基层疾控机构计生档案管理方法探讨

黄珠珠

摘 要：目的 通过对市疾控中心2011-2014年度个人计生信息档案的收集整理实践，探讨兼职计生工作人员提高工作效率的办法。方法 根据“泉州市单位人口与计生管理系统”的运行特点，制定适用本单位实际情况查询表格和编制相对应的个人计生档案号。结果 与原来的工作程序比较，科学有序的档案管理方法能使兼职人员在杂又多的工作中随时进入工作状态，方便查阅利用，及时跟踪补缺补漏。结论 编制个人计生档案号管理单位的个人计生档案简单易行，适合基层使用。

关键词：疾控机构；计生档案管理；Word软件

作为世界第一人口大国，我国人口与计划生育工作始终是常抓不懈，作为基层单位，计生工作既是必不可少又要时常更新，在人员婚育情况的不断变化下，对计生工作者提出挑战——如何既快又准确地滚动婚育情况档案资料，通过在不断的实践中摸索出科学的方法和策略。本文探讨用新方法管理个人计生档案，实现信息的完整性，提高工作效率及管理质量。

1 材料与方法

1.1 资料来源

2011-2014年度单位个人计生信息资料（包括两查、婚育变化、新进、调动、退休、辞职、临时工等个人计生情况变化相关资料）。

1.2 方法

用Word软件编制“市直单位干部职工（含合同工）花名册、计生档案排查表、人员两查情况表”等相关表格，在表格中录入相关对应个人计生信息，对照表格内容及时跟踪补缺补漏。编制个人计生资料档案号。

2 结果

2.1 信息更新滚动及时

计生工作有别于其它工作，它既属于动态管理又因为它的特点要及时跟进随时变化的婚育信息，例如：在2010年泉州市计生办建立“泉州市单位人口与计生管理系统”这个平台，市疾控中心初次用计算机录入个人计生档案资料，随着时间的推移，要想了解2014年的单位计生婚育情况，就可以通过用Word软件编制的“ 2014 年泉州市疾病预防控制中心计生工作摸排情况一览表”，对单位个人计生信息情况就一目了然，并且可以根据所提供的信息做到及时跟进补缺补漏，充实完善“泉州市单位人口与计生管理系统”中本单位个人计生信息，见表1。

2.2 方便查阅利用

通过专用互联网渠道进入“泉州市单位人口与计生管理系统”可以及时查阅相关人员计生信息并下载表格，为单位和个人在评先评优、职称评聘、提拔、调动、入党、劳动模范、各级党代表、人大代表等各方面工作的需求提供计生系统检索及利用。

2.3 收集整理迅速

根据单位科室不同的特点建立文件夹后为每个计生档案统一编号并写在对应职工档案袋右上角，为此减少了在时间少而要及时查阅纸质资料或入档时找不到个人档案而烦恼。比如，各个单位的计生工作是随时与市计生系统互动的，每年也必须将本年度所收集整理的纸质计生资料上交计生办档案室审核后，再将一式两份中的一份依据个人计生档案编号装入对应的档案袋存档，另一份回本单位后装入个人计生档案袋，避免为两次入档寻袋而浪费时间，缩短整理入库归档的时间。

2.4 提高工作效率

面对单位人员婚育状况不断变化的情况下，要及时跟进更新的需要和特点，兼职做计生工作的时间有限，又无法及时对计生资料进行滚动，就需要根据编制的“泉州市疾病预防控制中心计生两查情况表”来收集两查纸质资料并手工记录后再利用每月固定几天的工作空隙30-60min进入“泉州市单位人口与计生管理系统”网站进行对应的资料录入工作，这种工作方法能提高兼职人员的工作效率和管理质量。见表2。

3 讨论

一个基层疾控中心的计生工作往往是由其它工作者兼职的（据目前统计，我市11个市县区疾控中心没有一位计生工作者是专职的），计生工作虽然不大，但也必须面面俱到，才不会在工作上出现差错，影响单位和个人在评先评优、职称评聘、提拔、调动、入党、劳动模范、各级党代表、人大代表等各方面工作的需求。在工作上要时时紧绷根绳：留心注意单位职工在人事（如新进、调入、调出、辞职、退休等）、婚育（如初婚、生育、离婚、再婚等）等情况的变化，及时跟进滚动变化的信息，这也是计生工作中必不可少的一个重要环节。

如何既快又准确地滚动婚育情况档案资料呢？本人认为基层疾控中心个人计生工作的关键，是要及时收录人事、婚育等情况有变化的资料，发现后要及时跟进补缺补漏，充实完善资料，为日后收集、整理、归档、查找和利用做准备。Word软件是最常用的办公软件，用它编制简单易行的表格不难，为新进、调入、调出、辞职、退休等人员录入婚育变化后，体现在表格上的信息就一目了然，这为当年度需要查阅和出具计生证明情况提供了一个很好的平台，也为年终计生工作的统计提供及时到位的信息资源。

传统工作方法管理计生档案材料零散、存放无序、临归档前材料不全的状态得到改善，当年终计生部门要检查和上交资料时，无需为临时追讨个人计生资料而筋疲力尽，既达到了单位绩效考核的标准，也为个人计生档案的利用带来极大的方便。实践是总结的基石，基层兼职计生工作者要在日常工作中，善于总结经验，通过科学的档案管理支持计生工作的顺利开展，及时跟踪补缺补漏，实现信息的完整性，提高工作效率及管理质量。