基于“互联网+”思维的智慧档案建设策略研究

李媛媛

摘 要：随着经济的发展、社会的进步，建立数字化的管理系统已成为现今时代发展的方向。基于互联网技术的发展，数字档案馆的建立早已成为可能。智慧档案是满足现今人们需求的又一新型模式。智慧档案是数字档案发展的高级形态，而“互联网+”的思维在一定程度上促进了智慧档案的建设。因此，本文通过对智慧档案的基本内涵的了解，提出在“互联网+”思维基础上建设智慧档案的策略。

关键词：互联网+；智慧档案；教育行业档案

档案的数字化、电子化要求建立数字档案馆。数字档案馆的建立使众多的档案信息得到良好的处置，使档案信息的管理和保护更加完善，调看档案的时间进一步缩减。在“互联网+”的时代，传统数字档案馆已不适用与现今社会的需求，智慧档案的建设成为满足当代人们需求的另一途径。因此，建设智慧档案要全面了解智慧档案的基本内涵。

1 智慧档案的基本内涵

智慧档案是充分运用现今的科学技术，对档案进行整合，分析档案中的潜在价值，为智慧城市提供应有的服务的一种档案管理形态。智慧档案的建立需要依托智慧城市系统，通过智慧城市系统对传统的数字档案进行整合[1]。再其整合过程中充分利用“云计算”“大数据”“物联网”等先进技术，利用技术将档案进行智能管理，从而满足现代城市对档案运用的要求。智慧档案是将智能感知与智能处理相结合，将新兴技术运用到构建档案体系中，通过自动识别、自动处理促进档案管理与运行。在处理过程中针对大量的档案信息，智能档案可以充分挖掘其内在联系，寻找其潜在价值，通过一定的总结报告形式，为决策者提供相应的服务。

2 “互联网+”思维的具体内涵

“互联网+”思维是由李克强总理提出的，其具体内涵是在互联网等先进技术不断发展的情况下，利用互联网的沟通零距离以及全民网络化为思维方式，改变传统的行业环境。其现实意义是在进行改革创新的过程中，运用互联网进行交流距离的进一步缩小，交流空间进一步扩大，改变传统的观念，以“突破、创新”为理念，增加跨区域、跨行业合作的可能，加大改革的深度和广度。对于档案管理行业来说，改变传统的档案管理方式就要引入“互联网+”的思维，推进智慧档案建设，从而打造档案管理的升级版。

3 在“互联网+”思维基础上建设智慧档案的策略

3.1 建立档案云

互联网的逐步发展使“云计算”这一新型技术逐渐出现在人们眼前，“云计算”既是一个计算系统也是一个储存系统，在共享的前提下，“云计算”拥有大量的软件资源和硬件信息，这些资源多数具有虚拟化和易扩展的特性。教育行业从事档案工作可以积极利用“云计算”建立“档案云”。在建立教育行业的“档案云”过程中，首先要将各地方、各区域的教育信息、教育档案进行云端的储存，运用相应的软件程序为档案提供计算能力以及储存空间。在“档案云”中，每个孤立的档案经过计算之后形成相应的内在联系，从而使教育行业的档案管理工作日趋一体化，系统化。

3.2 充分利用物联网进行档案智能感知

物联网是将物品与互联网相结合，丰富了互联网的应用范围，是通过信息交换形成的集智能识别、自动定位和智能管理的一种网络。教育行业从事档案工作的人员可以通过RFID技术将档案位置、密集架等与互联网联系在一起，从而形成关于教育档案的动态感知的物联网。其工作过程是：具体的教育档案脱离原有的位置时，门禁系统便会自动识别档案的编号，在识别信息过后生成信息，与数字档案馆进行交互，从而更新数字档案馆的信息，在更新之后将监控信息进行存储，方便监督人员的检查。利用物联网进行档案的智能感知改变了传统的人工认证、人工检查，使整个档案管理过程简单、快捷，减少由于人为原因导致信息录入的错误现象。

3.3 利用大数据技术，开发档案的内在价值

智慧档案的建立需要大量的数据作为支撑[2]。通过对数据的分析达到“智慧”的目的。利用大数据技术，开发档案的内在价值，要以服务民众、方便民众生活为一切工作的出发点，根据民众需求对大数据进行分类和筛选，从而形成数据仓库，为挖掘数据潜在的价值提供基础。在数据仓库形成之后对数据进行阶段性的考核，对不适用于公众需求的部分进行整改、优化。在优化过后挖掘档案的内在价值，并预测其发展的大致趋势，为决策机关提供科学的数据分析。

3.4 充分运用人工智能技术，改变查档体验

智慧档案服务与公众主要通过满足公众的社会需求[3]。其需求的满足状况通过查档体验便可知晓。充分运用人工智能技术改善公众的查档体验。在查档方式上运用先进的指纹扫描模式，对查档公众进行指纹采集，将指纹与个人教育信息结合，使公众在查档时减少了不必要的手续，使整个查档过程方便、快捷。在检索方式上运用语音查询技术，方便公众对具体档案的检索。对多次查询的结果的公众进行智能化的分析，根据其爱好推送相应档案，使查询更快速。

3.5 增加移动终端的运用

各种PC终端的普及，使互联网的移动性增强，教育行业从事档案工作的人员应该积极顺应潮流发展趋势，将档案查询充分融入到公众的PC终端中，建立移动终端的档案查询平台。另一方面，教育行业从事档案工作的人员要加强自主创新能力，将档案查询转化为软件商城中APP，公众通过APP的下载和注册，查询自己的教育档案。

4 结论

综上所述，在“互联网+”思维基础上建设智慧档案，首先要正确认识智慧档案的基本内涵以及“互联网+”思维的具体内涵，在充分了解的基础上建立档案云，充分利用物联网进行档案智能感知，利用大数据技术、开发档案的内在价值，充分运用人工智能技术、改变查档体验，增加移动终端的运用，使智慧档案得以建立，满足公众对于档案查询的需求，从而方便人们生活。

参考文献

[1]本刊讯.浙江省档案局（馆）举办智慧档案建设专题报告会[J].浙江档案，2015，03（01）：18.

[2]傅荣校，施蕊.论智慧城市背景下的智慧档案馆建设[J].浙江档案，2015，05（02）：14-17.

[3]郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理，2013，04（03）：21-23.