批注功能在审稿流程中的应用浅析

邓　雯，刘林霞

(1. 武汉暴雨研究所《暴雨灾害》编辑部，湖北 武汉　430205；2. 湖北省气象学会，湖北 武汉　430074)



批注功能在审稿流程中的应用浅析

邓雯1，刘林霞2

(1. 武汉暴雨研究所《暴雨灾害》编辑部，湖北 武汉430205；2. 湖北省气象学会，湖北 武汉430074)

探讨了WORD批注功能在编辑初审、专家外审和主编终审中的优势。批注式审稿可提高编辑初审效率和专家审稿质量，审稿意见更全面、准确、具体、直观。优化了作者、编辑、专家的沟通和互动，可缩短作者修回时间，提高稿件修改质量，从而有利于科技期刊整体质量的提高。

批注功能；编辑初审；专家审稿；审稿质量；修回效率

审稿是编辑流程中至关重要的环节。审稿质量和审稿效率的高低与期刊整体质量和竞争力息息相关[1]。目前国内科技期刊惯用的审稿流程普遍为责任编辑初审、同行专家外审、主编(或编委会)终审的三审制。如何在上述几个审阅流程中实现客观准确、全面具体、优质高效，给作者提供科学合理、中肯到位、清晰明了、易于操作的返修意见，缩短出版周期，是期刊工作者一直关注的重点课题。笔者总结十余年的编辑工作体会，通过分析和比较不同的审稿方式和返修流程的利弊，认为利用WORD的批注功能实现批注式审稿，是在现有科技条件下提高科技期刊审稿质量和效率的最有效方法。

1　批注功能概述

所谓批注，又称评点，是我国古典文学评论的一种形式，起源于南宋，在明清时期较为盛行的一种边阅读边圈点的读书方式。即读者在文本上用符号、文字写出自己的体会或感受[2]。20世纪90年代后期以前，科技期刊编辑在纸质文本上初审、校对时，对文中的错误或疑问进行圈点，在相应文字旁标记自己的疑问或修改建议的过程，也属于批注过程。

随着信息技术的不断发展，当前稿件的审阅均在计算机上进行，本文讨论的批注功能，是指编辑或专家在论文的审阅和修改过程中，使用WORD的“审阅”工具栏的批注功能，对某一文字添加独立批注窗格，在窗格中提出疑问或修改建议的过程。WORD的批注由批注标记和批注内容两部分信息组成。批注标记清晰地显示错误或不妥之处，批注内容则为审阅者的评点文字。

2　批注在编辑初审中的作用

初审是责任编辑对稿件的初步鉴别和筛选的过程。出于对作者的高度负责，责任编辑对所有来稿，不论篇幅长短，质量高低，都必须认真审阅，可以说初审者的阅读任务相当繁重。如何缩短单篇稿件的审阅时间，如何精准地指出问题，提出建议，如何让作者一目了然地明白编辑的修改建议，是初审编辑的追求，也是作者的愿望。笔者从事编辑工作十几年来，尝试、比较过多种不同的初审方式，认为采用批注方式进行初审，从个人的审稿效率、作者的修改质量、修改速度和反馈意见来看，该方式明显优于传统的条列式审稿。其优势主要表现在以下几方面。

1) 定位性强，编辑书写意见更便捷。编辑在审阅过程中，发现疑问或不妥之处，便可直接选定相应的文字，建立新的标注，在批注窗格中填写具体看法和意见。不用另建新的WORD文档书写审阅意见，更不用前后翻页去细数问题所在的页码、段落和行数。书写初审意见时，不用再去详细描述问题所在的具体位置，也不用重复输入有疑问的具体文字内容，大大减少了文字录入量。这样就无形之中节省了时间，提高了编辑的审稿效率。

2) 作者修改更具针对性。作者收到带有批注的初审意见后，可以一目了然地浏览审稿意见，在相应的批注标记处进行修改，并可在批注窗格中进行简短的回复，不用像过去一样，逐条核对修改意见，在文本上寻找有疑问的段落和行数；而且前文修改之后，后文的版面发生变化，再查看编辑指出的页码和段落，非常费时费力；相较于条列式审稿意见，文稿修改完毕后，作者还需另建WORD文档，对逐条意见给出相应的回复，这些均增加了作者的修改时间和难度。批注式审稿意见还有一个优点，就是意见更明确和具体，作者修改起来更加得心应手，可见，批注式审稿，可节省作者的修改时间，提高修改效率。

3) 编辑与作者的沟通更顺畅。条列式修改意见，与作者的沟通主要通过作者提供的“对审稿意见的逐条答复”来实现，双方无法达成共识时，则通过电话，QQ或微信再次沟通。沟通时尚需对照修改意见的条目，查看相应的修改内容。而批注窗格可快速实现编辑与作者的互动交流，即编辑采用批注对某一细节提出质疑，作者在同一窗格中予以回复，只需寥寥数语[3]，非常便捷，编辑复查起来也更加直观和方便。

3　批注在专家外审中的作用

编辑部将稿件送同行专家外审时，均会提供给专家本刊的专用审稿单。一般来说，审稿单的设计基本上大同小异。大致包含稿件基本信息，审稿要求及对稿件的综合评价三部分内容。审稿人一般从论文的创新性、科学性、实用性等方面给出综合评价，然后再给出条列式修改建议。毋庸置否，大多数专家审稿是科学严谨的，他们给出的评价也是客观准确的，对文中的不妥之处也会一一指出。但也有一些审稿人员，他们或学术风格、治学态度、性格特征各异，或科研任务繁重、时间有限，反馈给编辑部的审稿意见也各不相同，有些意见寥寥数语，过于简捷，让编辑难以准确理解[4]；有些仅对作者的研究方法和结论进行简单复述，然后加一句“可以录用”或“分析简单，不宜刊用”等文字，缺乏具体的修改意见或评价，让编辑无所适从。为了减少此类“无效审稿”现象的发生，笔者建议外审专家也尽量尝试批注式审稿方式，理由如下。

其一，批注式审稿有助于审稿人深入理解全文并发现问题。外审专家采用批注式审稿方式后，可以避免因工作繁忙而粗略浏览摘要和结论后即匆忙下结论的现象，因为批注时要求审稿人思想高度集中，认真阅读、方能准确批注[5]。审稿人采用批注式审稿，即在逐行阅读文章(而不是一目十行)时，一旦发现问题，即可随手标注，简单方便，省时省力。给出的审稿意见对作者而言，也更加具体和直观，针对性更强。

其二，有利于作者、编辑和审稿人的互动。利用批注窗格的回复功能，可以便捷地实现作者、编辑和审稿人对某一问题和疑问的一问一答，阐明相互的观点和看法。编辑和审稿人在查看修改稿时，可以一目了然地看到修改之处，省去了对应逐条修改意见查找、核对修改情况的麻烦。更可有效防止作者的学术不端行为。编者在复审稿件的过程中，发现少数作者在逐条意见回复中，存在不诚实的现象，如对某条建议未按专家意见加以修改，却在回复中答复为“已修改”，这需要编辑或审稿人对全文进行“再审阅”，“再发现”，因而费时费力。

此外，对于需要复审的稿件，尤其是作者修改时间偏长，专家对稿件内容和当初审阅意见已淡忘的稿件，审稿人不用从头至尾再次审阅全文，仅需对照批注意见，便可快速查看当初所提建议及修改是否到位，大大节省了专家的工作量。

其三，有助于编辑专业知识的提升。随着学科分支的精细化及交叉学科、边缘学科的涌现和科学技术的不断更新，编辑的知识和信息更新速度很难紧跟时代的发展步伐，往往不能很好地把握稿件中的专业知识的准确性和创新性，加之部分编辑并非本专业人士，缺乏相应的专业知识，通过作者对专家提出问题的回复，编辑可以学习到新的专业知识，从而进一步提高自身的综合素养和工作能力。

同时，编辑在复审、加工修改稿的过程中，通过认真比对、反复揣摩和思考专家的审稿意见与自己初审意见的异同，可及时发现自身知识的欠缺点和漏洞，长此以往，必能博采众长，练就一双慧眼，更高效地识别稿件的优劣[5]。

其四，有利于青年人才的成长。专家给出的全面而具体的批注式审稿意见，较之过去条列式的审稿单，对初次撰写论文的年轻人或在校学生而言，更具针对性和指导性，细致的修改建议可以启迪他们的思维，提高其科研能力；编辑在初审和复审中，侧重于从文章的条理性、逻辑性和论文写作规范等方面提出详细的修改建议，年轻作者如能仔细领会和揣摩，则对其科技论文写作水平的提高大有裨益。

需要指出的是，外审时采用批注式审稿，专家侧重于细节问题，即主要对文中的瑕疵和不足之处提出疑问和建议，缺少对论文整体水平的综合评价，编辑和主编无法得到整篇文章的科学性、创新性、实用性等方面的信息。最佳的外审方式是审稿单式与批注式审稿的有机结合。这样既可了解论文的整体质量，又能细致指出文章的小错误和不合理之处。

4　批注在终审中的作用

大多期刊的主编均由单位行政负责人或资深学者担任，他们中的多数同时承担着科研和行政职务，工作异常繁忙。需要用最短的时间审阅一篇论文并决定其取舍。按照传统编辑流程，主编终审时，一般责编会提供两位外审专家的审稿单原件、作者的修改稿、作者对一审和复审意见的逐条回复、编辑对稿件修改是否到位的说明等一系列文件，主编需一一查看。而批注式审稿，则将编辑、专家的审稿意见和作者的回复整合在一个文档上，主编终审时，只需重点浏览批注窗口的内容，即可清楚看到专家的审稿意见及作者的修改内容和回复，不用再细致查看5～6个WORD文档，在审阅的同时，主编将终审修改意见直接标注在作者的稿件上即可。这可大大提高终审效率。

5　结语

在科技期刊的初审、外审和终审中采用批注式审稿方式，可以节省审稿时间，提高审稿效率，给出的修改意见更加全面、具体、直观，作者返修效率更高。在实际操作过程中，初审和终审采用批注式审稿比较容易实施，由于外审专家的年龄层次不同，工作繁忙程度不一，审稿习惯各异，目前存在一定的执行难度，尚需慢慢引导和推广。

[1]邓雯.论编辑在提高审稿质量和时效中的能动作用[J].长江大学学报(社科版)，2010，33(4):16～118.

[2]周剑波.小批注 大学问[J].文教资料，2005(23)：143～144.

[3]季魏红，贾建敏,毛文明.合理利用批注 提高编辑效率[J].编辑学报，2015,27(1)：53～54.

[4]季魏红，贾建敏，吴飞盈，等.利用批注功能提高学术期刊审稿质量[J]. 编辑学报，2015,27(5)：449～450.

[5]邓雯，闵爱荣.提高科技期刊专家审稿质量和时效的编辑作为[J].长江大学学报(社科版)，2014,37(8):87～89.

2016—05—13

邓雯(1968—)，女，高级工程师，硕士，主要从事科技期刊编辑研究.

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1009-2714(2016)03-0214-03