保密工作对于档案保管的重要性探索

付丽红

摘 要：档案的保密与利用是相辅相成、相互矛盾的统一体，档案保密的目的之一是为了利用，一味保护而不利用只会使档案变成一堆废纸。而更好利用档案必须建立在保密基础上，只有保证档案的安全与完整，才能发挥档案的最大实用价值。但是随着科学技术和网络技术的日益成熟，保密工作对于档案保管来说显得尤为重要，也是档案保管面临的新问题。在本文中笔者结合自身工作经验，针对在水利科研和水利工程项目过程中的科技档案保密工作进行了相关探索。

关键词：科技档案；保密；利用；保密措施

档案是人们在日常劳动生活与实践中积累而来的文化史料，具有不可估量的社会价值，是国家的宝贵财富，对于国民经济发展和稳定具有极大的促进作用。如水利工程就是一项利国利民的民生工程，但在水利工程科研过程中需要参阅大量的水利科技档案，而这些档案都是具有机密性的科技档案，一旦泄露将会给国家和社会带来严重影响，因此做好科技档案的保管与保密工作十分必要。尤其是在档案管理模式逐步走向电子信息化和网络化时代，加强档案保密工作是维护国家利益，促进企业生存发展的重要举措。

1 保密工作对档案保管的重要性

保密工作是档案保管过程中的一项基础性工作，《档案馆工作通则》中明确规定：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和其他各方面利用档案史料的中心。”因此为了维护档案的安全与完整，在档案保管过程中，保管人员要由专人负责，其必须具备高度责任心，能坚守岗位职责，认真遵守保管制度和保密制度。并且在保管工作中，能对档案资料的种类、年限等有一个全方位、系统性的了解，档案排架要做到有规可循，有目可查，做到各类档案资料不散、不乱、不坏、不丢，绝对安全与完整，以给利用者提供方便，发挥档案资料的效用价值。例如水利工程科研档案，由于每一份档案史料都是不可多得的财富，因此在对其进行保管时，保管人员要认真负责，最大程度的保证档案文件的安全与保密性，延长档案的使用寿命，维护国家和社会大众的利益。

2 要正确处理好档案利用与保密的关系

档案文件的利用与保密是一对相互矛盾的统一体，如何正确处理二者之间的关系是做好档案保密工作的关键所在。档案是知识精华的载体，是各类信息资源的集合体，而利用档案是将档案本身潜在的价值挖掘出来，用于造福社会大众。例如水利工程项目的开发与建设，在水利工程科研阶段，都需要建立在大量水利科研档案史料基础上，以此作为科学参考，从而制定出更加科学合理的工程项目建设方案。此外，近年来利用档案文件解决土地、民事和林权等方面的经济纠纷事件多次发生。由此可见，档案保管的最终目的还是利用，为人类社会创造无限价值。但是在利用过程中，档案的保密工作又必不可少。档案的利用与保密都是建立在为国家和社会发展而服务的统一基础上，但在实际工作中，档案的利用与保密又存在矛盾之处，档案月开放利用，其安全性越低。因此，我们要正确处理好利用与保密之间的关系，且不可一味追求保，而忽视用的价值。即我们要在正确理解保密含义的基础上，全面掌握档案资料的利用范围和对象，并及时做好档案资料的降密和解密工作。并在档案利用过程中，认真执行有关保密法规定制度，有条不紊的开放档案利用程度，

3 档案保管过程中有效保密措施

3.1 加强法制观念，全面提升档案保密意识

在市场经济高速运转的今天，如果我们缺乏对档案管理的保密意识，无视档案的保密性，肆意扩大档案的使用范围，这必然会给国家和社会人民带来不可估量的损失。因此针对各级档案，我们要通过加强法制教育来不断增强人们的法制观念，强化档案保密意识，促使档案管理人员意识到档案保密是一项长期、复杂的工作，要树立牢固的保密观念，随时做好档案的解密、降密的办法相关工作，最大限度发挥档案的潜在价值。

3.2 加强档案的保密制度建设和法制建设

随着科学技术、信息技术的高度发展，传统的档案管理模式逐步暴漏出弊端，其已经无法适应现代信息化社会的发展要求，利用电子信息技术为依托的电子信息档案系统代替了传统的纸质型档案，大大提升了档案保管与利用的效率。但在有关档案保密制度的法制建设方面还存在很多不足，这就给制定保密制度的档案管理部门带来困扰。此外，现代计算机和网络技术发展迅速，但落后的涉密计算机管理制度规定必然不利于档案的保密工作。在这种情形之下，进一步加强与优化我国的各项档案保密法律、法规建设，完善保密制度是非常必要的。即针对不同的利用人员规定不同的利用范围，执行不同的审批程序。同时还要有效结合电子信息档案的特点，进一步完善与优化档案管理的制度，以实现档案管理的法制化、制度化。

3.3 不断提高档案保密利用过程中的防范技术水平

高科技、新技术的不断增加使得档案保密工作防不胜防，尤其是计算机网络和通信技术的快速发展。由于我国的信息网络管理缺乏制度化和法制化，使得档案管理系统处于不设防状态，这就会给不法分子造成可乘之机。为此我们需要不断提升档案保密利用过程中的防范技术水平，特别关注网络信息安全问题，针对涉密网络，不仅要在制度上建立与完善相关管理制度，还要在外部做到与互联网物理隔离。同时要加强内部管理和技术设备方面的提升，定期对涉密信息进行互联网清查，尽量确保涉密信息不上网，切切实实做到档案资料的绝对保密性。

4 结语

综上所述，档案史料是人类智慧的结晶，其对国民经济发展发挥着巨大作用，则在档案保管工作中，我们要正确处理好档案利用与保密之間的关系，在维护档案史料安全与完整的同时，开发档案的利用价值，为我国综合国力的提升发挥更大的效用。

参考文献

[1]王焱.档案保密管理问题的若干思考[J].黑龙江科技信息.2011（21）

[2]王丽华.论我国科技档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息.2011（31）

[3]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济.2012（03）：63