浅谈现时期档案信息化建设

李法强

摘 要：信息化的社会环境，给档案界带来了前所未有的发展契机，使档案管理从档案实体管理向档案信息资源管理转变、从档案管理自动化向管理智能化转变、从分散的档案信息网络向统一的档案信息网络转变。本文通过对现时期档案信息化建设进行分析研究，希望对促进现时期的档案管理工作作出有益贡献。

关键词：档案；信息化

随着信息技术的飞速发展，信息化日益成为经济与社会发展不可缺少的重要组成部分。作为一种重要的信息资源，面对与日俱增的档案数量和需求，原有的档案管理方式已不适应我国经济建设和社会发展的需要。因此，适应我国国民经济和社会信息化的客观要求，借助现代化的管理手段，搞好档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平，就成为了档案现代化建的一个重要问题。

1 构建档案工作信息网

建设档案网站是档案部门提高服务水平的一条重要渠道，也是提高档案信息服务水平和质量的一个重要途径。作为，档案信息化建设最根本的目的所在，建设档案网站，不仅能实现文件在线查询阅览服务等项目，而且能够提供开放档案目录查询服务。为了能够建立和维护档案网站，并带动档案信息化建设其它各项工作，档案信息化建设就必须把网站建设当作突破口。

2 实施电子公文归档与管理

电子文件的载体稳定性差，易损坏，而纸质档案的载体较为稳定安全相比纸质文件，电子文件归档与管理是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，可谓至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存储磁盘的数量。因此，要利用统一的网络平台整合档案信息资源，积极参与电子政务建设，制定电子公文归档、电子档案管理的规范性文件和标准，做好网络移交归档，加强对机关电子公文归档、电子档案管理，充分发挥办公业务资源网电子公文传输系统的作用，最大限度地实现信息资源共享。

3 档案信息技术的开发与利用

（一） 加强档案信息技术的研究

只有加强档案信息化的研究和建设，才能使档案管理是随着网络技术、数据库技术、多媒体技术的发展而发展，才能使各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，实现信息资源互补和共享，提高馆藏利用率。信息时代的档案馆要具有五种基本功能：数字化档案信息内容的制作和获取、存储和管理、档案信息分发技术以及信息安全和权益管理。而实现这五种基本功能的技术是形成高科技网络时代的档案馆的技术基础。

（二）档案管理软件系统建设

档案管理软件是基于各种计算机环境，用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的应用软件系统，是档案管理应用系统的核心。可分为有文件档案一体化管理软件、全文版档案管理软件、专业档案管理软件、档案室档案管理软件和档案馆档案管理软件、单机版档案管理软件和网络版档案管理软件等。提高档案软件技术，开发高效的档案管理软件，对加强和规范档案管理具有重要意义。

4 档案信息化人才队伍建设

（一）提高档案案工作者的职业道德素质

档案工作专业性、机密性很强，维护档案的完整和安全，是每个档案工作者的神圣职责，这是一项维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业。因此，档案人员素质的标志之一，就是严格保守机密，遵守档案的保密制度，严格执行有关法律、法规，忠于职守、为信息时代下的电子档案管理工作奠定基础。同时，档案工作者还要有强烈的事业心和责任感，热心服务于档案事业热，无私奉献，急利用者之所急，默默无闻地努力工作，以优质的服务向利用者提供方便服务，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩。

（二）提高档案工作者的业务素质

人才是信息化建设的成功之本，重视信息化人才的培养，提高档案从业者的信息素养和信息技能，造就一支适应档案信息化建设需要的人才队伍，是档案信息化建设的重要内容。因此，要加强档案业务人员的培训工作，把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入档案信息化人才队伍建设指导性教学计划，同时，加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

5 加强信息安全建设

档案信息不同于一般信息，档案中有相当部分的内容具有保密性和利用限制性，包含敏感信息，记录着社会活动的历史过程。提高档案信息的安全系数，构筑可靠的档案信息安全保障体系，成为档案信息化建设一项重要而艰巨的任务。因此，加强档案的信息化管理，还要做好档案信息安全保障体系建设，提高信息安全意识，加强对计算机档案管理系统的管理，保证归档电子文件的真实、完整、有效，防止失密、泄密的发生，确保档案信息和系统安全。

总之，档案是信息的一种，档案部门是储存、输送信息的一个部门。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也带来新的机遇，加强档案信息化建设，实现档案工作信息化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的技术基础和重要手段，也是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。在信息技术日新月异的今天，只有努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步，才能推动档案信息化建设，才能使档案管理实现跨越式发展。

参考文献

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[5]周涛：《档案信息化与档案信息安全保障体系建设》，黑龙江科技信息，2015（21）