存货盘点实务探析

范爱理，胡 勇

（安徽交通职业技术学院，安徽 合肥 230000）

存货盘点实务探析

范爱理，胡 勇

（安徽交通职业技术学院，安徽 合肥 230000）

介绍了盘点管理的要点，主要包括明确仓库盘点的目的、全面认识盘点方法、进行仓库整理、召开盘点会议、现场盘点、盘点结果处理，并提出了为保证盘点高效率、高质量地完成所必需的仓库盘点管理方法与技巧。

存货；盘点；账务

1 引言

存货是企业流动资产的重要组成部分之一，存货管理的好坏与企业的发展息息相关，直接影响到企业的经济效益，也体现了企业的经营管理水平。存货状态要通过盘点确认。作为仓库管理中的重要组成部分，在日常管理中，盘点的重要性常常被仓库主管们忽略，认为只要保证了出入库的准确性，库存数据肯定没问题。殊不知，哪怕最微小的一个误差（这个误差不一定是仓库管理人员造成的，也有可能是上下游客户造成的），日积月累，就可能产生连锁反应，造成库存数据的巨大偏差。

所谓盘点，是指定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业，即为了掌握货物的流动情况（入库、在库、出库的流动状况）及状态，对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对，以便准确地掌握库存数量[1]。企业之所以要进行盘点，其目的主要包括以下四点：一是进行实物清点；二是进行财务与实物的对比；三是监控库存产品状态；四是评估仓库管理水平[2]。仓库盘点不仅是对库存状态的一种监控，更是总结过去与规划未来的关键环节。

2 盘点的分类

按盘点周期不同，盘点方法有日常盘点法、月度盘点法、年度或半年盘点法。

一般来讲，几乎所有公司每年都会进行一次年度盘点，除了清点物料之外，其另一个重要目的就是结合财务审计和年度核算，盘点企业财产，并结合盘点结果对公司财产库存状况进行调整。

按照盘点方式不同可以分为动控盘点法，即对某个周期内有出库或入库动作的货物进行盘点；循环盘点法是采用循环机制，在盘点周期内，对仓库内所有物品进行盘点，不过需要注意的是在循环周期内，不能出现盘点重复和盘点遗漏；期末盘点法，即在某个时间周期期末，对这个仓库的物品进行全面盘点，是规模大、耗费时间、人力多的盘点方法。

一般情况下，日常盘点法会结合动控盘点法、月度盘点法会结合循环盘点法、年度或半年盘点法则会结合期末盘点法使用。

不同盘点方法，其规模和难易程度存在很大差异，程序也略有不同。但总体来讲，各种盘点方法总的程序都可以从最复杂的盘点程序中抽取。因此，本文将重点讨论最全面复杂的年度期末盘点。

3 仓库盘点的注意事项

无论是年度盘点还是期末盘点，其管理都是一项大工程，为了保证盘点高效率、高质量的完成，前期准备工作是盘点必不可少的程序。

3.1 盘点前准备充分

首先，盘点前组织员工进行仓库整理，将货物分类放在指定货位，使货品摆放符合仓储原则和仓储规范。仓库盘点时要对应货位清点货品数量，如果仓储货位混乱且盘点前未进行整理，不仅会影响盘点效率，而且容易导致盘点失误影响盘点的准确性。因此，在大规模仓库盘点前，一定要进行仓库整理，避免仓库混乱造成的盘点效率和准确性降低的情况。

其次，召开盘点会议，商讨和准备盘点现场的相关事宜。一般来讲，盘点会议主要内容有以下几个方面：

（1）形成盘点小组，正常情况下，每个盘点小组都必须有物流部和财务部人员参与。因为盘点要呈现仓库货品和财务数据之间的对比状态，盘点人员须承担一定责任。所以如果财务部人员不能参与盘点，就必须要有相应管理人员参与其中。另外，盘点小组人员规模应根据盘点规模及要求确定，一般不少于2人，但也不宜过多，因为人员冗余，会降低效率，所以常见的小组人员为3人。

（2）选择盘点程序非常熟悉的培训师，向盘点人员讲述盘点流程及注意事项。

（3）在现场盘点中，每个小组的盘点分区是不同的，在培训时要在培训会议上向盘点人员准确传达其各自的盘点范围，注意盘点范围不重叠，更不能遗漏。

（4）分发盘点表格。盘点表是盘点的重要工具，如果设计不好，不仅会增加工作量，影响盘点结果的准确度还会导致现场记录的混乱，给盘点结果的整理和数据确认带来困难。所以在设计盘点表时，应注意几个问题：第一、盘点表一定要简单，不能把不需要的信息列在表上；第二、确保盘点表上的数据一栏没有空白栏，即账上反应的库存物品的储存数量不能出现在盘点表上；第三、如果盘点表将物品的名称、规格、型号、商品代码、库位信息全部显示，最后一定要留备注栏，一旦在现场盘点时发现表中未记录的物品，盘点者就可以将其详细信息填入备注栏。

最后，明确盘点奖惩制度。对于已签字确认的盘点人员、复查人员无故缺席的有明确的奖惩。

3.2 盘点实施

现场盘点是盘点工作的实施阶段。进行现场盘点时，应注意以下几点：

（1）区域确认错误，会直接导致盘点结果错误，所以盘点前小组成员必须准确无误地确认自己的盘点区域；

（2）以三人小组为例，盘点小组的人员分工一般为一人记录，另外两人进行现场清点，两人清点结果完全一致时，就形成某一货位上货品实际盘存记录数。需要注意的是，在盘点过程中，三个人的工作可以循环互换。比如某些区域选择A记录，另外几个区域就是B记录，其他两人盘点。

（3）记录清点过程。例如某服装按箱仓储，每箱20套，在清点某个货位上的货品时，如果某个货位上是完整的1箱，记录清点结果时应记录为1*20，如果货位上是1整箱和5套未装箱的零散服装，清点结果就是1* 20+5。只有这样完整的呈现盘点过程，保证现场盘点的准确性和真实性，才能在核查时更加快速准确地找出错误出现的根源。

（4）为了使盘点结果100%准确，每个区域由两个小组分别进行盘点，如果两次盘点结果完全相同，那么就可以采纳这个盘点结果，如果结果出现差异，就要对其进行复核。现场盘点时，要完整的规定两个小组的行走

路径，原则上讲，两个小组不能同时从相同的方向对同一区域进行盘点，因为当两个小组以相同路径对某一个区域进行盘点时，很有可能在盘点中使用同一个盘点结果，如此一来两个小组对同一个区域盘点的效果就达不到了。

（5）现场盘点时除了要记录货位上货品的数量，还要正确处理盘点过程中发现的异常情况。一旦在盘点过程中发现包装破损、产品残损或过期等情况，应及时在盘点表备注栏详细记录产品状态；若在盘点过程中，发现盘点表未记录的货品，也应及时备注在盘点表的空白处。

3.3 临时事件处理办法

仓库在盘点期间，如果碰到必须的货品收发，比如急需的供应商送货，成品的入库及客户送货，通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天（到达下一个月份），并对入库的原料进行隔离处理（不参与盘点），对出库的成品在发货前盘点（需参与盘点），目的就是在这种紧急情况发生时，避免造成账务的混乱和实物的不相符，保持账务逻辑关系的顺畅。

4 盘点结果的汇总分析

盘点结果处理的关键就是账务处理，而盘亏盘盈就成为企业账务调整至关重要的影响因素。盘亏就是实际盘点的数量比账存数量少，盘盈则反之[3]。一般来讲，企业对账务调整有严格规定，只有在期末盘点、年度或半年度盘点中发现账务与实际不符，才能进行库存财务调整，也就是说，库存账务调整不是物流部独自实施的，而是经过一个完整的申报程序得到上级批准之后才进行的，如此才能保证公司各个账务之间的完整性和统一性。

在实际盘点过程中，盘点结果出现差异分析主要有以下几种：

4.1 出货或入货数量错误

（1）出库时货品少发造成的盘盈，这时要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该货品的出库记录，和收货人及时联系，找到是哪一笔出库单少发了，并商量解决办法。大多数情况下，收货人收到的货物有缺失，一般都会及时联系仓库或者货主单位。（2）入库时多收了货造成的盘盈，多收了货而没有记录入账，导致实物库存比账面库存多，这种情况有以下处理方法：第一，如果是货主单位知道多发的情况，可以修改当时入库单，增加入库数量。第二，补充入库单，并在入库单的备注里，详细描述入库的原因。第三，货主单位也没有记录的情况，这时候要做盘盈入库，并且通报货主企业。（3）出库未记账造成的盘亏，主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。往往在仓库业务比较繁忙时，由于一些特殊的原因（比如私下打白条出库），仓库实际发货了，但没在账上体现。造成的结果就是，仓库实物库存减少了，但账面库存因为没有记账没有减少，由此造成盘亏。（4）如果是正常出库超发了，则要找到原始出库单，修改出库单的出库数量（增加账面上的出库数量）。（5）如果是忘记做出库登记了，则要及时补填出库单据。（6）如果是退货出库（返还给货主单位）没有做登记，则要及时找到退货依据，及时补登退货出库记录，同时要求货主单位做好退货接收的补登手续，以保证双方账目上的一致。

降低和控制噪声的措施主要有：防止油液中渗入空气；防止泵和阀产生“气穴”现象；防止管道内产生紊流和涡流；减小或吸收管道内的压力脉动；设置防振垫(或支架)及有关隔振措施等。

4.2 出入货物品类错误造成的两项差异

仓库里存在同品种多规格、包装数量不同的货物，仓管疏忽大意就容易出现错拿、漏发或混淆，也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因，把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏，而A商品出现盘盈。这种差错往往是通过盘点发现的。由于发错货造成的换货处理，要及时找到A商品的出库记录，找出是哪一单拿错了货，然后做换货处理。换货操作是在账外处理的，因而换货操作产生的费用，也应该在账外处理。

4.3 客户退货记录未填造成的差异

客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货，货主企业再通知仓库负责接收。但实际操作中往往是相反的，是仓库先收到货，而货主企业并不知情，这时就要及时和货主企业沟通，及时做退货登记。如果是退货记录未登记，则及时补登退货记录，并和货主企业通报核对退货信息。如果发现有瑕疵品（退货原因大多是因为出现瑕疵），则要及时做次品标识，或者冻结。

4.4 破损处理未记账造成的盘亏

主要是日常管理中发现的货品质量问题，做了实物

处理，但未及时做账务处理，导致实际数与账面数不符。（1）因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃，但没有做损毁品的出库账务处理，这时账务上（WMS）要及时做“减库”操作。其一是可以做退货出库，将废弃的货品出货给货主企业（哪怕是丢弃，也可以算作是出库给货主企业）；其二是如果损毁责任由仓库企业承担，则出库的收货单位是仓库企业（相当于是仓库企业按照约定的价格买下了损毁的物品）。（2）因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离，这时要及时在WMS账务上做隔离标记。一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区，同时在WMS账务上做次品移动记录。

由于小数点误差造成的数量差异，一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面，通过增加虚拟入库（哪怕这个入库数量只有零点零几的内容）来平衡这点误差。

5 对策与措施

5.1 完善仓储管理制度

针对日常工作流程和盘点发现的问题，进一步完善仓库管理制度，促使各项工作在高标准下按程序进行，修订一套有章可循的管理制度，严格考核标准和奖惩机制。如入出库制度、货位管理制度、盘点制度、奖惩制度、考核制度等。

5.2 实施货品盘点重点分类和精细化管理

货物盘点精细化管理是运用程序化、标准化和数据化手段，使组织各单元精确、高效、协同和持续运行。这有助于增强货物盘点的准确性，能够更有效地发现盘点中存在的问题。

（1）合理安排盘点时间。盘点尽量在大批发货结束后进行，目的是减少发货数量，保证盘点工作准确、高效地完成。

（2）合理确定盘点范围。由于盘点是一个耗费时间和费用的事情，所以要想办法控制时间、控制范围，可以根据货品的价格高低以及周转量将货物分为A、B、C三类，分类进行盘点。

（3）合理修订盘点流程。这有助于将货物盘点工作规范化、程序化，同时避免了盘点的随意性，树立盘点人员规则意识。要充分做好盘点前准备，对货物进行整理，同时做好货物破损、变质等清理工作。打印盘点表并分发到相关各区域，盘点人对盘点中出现的数量盘亏及时进行复核，保证盘点的真实性和准确性。确认无误后用正负号在盘点表中标注盈亏数量，盘点人、区域负责人在盘点表上签字确认，将盘点表统一交上一级管理。

（4）合理摆放货物货位并有醒目提示。为了避免工作人员从速心理和惯性思维，每次货物上架时，都要严格按“先进先出”的摆放原则，以利于存新发旧。同时，把同品种不同规格、包装、名称相似、颜色搭配、形状大小都极相似的货品，用各种颜色进行标示。

[1]范爱理.仓储管理实务[M].北京:人民交通出版社,2012.

[2]薛威.仓储作业管理[M].北京:高等教育出版社,2012.

[3]罗书林,刘翠芳.仓储管理实务[M].沈阳:东北大学出版社, 2014.

Discussion on Inventory Counting Practice

Fan Aili,Hu Yong
(Anhui Communications Vocational&Technical College,Hefei 230000,China)

In this paper,we introduced the key points in the inventory counting practice,including its purpose and method,the keeping of the warehouse,the inventory counting conference,in-situ counting,counting result processing.Next,we proposed the necessary methods and techniques for the high-efficiency and quality completion of the inventory counting task.

inventory;counting;finance

F253

A

1005-152X(2016)10-0022-04

10.3969/j.issn.1005-152X.2016.10.007

2016-09-05

2012年安徽省省级质量工程教研项目阶段性成果（2012gxk157）

范爱理（1963-），女，安徽合肥人，副教授，研究方向：物流管理；胡勇（1978-），男，安徽宿松人，硕士，讲师，研究方向：物流管理。