浅议新形势下煤炭企业档案管理工作现状及应对措施

侯贵青

【摘要】在新形势下煤炭企业产业结构调整转型过程中，对档案管理工作提出了更高的要求，煤炭企业必须认识到档案管理工作中的不足，档案管理工作者如何积极探索出一条务实高效的档案管理工作模式，全面提升档案信息化建设水平，为煤炭企业服务成为档案管理工作的重中之重。

【关键词】新形势；煤炭企业；档案管理

煤炭企业档案是企业在发展过程中形成重要信息资源，是企业各项工作活动的重要组成部分，对传承企业文化、经济利益、合法权利及全面发展具有不可替代的作用。传统档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得档案管理人员的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。完整的档案是煤炭企业的一项基础工作，不仅是煤炭企业发展的真实记录和历史凭证，而且是维护企业利益的必备条件，但是，在新形势下煤炭企业档案管理工作仍然存在着诸多问题，如何改善此种工作现状，就成为档案管理人员必须思考和探索的课题。

一、与时俱进，实现现代化管理

随着企业发展，档案数量和种类越来越繁杂，涉及的各类档案越来越多。因此，只有实现档案管理现代化，牢固树立与时俱进思想，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

1、增强专业素养，提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

2、掌握现代化管理技能，提高综合能力。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

3、利用现代化技术，提高档案规整效率。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

二、健全档案管理工作机制

1、牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导通知必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此档案管理论文内容要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2、把好档案材料的收集关。煤炭企业要结合自身的管理体制、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门，从而做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好档案收集工作的基础工作。档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密。档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。

3、完善档案管理制度。煤炭企业要建立起一套与企业自身相适应的科学、完整的档案管理责任制度，强化领导责任和岗位责任，促进企业领导对档案工作真正重视起来，并给予支持，使档案工作从上到下形成一种档案管理工作链，使档案工作责任真正落到实处，确保文件材料从形成到收集、整理、归档、保存、利用的程序化。如果责任不明确，条块管理各行其是，势必造成档案的散失，就会给企业造成不必要的损失。

4、坚持统一管理、分级负责的工作原则。统一管理档案有利于保证煤炭企业档案的安全与完整，能有效防止资料的流失，有效提高档案资源的开发利用。煤炭企业应逐步将档案工作与生产经营管理制度、工作程序以及有关人员的岗位责任结合起来，形成煤炭企业档案自我约束、自我完善的管理体制。既要按照档案集中统一管理、分级负责原则，做到档案的安全性和完整性，又要把档案工作纳入煤炭企业发展规划和生产经营、目标管理当中，有效地促进煤炭企业档案工作整体水平的提高。

5、认真做好档案监交管理。档案监交管理对档案交接起着鉴证和监督作用，因此档案管理人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

三、树立档案工作发展新理念

煤炭企业领导及档案管理人员要树立档案工作发展新理念，充分认识档案在企业发展中的主导作用。要积极拓展档案利用渠道，改善基础设施，不断扩大档案管理工作的发展空间。档案虽然不是商品，不直接为本企业创造经济效益，但档案的服务、信息具有间接性价值。因此，煤炭企业要有把档案工作和其它工作同步发展的理念，使煤炭企业的档案工作更好的为本行业和社会服务。

四、加强档案人员综合能力的培养

档案管理工作是一项业务性很强的工作，具有较强的专业性和延续性，档案管理人员综合素质的高低也直接影响着档案管理工作的好坏，因为档案管理工作是由档案、必要的物质条件和专业人员三个要素组成的，人是做好档案工作的首要前提，也是其中最主要、最活跃的因素，所以，煤炭企业领导要从提高档案部门的地位和管理水平出发，重视档案人员培养，稳定档案管理人员工作岗位，采取形式多样的培训形式，着力打造出一支业务精通、敬业奉献、高素质、适应档案信息化管理技能结构合理的管理人才群体，使煤炭企业档案工作走上良性发展轨道。

五、结束语

煤炭企业在产业结构调整，经济转型和激烈的市场竞争中，既要抓住机遇、更新观念，更要内强素质、实事求是把档案管理工作重点放在煤炭企业发展对档案的需求上来。要利用多种渠道宣传档案资源信息，积极主动的在实践中探索出煤炭企业档案工作新思路，逐步建立和完善档案管理工作体制和档案管理工作制度，积极培养出一支档案信息化管理技能人才，为煤炭企业档案管理工作的健康发展奠定坚实基础，使煤炭企业档案在健康發展中发挥出应有作用。