现代化档案管理工作的创新探究

王晶

摘 要：随着科技化、信息化进程的不断深入，社会经营活动与计算机的使用及档案的管理之间的联系日益增强。现代化档案管理工作的创新对于现代事业发展创新具有重要意义，现代化档案管理工作不再是对单纯的文件资料的收集、整理与归档，同时也是对各种电子信息资料的整理与维护。信息化技术为企业档案管理提供一个新的发展方向及平台，同时也要求企业不断创新现代化档案管理工作的方法及模式。本文指出创新现代化档案管理工作的重要意义，分析目前企业档案管理中的一些问题，并提出针对性的解决策略。

关键词：现代化；档案管理；创新；探究

知识的不断更新与社会各项活动的不断发展，使得改革与创新成为现代社会发展的关键因素。近年来，信息化、现代化技术发展迅速，企业各项工作也随之进行改革与创新以保证在日益激烈的竞争市场占有利地位[1]。现代化档案管理工作作为企业管理的重要部分，是企业信息系统化建设的基础，更是各项企业活动的有力传递媒介。为寻求更先进更高效的档案管理工作以提高企业档案管理能力及水平，本文对现代化档案管理现状进行具体分析，具体如下。

1 现代化档案管理工作创新的重要意义

现代化档案管理工作是社会进步与企业发展的必然选择。创新是现代化社会建设的关键，我们的学习、生活及工作等方面的进步与发展都离不开创新，因此，现代化档案管理工作的创新具有重要意义。基于时代发展的特点与需求，企业要想不断进步与发展，在竞争日益激烈的市场经济环境保持有利地位，就需要不断改革与创新其内部各项制度，档案管理工作作为办公室管理工作的重要组成部分，是企业内部制度创新改革工作之一，它应根据社会的不断发展与进步进行不断的创新与改革，以提高整个企业的工作效率。

同时，现代化企业管理工作的创新对于企业档案管理部门的发展也具有重要意义，其为企业内部的管理工作带来新的思路，提供发展动力与生机。此外，档案管理工作的现代化创新与发展，对于其社会功能的提高与进步具有重要意义，提高现代化档案管理工作的水平，使得社会各资源的利用更加便捷高效，节省社会不可再生资源在人力、财力、物力上的成本，提高管理工作效率，提高企业管理工作质量。

2 现代化档案管理工作现状

档案管理工作指的是包括对档案质量录入、收集、辨别、管理以及保存等各种对工作单位信息及档案处理以及管理工作。目前常见档案管理包括人事档案管理、历史资料管理以及单位数据信息的管理。分析目前档案管理工作现状，发现存在不少问题，主要包括以下几点。

（一）档案管理人员现代化管理意识薄弱

档案管理人员对待档案管理工作的重视度不高，且现代化管理意识薄弱，从而导致工作时注意力集中较差，档案管理工作效率及质量不高。档案管理范围仅限于纸质档案而忽略电子档案的管理与维护，管理模式较被动，管理工作效率较低，且由于管理工作人员的工作责任感不强，导致档案管理及查阅的难度增加，从而使得档案无法为企业的决策发挥其重要作用，一定程度上阻滞公司的发展。

（二）档案管理记录及收集不全面

目前，许多事业单位的档案管理人员对于档案的记录及收集不严谨，出现记录及收集不全面的问题。由于档案管理人员本身的责任意识不强烈及对档案管理工作的监管机制不健全，使得其对于档案的记录及收集工作出现懈怠，从而导致档案记录中出现信息录入不完整、项目资料不全面等问题。这些资料集信息的残缺可能导致项目分析上的失误，进而影响整个公司的项目决策进度及企业发展。

（三）档案管理人员缺乏现代化管理知识与技能

不同企业档案管理人员工作能力及专业水平呈现出较大差别，拥有较高现代化档案管理工作知识及技能的档案管理人员使得档案的收集更全面、归档更清晰，可有效提高企业对档案的利用效率，提高企业整体信息管理水平。企业对于档案管理人员现代化管理知识的宣传教育及相关技能的培训，是做好企业档案管理工作的重要途径之一，也是提高企业档案管理综合能力的有效方法。

（四）档案管理制度不健全

一些企业的档案管理工作分配不合理、不科学，对于档案收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题未做科学合理的规范，导致出现漏记、重记、资料留作私用的等现象出现，甚至出现某些档案未进行及时的更新与收集[2]。这些问题反映出企业档案管理制度上存在缺陷，使得企业资源无法得到充分的利用，降低企业整体工作水平。

3 现代化档案管理工作创新策略

（一）创新档案管理工作思想

现代化档案管理工作的创新，首先要创新档案管理人员的档案管理工作思想。企业要建立起一个现代化、信息化的档案管理思想。改变档案管理工作中存在的思想上的松懈、忽视等问题，进一步加强档案管理人员的现代化管理思想，创新管理思想的建设，通过讲座、交流会等各种方式对企业档案管理人员的工作意识及创新意识进行加强，提高档案资料信息的利用率及利用效率，从而实现档案资料信息的经济及社会价值。

（二）创新档案管理工作模式

档案资料管理工作的难度也随着现代企业档案资料信息的繁多及更新速度不断增加，这就对企业档案管理工作的模式提出更高的要求。只有不断创新档案管理工作模式，才能有效提高企业档案管理工作水平及质量，利用企业有限资源，不断优化信息的收集、录入、归档及维护等各环节工作细节，同时利用各种现代化设备、档案管理软件等进行协助档案管理工作。此外，对于现代化设备的维护与保养以及对于管理软件的更新也是影响档案管理工作效率及质量的重要环节。

（三）加强对档案管理人员的培训

档案管理工作的创新事实上是对档案管理人员的创新，企业除不断吸收高素质创新型人才外，还应不断加强对企业现有档案管理人员的培训。优秀的档案管理人员不仅要具备强烈的现代化档案管理意识，同时还应具备专业管理知识及管理能力[3]。企业通过培训，进一步加强档案管理人员对档案资料的敏感性培养，增强档案管理人员的现代化管理意识。对于部分现代化管理能力不强的人员，应进行针对性的知识以及技能的强化培训，并对现代化档案管理工作的重要意义进行宣传教育，从而提高企业档案管理质量。

（四）完善现代化档案工作管理制度

完善现代化档案管理制度，明确并细化档案收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。根据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理的明确档案的归档范围，以促进档案的收集工作的开展。同时，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以作它用。此外，进一步明确档案归档期限，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。

4 结束语

现代化档案管理工作对企业的发展有着重要作用及意义，企业应从思想、工作模式、人才创新及制度完善等多方面不断创新现代化档案管理模式，从而达到有效提高档案管理工作水平及档案管理工作质量，进而提高企业整体工作水平。同时，档案管理工作是一项长期且复杂的工作，需要企业相关人员不断改革与创新，以适应不断发展进步的社会及市场经济环境。

参考文献

[1]许巍.浅谈现代化档案管理工作的创新[J].科技资讯，2013，（11）：229.

[2]王磊.论档案工作创新与现代化管理的途径[J].办公室业务，2013，（09）：56.

[3]于彦明.文书档案管理工作的创新路径探究[J].东方企业文化，2015，（17）：73.