档案信息化建设的问题及对策探析

刘 晶

(龙江县便民热线服务中心，黑龙江 龙江 161100 )

档案信息化建设的问题及对策探析

刘 晶

(龙江县便民热线服务中心，黑龙江 龙江 161100 )

随着信息化水平的不断提升，我国的档案信息化建设也有了针对性的要求，要改变传统的档案管理手段和管理方法。主要分析当前我国档案信息化建设中所出现的问题，并提出了以人为本的服务理念及档案信息化建设的相关对策，希望可以对我国档案信息化工作起到一定的促进作用。

档案信息化；建设；问题；对策；管理

计算机技术和网络技术现已成为社会各个行业的主要发展手段，在当前的信息社会发展下，档案管理工作要更好地适应社会的发展要求，符合社会发展规律，在此基础上采用先进的档案管理手段来提高档案管理工作的现代化水平。在实际的档案管理工作中，不断思考当前档案管理信息化中存在的问题，并积极的探索档案信息化建设中可运用的方法，进而全面提升档案信息化的社会效率。

1 档案信息化必要性分析

1.1 是电子文件产生和管理的真实需求

随着信息化网络技术的不断发展，在社会各个领域都有网络技术的影子，而在实际的工作流程中，也产生了大量的电子文件，像馆藏档案数字化文件。怎样更好地加快馆藏档案的数字化进程，推动档案的电子化，如何保障档案实体和数据的安全保存等都是当前急需解决的问题。

1.2 是知识资产管理的必然需求

知识资产是一个档案管理部门资产中非常重要的组成部分，这一部分对后续的档案管理发展也起到了非常重要的促进作用。档案管理部门对知识资产的管理也是非常重视的，由于档案管理属于知识资源管理这一范畴，所以知识资产也是我国档案管理部门主要的管理对象。再加上档案管理是进行知识资产的基础，所以进一步做好档案管理中的电子档案管理工作也是适应了当前社会电子信息的实际需求，也有利于我国的档案部门更好地对知识资产进行管理。

2 当前我国档案信息化建设中存在的问题

2.1 档案管理信息系统功能设计上存在问题

由于我国地区与地区之间存在一定的差异，这种差异就导致地区档案管理部门分管的任务会比较多，不同地区的档案管理，其系统也一定要具备跨地域管理功能。但是从我国当前的档案管理情况来看，大多数的档案管理部门所制定的档案管理系统都是分布式存在的，也就是说暂时没有办法做到统一管理。再加上电子文件的类型相对比较丰富，此时就需要档案管理部门设置专门的档案管理信息系统，这一系统能够对异构信息进行兼容处理。除此之外，还要求档案管理系统具备良好的存储能力，这样也方便档案管理人员后续的调查和研究。

2.2 电子信息数量日益增长

随着当前信息化水平的不断提升，很多的档案管理部门也逐渐成立了不同类型的档案管理信息系统，在实际的工作中就会出现大量的电子文件，这些文件在经过一段时间的积累之后，电子文件的数量会越来越多，如果这些电子信息没有及时进行管理，就很有可能会给今后的档案管理带来很大的问题。

2.3 档案管理系统交互性差

档案管理系统的封闭性非常强，但是这一点是不正确的。档案管理系统应该融入到信息化管理平台当中，还要将信息的产生阶段以及使用阶段都记录下来，为档案管理中的各项业务工作提供及时有效的信息服务。

3 针对档案信息化建设的对策分析

3.1 创建档案管理网络

档案管理人员要进一步促进档案信息与电子文件的融合，并形成档案信息数据库，比如说对数据处理的格式标准、信息输出标准，等等。只有严格规范档案管理的标准，才能够进一步确保我国档案管理的数字化管理进程不受影响，数字化档案的传递才能够真正的实现标准化管理，进而提高档案管理工作的质量和整体效率。

3.2 档案的数字化加工需要考虑成本和实际所需

在档案的数字化加工中，一定要注意地方档案部门的实际情况，除此之外，还要结合档案管理部门实际的加工成本来进行综合性考虑。这样也为确保数字化档案管理提供了有效的帮助。档案管理人员需要做的就是突出档案管理的重点区域，选择那些影响范围较大、利用价值较高的档案来进行数字化处理，以此来进一步促进档案数字化的有序开展。

3.3 建立档案采集系统

在对档案采集系统进行建立之前，要先建立一个综合性的档案管理采集制度，并运用档案管理采集制度作为档案管理的基本依托，进一步规范档案管理信息中的各种行为，对采集的单位、内容和时间都有非常严格的要求。

除此之外，由于档案采集工作与实际的档案管理流程之间是非常紧密的。因此，档案管理采集系统要做好自身与其他档案管理部门之间信息的有效融合。由于所涉及的档案部门工作人员非常多，所以要坚持团结协作的精神，进一步加强档案管理中各个部门的配合与沟通，相互促进，相互支持，有效保证档案采集工作能够顺利实施，档案管理中的各项规章制度也都能够真正的落实到实处。

3.4 档案信息化建设要做到以人为本

为广大用户服务是档案工作的唯一主题，因此数字档案的建设也一定要坚持以人为本的原则，一方面对档案进行管理可以为领导层以及决策层提供指导性的意见和建议，另一方面还能够为科研生产以及各项业务进行服务。所以，要想全面提升档案信息管理的水平和服务水平，档案信息化就一定要以一个全新的技术手段改变之前传统的文件传输、接收以及加工控制等流程，而且一定要通过数字化技术和多媒体技术实现档案管理信息的共享，让档案信息能够真正的摆脱地域以及时间的限制，而且档案信息化建设工作的开展是否到位，还要从其利不利于考核入手进行分析。基于此，档案管理人员要先了解档案管理中的核心任务，把握档案人员的实际工作需求，并紧紧围绕着档案管理单位的核心任务去安排组织工作。在工作的过程中始终坚持以人为本的人本主义思想，加强对用户需求的调查，这样对于服务档案管理中的各项业务也是非常有帮助的。

当前的社会是信息时代和网络时代共存的社会，信息化已经是目前社会经济发展的主要趋势，也就是说档案信息化建设也是档案管理领域面临信息全球化的必然选择。同时也关系到我国档案事业的兴衰，可以说我国的档案信息化建设的任务非常重，档案的信息化建设成为我国主要的档案管理发展趋势，而档案的信息化建设也是在适应社会发展的基础上形成的一项长期且艰巨的建设项目。

4 结语

信息化的实现并不是档案管理中的某一个部门就可以实现的，也不是凭借着某一个档案管理技术人员工作就能够实现的，与此同时还要求档案管理中各个业务部门之间相互配合，进而实现档案管理信息的有效采集，实现统一管理。

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Problems and countermeasures of archival informatization construction

LIU Jing

(Longjiang County Convenience Hotline Service Center, Longjiang 161100, China)

With the continuous improvement of information technology, China′s archival information construction has also been targeted to change the traditional means of file management and management methods. This paper mainly analyzes the problems in the current information construction of archives in our country, and puts forward the people-oriented service concept and the relevant countermeasures, hoping to play a certain role in promoting the archives informationization.

Archives informatization; Construction; Problem; Countermeasure; Management

2016-09-23

刘晶(1986-)，女，中学二级教师，学士。

G270

B

1674-8646(2016)24-0072-02