从而实现网上移交档案、网上归档、网上查档，这就使得档案收集、归档、查阅工作变得更为简便、快捷，档案部门人员也能腾出更多的时间用于档案资料的整理，数据统计、档案分析编研等，提高了工作效率，也避免了档案因实体借阅造成的磨损和毁坏。

2当前高校档案信息化的现状与问题

新时期加强档案信息化建设，探索档案信息化新理念、新模式和新机制，首先需要认真梳理当前高校档案工作中存在的问题，分析现状，结合实际，制定科学的应对措施。档案信息化程度还不高，距离数字档案馆的发展目标还有很大的差距，还有很多空白需要填补，概括起来，当前高校档案信息化发展现状表现为以下三个方面。

2.1现行管理方式及理念与当前信息化发展不相协调

高校档案信息化建设包括档案资源数字化建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的有序组织、档案信息资源的开发利用以及档案人才的培养等。在档案管理理念与方式方法方面，还没有脱离传统的档案工作方式，部分高校的档案工作还是采取传统人工纸质的管理理模式，对一些档案信息还是人工笔录、归类以及统计，使得档案管理的整体效率不高，且易出错。另外，档案信息化建设在多数高校已经开始实施，但是由于工作人员对传统档案管理模式的沿袭，加上对当前信息化手段的陌生，使得档案信息化工作模式难以成为档案工作的主流，造成档案信息化建设滞后，与当前信息化发展趋势不相协调。

2.2档案信息化程度不均衡且总体偏低

近年来，在数字校园建设的带动下，高校档案信息化建设得到了较快的发展，但从总体情况看，高校档案信息化发展不均衡，且程度偏低。受各种主客观因素的影响，各高校档案信息化发展情况不尽相同。在档案管理方法和技术方面，依旧依赖传统纸质档案管理，其工作模式仍以实体档案为主，虽然已经开始采用计算机与信息技术进行辅助管理，但多数仅限于对档案目录的信息化管理，档案全文信息化管理还处于起步阶段，信息化建设滞后于时代的发展，以数字档案馆和档案知识服务体系建设为发展目标来衡量，高校档案信息化发展还有很大的发展空间。

2.3设备落后，资金缺乏

要实现档案信息资源有效的开发利用，必须配备适应其发展需要的基础设备，如计算机软硬件系统，文字扫描系统、网络系统、档案管理软件系统等，虽然目前大多数高校档案馆(室)也都有了计算机，由于资金不足，档案信息化建设得不到很好的配备，技术得不到很好的提高，致使档案工作的信息化建设还滞后于现实的需求，达不到计算机检索、查阅档案资料、网络传输信息等，大大制约了档案开发利用工作的发展，影响了工作效率，阻碍了档案工作信息化的进程。

3当前高校档案信息化建设应采取的对策

高校档案信息化建设促使档案部门开展网络服务,对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革,这不仅表现在利用的方式上,更是表现在工作理念上的主要变化。

3.1档案信息化基础设施建设

要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划,加强档案信息化基础设施建设,推进运用微机管理档案进程,提高校档案馆(室)和各单位档案室计算机和网络技术应用水平,充分发挥档案馆(室)的各项功能和作用。加强内部局域网建设,实现档案网络与办公网络的接口,并在校园网上使用档案网络管理系统,完成各单位向校档案馆(室)的远程归档,实现档案工作数字化。

3.2档案信息资源建设

充分利用信息化档案管理软件,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。该项工作可以通过以下两个途径实现:一是由学校各个基层单位将本年度产生的归档文件目录按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中,这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力,又使得学校各个部门的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库,方便本单位的有关人员了解工作情况,同时加快档案信息资源网上共享的发展进程。二是档案部门组织大量人力,通过人工输入的方式,将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法,加强对学校各单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则,实行电子文件和纸质文件归档双轨制,有计划、有步骤地对本单位的档案资料进行数字化技术处理。

3.3档案管理应用系统建设

要遵循“规范、先进、实用”的原则,既要满足当前工作需要,又要兼顾信息技术发展的趋势。进一步加大档案管理软件推广工作力度,提高档案管理技术和应用水平,为保证档案信息交换和实现档案信息资源共享创造条件。加强档案信息建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,纳入学校网络办公的总体格局中,逐步构建全校档案文献数据库。充分利用和发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。在校园网信息平台上,建立档案网站,有计划地上载开放档案目录和现行文件目录,并积极创造条件上载已公开的档案全文信息,提供网上查询和使用服务。

3.4明确服务重点是关键。档案服务工作必须围

绕核心档案信息资源，确定核心服务对象或用户群体，把握核心用户的需求与工作特性，以此为基础构建档案信息服务体系。近年来，个性化服务受到档案界的关注。个性化服务是在特定档案信息资源与潜在用户之间建立起关联性，进而从用户特性出发选择适宜的服务对策，而针对核心档案信息资源开展个性化服务无疑是有效个性化服务的关键。现阶段，高校档案个性化服务，应围绕高校人才培养与科学研究这两方面核心工作来展开。具体说来，应做好毕业论文档案，以保障管理部门相关工作的有效开展；应做好学籍档案网上检索与服务工作，为用人单位提供便利的学历审查服务；建立毕业生就业与成长档案，为大学社会声誉评估和改进学生培养工作提供科学依据；做好教师科研档案的系统管理与服务工作，为科研管理提供有效服务；做好各类评估档案的管理与服务工作，为党政决策提

供重要依据；建立校内各级各类干部专门数据库，为有效使用与管理干部提供依据。建立基础设施档案数据库，为基础设施维护与校园建设提供依据，等等。

3.5加大投入力度

档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作,要加大档案信息化建设资金的投入力度,以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。实现档案信息化,最基本的投入渠道只能是财政,档案部门不创造物质财富,也无创收渠道,经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持,将其列入信息化工程,解决预算经费,一次难以到位的可确定基数,分年兑现。同时,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,注意发挥自身的主观能动性,广开筹资渠道,争取多方面支持,多渠道解决。

参考文献：

[1]倪丽娟.面向社会开发高校档案信息资源[J].机电兵船档案，1999(6):55-57.

作者简介：李芬(1972.10-)，女，黄梅，职称：副研究馆员，方向：档案。

中图分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：1671-1602(2016)14-0228-02