档案安全保护工作的探讨

刘英

摘 要：档案管理工作中需要注意安全保护工作，这对于确保档案安全有着重要的现实意义。在实际工作中，对于档案的安全管理还存在一些问题及安全隐患，对于存在的这些问题需要找出针对性的解决措施，加以解决，以确保档案管理的安全、有效。

关键词：档案管理；安全保护；措施

档案记录了真实的历史发展过程，属于重要的知识积累和科技储备，在信息资源中具有非常重要的地位。因此，一定要做好档案资源的保护工作，这是每一个档案工作人员所应具备的责任和意识。随着社会的迅速发展，信息技术已经深入到社会各个领域，逐步加大了档案资源的开发力度，档案信息得到了广泛应用，逐步实现了档案信息的开放，所以，对于当前的档案管理人员来说，必须要进行有效的档案资源保护工作。

1 档案管理工作中存在的安全隐患

1.1 档案管理的安全保护工作没有受到应有的重视

现在，我国各个领域都不重视档案资料的安全保护工作，这在很大程度上阻碍了档案保护工作的进行。一方面很多单位领导不重视档案保护工作，很多领导认为档案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在档案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、财力。由于这种思想的影响，使档案安全保护工作进度缓慢；另一方面，档案工作人员本身也不重视档案管理工作，在过去的很长时期内，很多档案工作人员没有关注档案的保护工作，都认为档案管理的重点就是收集和整理，这种认识很明显是错误的。

1.2 对档案工作人员的教育培训不够

随着我国经济的快速发展，科学技术也得到了发展的机会，出现了多种多样的档案资源载体。为了顺应社会发展形势，则一定要加大现有人员的培训力度，提高工作人员的专业技术水平。但因为很多领导不重视档案管理工作，由于缺少管理时间和管理资金，有的档案人员根本就没有参加档案管理工作的培训。第三，档案管理缺乏必要的安全保护制度。因为没有完善的档案安全保护制度，所以在档案管理工作中存在大量的安全隐患，如有的档案室允许人吸烟，不能做到有效防火。第四，档案库房条件差，这是对档案安全影响最大的因素。有的单位档案室环境太差，都是将档案室设在顶楼或底层，门窗陈旧破烂，没有合格的防盗措施；有的单位根本不具备专门的档案室，这些因素都不同程度地制约着安全工作的开展。所以，目前我国档案管理工作中存在着大量的安全隐患，一定要引起有关部门的高度重视，迅速给予解决。

2 加强档案管理安全保护工作的措施

2.1 健全档案保护制度

在档案安全保护工作中，争取以预防为主，同时结合严格的治理工作，要建立完善的档案管理保护制度，防止出现泄密和丢失现象。第一建立完善的档案保密制度。首先要严格管理档案的库房，要指定专人进行管理和负责，制订严格的库房管理制度，没有档案工作人员不得进入。档案管理人员应该具有高度的职业道德，具备高度的责任意识和保密意识，严格依据保密制度去做，遵守保密纪律，将保守国家秘密当作自己的责任和义务；第二，建立完善的档案材料接收制度，在接收档案管理资料时，交接双方要当面点清，才能填写交接清单，要求双方办理人都要签字。放入库房前要做好除尘工作，资料进入库房后，应在总帐和分类帐、登记表、检索工具上进行登记，要求数据统一，有利于查阅。第三，建立完善的档案借阅制度，遇有人员借阅档案资料时，要求填写借阅登记表，要求及时归还，如果需要较长时间借阅的，而需要填写有关登记表，除此之外，还要办理续借手续。档案管理人员要催促其归还，防止丢失档案资料。涉密档案的使用要严格依据有关规定进行，一定要经过有关领导的同意后才能借阅，同时进行严格的登记。应用完毕涉密档案后，要进行认真的检查，一旦出现泄密现象，就要认真查找原因，采取必要的补救措施；第四建立完善的档案统计制度。在进行档案的收进、移出、整理和鉴定、管理、使用、銷毁等操作时，一定要依据统一规定进行，同时认真研究，及时发现档案管理工作中出现变化的方面。

2.2 完善库房安全措施

随着保护技术的不断发展，不利于档案安全的因素也越来越多，所以我们一定要切实做好档案安全保护工作。第一，严格控制温湿度，要求档案室要保持固定的温湿度，配备有温湿度记录仪，每天记录库房的温湿度，一旦发现库房的温湿度发生变化，就要及时采取调节措施；第二，防虫鼠，要求库房内不要存放食物；档案材料进入库房前要消毒；要求档案柜中应该放置驱虫药，同时保证按期更换，一旦发现虫害现象，就要及时采取措施进行治理；第三防尘，库房内要清洁，每天清扫一次；工作人员进入时要穿专用鞋，其他人员进入时要穿鞋套；库房最好是密闭的，防止有害气体进入；第四防水，库房顶坚决不能漏雨，地面也不能有水浸入；档案资料不能放置在地面上；如果库房内有水管、暖气片和管线，要定期对其进行检查和修理，防止这些装置对档案安全造成影响。

2.3 加强电子档案的保护

最近几年，档案信息化建设得到了普遍发展，电子形式的档案材料越来越多，要求更加严格保护档案资料，要求工作人员切实做好防消磁、防泄漏和防病毒等工作。（1）保护软盘和录音带等磁性物体；这些物体要放置在没有磁场、没有震动和没有尘土、没有腐蚀气体、温湿度合适的场所，要求湿度在40%-50%范围内，温度在14—24度之间。在间隔二年后，就要进行转储工作，完成转储后，新载体使用相同的编号保存。（2）保护光盘：存放光盘时，要求温度在14—24度之间，湿度在40%-65%之间，可以延长转储时间，每五年完成一次，完成转储后使用相同编号进行保存。光盘与磁盘相比，抗干扰能力更加强大结构更加稳定，可以长期保存电子文件，所以，要求档案管理部门要设置刻录机，及时将归档文件存放于光盘上。

2.4 做好网络信息安全管理

要建立完善的有关计算机和网络安全的各种规章制度，认真完善计算机信息处理系统保密工作。对计算机网络进行严格管理，防止上传涉密档案信息，针对涉密信息实行物理隔离而且依据涉密程序层层保护，依据国家关于档案保护的设备标准设置保密装备。关于通讯设备、网络线路、服务器和机房要制订严格的管理制度，对当前使用的网络基础设施要进行严格维护，同时定期进行检查，一旦发现不安全因素要及时提醒，将事故控制在最初阶段，要求设置专人管理，落实到人。严格管理计算机密码、口令授权，存在于网络上的档案信息要实行保密检查，利用防火墙技术、存取权限控制、数据加密法和数字水印法、认证、数字签名等方法，保证电子文件信息的正确性，防止被不良分子窃取，实现档案信息的安全。

2.5 强化应急管理制度建设

依据处理突发事件的法律法规，档案馆要根据自身实际情况，应用有关应急制度，积极处理各种突发事件。一旦出现突发事件，那么完善的设施装备、先进的技术手段、科学的技术方法，则会对处理突发事件起到关键性作用。同时建设档案异地存储库、尽快建立馆藏档案备份，早日应用先进运输和转移设备，可以减轻突发事件的影响，将损失降到最小。再有，积极筹备危机后重建工作，促进档案管理工作正常化发展，使档案管理工作服务于社会，服务于民生。

总之，在档案管理工作中，安全保护工作具有非常重要的地位。安全保管是对档案管理工作提出的长远要求。所以，档案管理的安全保护具有深远意义。所以，要求每一个档案管理人员都要认识到档案安全保护工作的重要性，明确档案安全保护责任，促进我国档案工作的健康发展。

参考文献

[1]张红霞.谈档案管理措施[J]. 旅游纵览（下半月）. 2015（12）

[2]王志红.加强高速公路档案管理的措施分析[J]. 经营管理者. 2015（36）