浅谈声像档案的数字化建设管理

山东省科技情报研究院 吴晓辉 刘 涛 蔡馨燕

浅谈声像档案的数字化建设管理

山东省科技情报研究院 吴晓辉 刘 涛 蔡馨燕

【摘要】近年来，电子、网络、数字技术飞速革新，互联网、大数据、云计算等前沿技术更是广泛运用，为适应档案工作的发展，声像档案数字化管理成为必然。如何对声像档案加以科学保存、规范管理并使其价值得以高效发挥，是档案管理者需要解决的一个重要课题。

【关键词】声像档案；音视频数字化；照片数字化；媒资管理系统

所谓声像档案，一般是指国家机构、社会组织或个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、录音、录像、影片、唱片等不同材质为载体，以影像、声音为主，并配以文字描述的历史记录，是一个行业档案建设的重要组成部分。因其具有真实性、纪实性、形象性等特征，并能广泛提供利用，使得它成为档案中一大重要门类。

声像档案数字化建设管理，可以概括理解为将各种载体的声像档案资源数字化，然后，通过媒资管理系统对其进行存储、管理以及提供网络传输和利用服务，是建立在标准化体系基础之上的数字化档案。

一、声像档案数字化建设管理的必要性

声像档案数字化建设管理对加快档案管理信息化进程，提高档案资源的现实利用率，提高档案现代化管理水平有着重要意义。延续传统声像档案的保管方式，长此以往，将会在声像资料质量和使用等方面，很大程度上限制其价值的充分发挥。

1、声像档案的储存、保管不利

由于现实中多方面原因，当前声像档案以多种载体并存，保存相对分散且保存环境不够理想，不利于其长期保存。年长日久，其中以感光材料或磁性材料为载体的照片、录像资料等，会因受到光、热、潮等外部因素的影响，质量明显下降；分散保管存储的声像资料也会因人员、设备的变更，造成不同程度的损失。

2、声像档案的检索、利用不便

首先，缺乏科学健全的分类规范和管理体系，从而使得声像档案检索效率低。目前声像资料的分类归档主要凭借岗位工作人员自身的想法，长此以往，自己都难以精确、全面地检索和利用这些声像档案，更不用说后人或其他用户了。其次，设备的不断更新，限制了原有声像资料的充分利用。例如录像设备的淘汰更新，造成旧规格的录像带无法识别播放，造成资源浪费。

如此看来，打造完善的保存环境、标准严格的管理制度、合理有效的存储管理系统，才能使声像档案充分发挥其应有的价值，更安全、长久、高质量地传承下去。

二、声像档案数字化建设的主要内容

声像档案的数字化主要是将模拟信号的音视频以及纸质图像资料转换为数字信息。数字化后的档案信息，进一步在相应设备如媒体资产管理系统中进行科学管理操作。

1、音视频数字化建设

音视频数字化是将模拟信号的音视频经过模数转换，使之成为电脑可以处理的数字信号，一般使用影视后期非编设备、音视频播放设备以及相关处理软件进行处理。数字化后的音视频资料在音质、色彩、清晰度及稳定性方面都会有不同程度的提高。MPEG是一个国际标准的视频格式，主要针对全动态影像，兼容性很好、压缩比高、数字的损失。

2、照片数字化建设

传统照片的数字化，主要利用照片扫描仪以及专用胶片扫描仪，将历史照片、底片经扫描转换为数字图片存储到电脑等设备中，也可用数码相机对其进行翻拍后直接存储。数码照片记录了数码相机传感器的原始信息，同时包括拍摄时所产生的一些原数据。因此，由数码相机拍摄的照片，直接按相关标准整理归档即可。文件格式的选择，无损不压缩文件以TIFF格式为主，有损压缩的文件以JPEG格式为主。JPEG格式文件体积小，扫描速度、传输速度、文件处理效率等大幅度提高。一般的记录性照片、新闻性照片采用JPEG格式归档足以。

3、声像档案数字化信息管理

数字化的信息资源如不及时进行结构化的组织，就会像一盘散沙，无头无序。为此，需要建立声像档案数据库，以便于信息的管理、传输和开发利用。

声像档案数字化信息管理应遵循以下要求。首先，在声像档案数字化过程中描述信息的著录。著录项目、内容、格式等要遵循相关的标准和规范，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定性作用；其次，声像档案数据库建设，要符合国家档案管理的标准，同时又要结合本行业工作实际；再者，健全声像档案查询功能，通过设立主题、关键词、拍摄者、时间、地点等多种查询途径，使用户能够全面、快速、准确地查找到所需要的声像资料。

4、媒体资产管理系统

由于声像资料数字化后的容量大，储存和管理成本较高，同时考虑声像资料的安全备份和遇到的数据迁移等问题，就当前来讲，声像档案现代化管理较为完整、成熟和理想的方式当属媒体资产管理系统。

媒体资产管理系统通过对数字化声像档案的采集上载，利用批量存储、分级存储管理技术对声像档案进行科学存储，通过编目软件对声像档案进行规范完善的编目管理，最终实现检索的快速查找和利用，最终实现媒体内容的最大使用价值。媒体资产管理系统的运作程序主要包括：资料的上载采集（或上传）、编目、存储、管理（检索、利用、审核、授权）等环节。从而实现对声像档案的全面保护、科学管理和最高效利用。

三、声像档案数字化建设管理存在的问题

1、档案人员的综合素质有待完善。档案工作人员除熟练掌握相关档案知识、档案意识外，还应熟练电脑操作、使用相关电脑软硬件、掌握网络相关技术、具备数据库文件管理知识等，具备声像档案数字化建设管理的基本技能等。只有这样，才能更好地进行数字化信息管理，做好数字化资源服务。

2、缺乏标准完善的建设规范。标准化是声像档案数字化建设管理中最实质性的保障措施，它要求对数字声像档案信息资源的“标识、描述、存储、检索、交换、管理、使用等诸多方面作出一个标准完善统一的规范。

3、档案管理中的危机处理。随着声像档案数字化建设管理工作的开展推进，档案部门必将面临存储系统安全、档案信息开放与保密处理等问题。这些问题如果不果断采取措施，及时处理，可能会出现信息资源被删改、档案内容隐私权被侵犯，使用者的信息权被剥夺等问题，从而对声像档案数字化建设产生阻碍，在业界造成恶劣影响。

四、声像档案数字化建设管理建议

1、加强培训，提高认识，完善档案管理员的综合素质。声像档案形象、生动地记录了某一行业的发展历程，是领导决策的依据和参考。加深声像档案数字化建设必要性的认识，提升档案人员的专业知识、综合素质，增强档案人员的法律法规意识，从而确保声像档案数字化建设管理的安全有序开展。

2、制定规范完善的档案数字化建设标准体系。在遵循国家档案管理工作相关标准的前提下，各级声像档案管理部门和具体工作者协力研究，考虑采用与国际接轨的通用性标准，制定切合本单位实际的声像档案数字化建设管理规范，并适时修订标准，顺应时代发展。

3、声像档案的分类和密级管理。对外公开使用的声像档案，应对其内容、价值及权属关系进行鉴定，对是否受知识产权保护、

重要程度、限制开放程度等进行区分，采取档案内容信息加密、访问权限设定等方法进行相应的业务、技术处理。

4、做好软硬件的适时更新。声像档案资料一般都是保存在相应的存储介质上，而任何设备的使用寿命都是有限的，因此要对相应设备进行适时更新。硬件设备更新或增减时，应检查并解决其兼容性，从而避免档案资料出现无法保存或读取等状况。

5、定期、不定期检查。专门负责声像档案的管理员，应做好声像文件资料的存储、读取、登记等工作，做好备份，并建立长效科学健康的监督机制，以确保媒资系统内声像档案的准确性和完整性。

6、做好权限管理。出于安全考虑，媒资系统对检索、利用者必须进行权限设置。管理者拥有高级权限，能够对所有数字声像档案进行查阅、利用、修改、增删，能够独立分配普通权限。普通权限的工作人员，只能进行声像档案的检索查阅。经管理者审核授权后，方可限时下载使用。任何使用者都要严格遵守档案保密等相关规定，这样才能确保声像档案的统一管理和管理系统的安全使用。

参考文献

［1］赵同瑛.数字档案馆建设对档案管理体制的影响［J］.档案天地，2014（6）.

［2］蒋国勇.从数字档案馆建设看我国档案管理体制［J］.档案行政管理，2010（4）.

［3］国家档案局.数字档案馆建设指南，2010（6）.

［4］金波.为什么需要数字档案馆［J］.档案学通讯，2002（2）.

作者简介：

吴晓辉（1981—），男，山东济南人，大学本科，助理研究员，研究方向：科技情报研究。