让档案信息资源为电力企业发展服务

张新波

（国网辽宁省电力有限公司电力科学研究院，辽宁 沈阳 110006）

让档案信息资源为电力企业发展服务

张新波

（国网辽宁省电力有限公司电力科学研究院，辽宁 沈阳 110006）

实现电力企业档案管理科学机制的目标，要通过档案管理人员实现其自身的职业理想，提升服务意识和服务标准，不断发展和完善档案开发利用的方式，使档案信息资源更好地为企业发展服务。

档案信息资源；职业理想；管理方式；管理标准；开放利用方式

在电力科学研究院向服务型院所转型的今天，面向电力企业来开发档案信息资源、并在此基础上提供科学、合理的服务，已成为电力科研院所档案工作应重点关注的问题。档案工作的职责是要“为党管档、为国守史、为民服务”。作为电力企业的档案工作者，要为电力企业保存、开发档案信息资源，并为之提供高效、科学的服务，成为企业历史、文化的承载者和传播者。通过努力，让企业主管、全体员工关注档案工作，形成一套科学的管理机制。

1 明确服务宗旨、树立正确的服务理念

要实现档案信息资源的合理利用，档案管理人员应先明析自身理想全面实现的价值取向。每项事业都有一种无形的社会精神气质作为精神力量来予以支撑，没有这一支撑，任何事业都难以成功。这种精神气质，就是这一事业的社会理想［1］。就某一职业来说，就是这一职业的职业理想。档案部门通过以下几方面来实现其职业理想。

a.明确服务宗旨

档案部门作为电力企业信息资源的服务部门，其职业意义是服务好企业，而不是充当这个企业的管理角色，这种职业错位严重阻碍了档案管理工作的开展与完善，更别提实现其自身职业理想。要真正做好档案信息资源建设并做好档案信息资源服务工作，实现自身的职业理想，就必须转变服务理念，树立“以服务为主”的职业宗旨，而不是“以管为主”的职业宗旨［2］。从服务的对象来看，要全面地服务于企业和有需要的个人；从服务的公平性来看，要公平、公正地服务于所有用户，而不能把利用者分为三六九等，重对“公”，轻对“私”，损害弱势群体的利益；从档案信息资源建设来看，改变“以藏为本”的档案价值取向，走到“以用为本”的档案信息资源建设上来，使馆藏为利用服务、为利用建设。

b.树立正确的服务理念

电力企业的档案管理部门作为的信息服务机构，要树立起服务于电力企业的职业理想，逐步实现由“以服务权力为主”到“以服务权利为主”的观念转变。改变内向封闭的价值取向，树立起以服务于电力企业为职业理想的外向开放型价值取向。一方面，在档案信息资源建设时不要把注意力只放在关注领导层面的政务信息资源上，而是要扩大视野，关注整个企业，把反映企业情况的所有档案信息资源纳入到档案收集范围中来。时刻铭记保留企业的所有记忆是电力企业档案工作者的神圣职责。另一方面，在日常利用过程中，不应该把服务利用献媚于领导、职能部门，而要公平、热情地对待每一位来访者，急他们之所需，知他们之所想。让他们的“权利”诉求得到满足，应该成为档案工作者为其服务的首要任务，树立起“以权利为主”的服务理念。

2 提升服务意识、服务能力和服务水平

“三分技术，七分管理，十二分数据”，说明现代科学技术离不开科学、有效、系统的管理和信息数据的支撑。然而，现行的电力企业档案管理大多还只是停留在守摊、看堆这一服务水平上，这是电力企业行政体制和多年来形成的档案管理部门内敛的工作作风所导致的。要做好电力企业档案信息资源的开发利用工作，就要提升档案部门的服务意识、服务能力和服务水平，主要从如下工作做起。

a.改变管理方式

多年来受传统行政因素的影响，档案管理机构的工作效率无法有效发挥，极大地限制了档案服务于企业的工作效果。档案的基本工作为收集、整理、鉴定、销毁、利用、保管等工作环节，这是立足于档案业务管理环节，以档案信息资源生命周期为基点，精确安排具体工作内容的档案管理方式，这种传统的管理模式无论从资源配置、组织协调，还是人员配置上都有较强的优势。但这种管理方式在解决生产与资源等方面还是存在明显不足，需要引入新的管理方式，即程式化管理。程式化管理将有利于理顺各环节之间的隔阂，可以使档案业务环节内部流程得到优化，各环节之间得以融合，实现丰富各业务环节内涵的目的，有助于真正做到面向电力企业开展各项工作。2014年本企业实现了档案数字化管理，通过在线归档充实了传统的收集环节，在线归档作为电子文件档案化的必要途径，在具备档案收集基本功能的基础上，通过对电子文件数据抽取、数据标准统一化等技术手段，通过办公自动化平台，实现档案收集、整理、统计、检索，将档案收集、整理、保管、利用等传统管理模式程式化管理，实现档案业务工作的规范化、流程化和精细化，大大提高了工作效率。

b.提升管理标准

1983年国家档案局成立了档案工作标准化领导小组［3］来规范档案管理机构的管理水平，国家档案局先后制定了多条档案工作标准。但受社会大背景的影响，近年来，这些关于档案的法律、法规、文件难以在实际工作中执行，难以在档案管理实际工作中形成较强的指导，导致＂标准不准＂。电力企业档案管理涉及科研、基建、设备、财务、文书、人事档案，档案管理标准涉及门类多，涉及范围广。为了使档案行业标准的执行得以强化，一方面，每年国家档案局、地方、电力系统各档案主管部门都组织若干次档案政策、法规、标准的学习班、职业技能竞赛，通过业务培训的形式，提高本行业业务工作相关法规、标准的认知度。另一方面，上级主管部门通过对档案工作考核评价的形式，对各单位执行档案法律、标准的情况进行适时考评，在管理层面上形成约束机制，打消自以为拥有现代办公技术、设备，档案管理就已经达到了标准化管理的错误认识。总之，就是要遵照档案行业标准，使档案工作标准完全融入到档案日常工作中，融入到企业管理流程中，避免日常管理工作与执行标准脱节的现象。

3 发展、完善开发利用的方式

时代在发展，对档案工作也提出了新的挑战，建立一套适应现代信息技术的档案资源管理模式，可以促进企业良性发展。在新时期对档案信息资源进行开发利用，既要重视已经积累的经验、传统的开发利用方式，也要发展、完善新兴的开发利用方式［4］。

3.1 重视传统档案开发利用方式

a.要做好档案信息查询工作。查询工作是档案利用的基础工作，通过检索、查询，实现利用档案的目的。档案工作者要编制不同功能的检索工具，使档案目录齐全，以满足不同利用者的需求。

b.加强编研工作。编研工作是档案工作开发利用的深层次加工，是提供利用的有力手段。做好编研工作是档案工作的难点，也是档案工作的最高境界。

c.选取合适的编研方向。要根据所藏档案的特点，确定编研题目，这样可以最大限度地满足企业需要，避免人力物力浪费，同时获得企业关注，潜移默化地提高全体员工的档案意识。如《院志》的编写，通过调用建院60多年来的文书档案，全面展示了60多年的光辉历程。

d.把联合编研作为档案编研的主要方式。原则上讲，档案部门是档案开发利用的主体，但档案部门的人力物力和所掌握的信息资源是有限的，通过和其它部门合作，可以优势互补，保证开发利用的质量。2013年，通过和锅炉所的合作，编写了《辽宁调兵山煤矸发电有限责任公司2号锅炉能耗试验分析》，阐述了影响锅炉热效率及煤耗的主要因素及幅度，并对问题进行了说明与分析，给出了解决问题的合理化建议。

e.编研工作既要重视创新，也要强调实用，要突出本单位的特点，这样可使编研成果很好地融入到科技发展中［5］。

3.2 开展新的档案开发利用方式

近年来，电视媒体在各行各业均已被广泛运用，并起着很好的传播作用。和传统的开发利用方式相比，电视媒体的优势在于突破了时空的限制，扩大了影响力。把这两者结合并灵活运用，也是企业档案开发利用的有效途径。从声像档案管理的角度出发，为配合每年的院职工代表大会和各专业所的业务工作，近几年来，声像组拍摄、编制了大量的电视专题片，详实记录了企业在改革发展与科研生产工作中点点滴滴，这些真实的记录最终变成声像档案的一部分被保管起来。事实证明，这种以电视专题片的形式呈现出的企业发展历程是行之有效的表现方式。在这个过程中，档案的权威性赋予了电视专题片的厚重感和历史感，又通过电视的艺术性提升了档案信息的生动性和趣味性，弥补了档案信息分散、零碎、文字生涩难懂的缺点，有利于档案信息的广泛传播和档案价值的充分展现［6］。

4 结束语

做为电力企业档案的管理者和工作者，就是要以实现自身的职业理想为目的，尽力开发档案信息资源，让档案信息资源为企业发展服务。

［1］李明杰，付广华.中国图书馆社会理想的历史演进及现实困境［J］.图书情报知识，2006，27（5）：30－35.

［2］周林兴，周振国.面向社会的档案信息资源规划实现机制研究［J］.档案学通讯，2013，35（5）：11－15.

［3］戴 峰.档案标准化工作的科学管理［J］.中国档案，2000，50（11）：24－25.

［4］许 元.档案信息资源开发利用方式的探索及思考［J］.档案学通讯，1997，19（4）：6－10.

［5］李财富，张骁勇.新时期历史档案开发利用研究［J］.档案学研究，2016，38（1）：67－71.

［6］陈 洁.历史档案开发利用的新视角［J］.浙江档案，2012，35（8）：21－23.

Using Archives Information Resources for Development of Electric Power Enterprise

ZHANG Xinbo
（Electric Power Research Institute of State Grid Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China）

Management scientific mechanism of electric power enterprise is by professional ideal of archive management staff，increase of service awareness and standard，development and perfection of achieve exploration and utilization modes.This is a good way to pro⁃vide archives information resources for enterprise development.

archives information resources；professional ideal；management mode；management standard；open utilization ways

G271

A

1004－7913（2016）12－0054－03

张新波（1964），女，学士，副研究馆员，从事档案管理工作。

2016－09－20）