浅谈如何提高国有企业会议效率

刘博

【摘要】随着中央《八项规定》的出台，各级党委政府、事企业单位都对进一步规范会议管理、精简会议，改进会风提出了新的要求。本文以此为背景，从提高国有企业会议效率的角度出发，明确做好会议管理应把握的两个重要问题，并从会议全过程进行分析，从三个方面提出如何改进国有企业会议效率的意见和建议。

【关键词】国有企业；提高；会议效率

党的十八大召开后，中央政治局颁布改进作风“八项规定”，明确要求“要精简会议活动，切实改进会风，提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。”国有企业作为党领导下的企业，无论是从政治角度还是企业改革发展自身的角度，都应把改进会风作为落实十八大精神和“八项规定”的具体行动，在履行政治责任的同时，进一步提高企业管理效率。

一、提高会议效率应把握的重要问题

会议的作用根据其组织形式和内容的不同，也体现在多方面，如可以是安排部署重大工作、沟通解决问题、表彰鼓励先进等等，但会议的本质是促进企业生产经营工作的正常开展，及时解决过程中出现的问题，从而确保既定目标的实现。因此，会议作为企业管理中的一个环节，虽然看似简单，但涉及公司上下各个层面、各个环节，因此，如何提高会议效率，也是推进企业改革发展向前推进的重要保障。

1、计算会议成本。企业的效益可以通过产出与投入的差值来体现，在产出一定的情况下，如何控制投入、减少内耗就成为提高企业效益的方法之一。而投入成本除了原材料、设备等硬件条件外，人力成本的投入占绝大部分。从实际参会人员看，基本为企业各部门的负责人，除非会议能够取得实际效果，否则，由于会议本身所产生的人力成本在实际中是完全浪费掉的。以年薪20万的中层管理者为例，年工作日为273天，每天8小时，则每小时产生的费用为91元，如参会人数为30人，则每小时发生的费用为2730元。这只是最基本的算法，事实上，由于部分会议会有高层管理人员参加，虚拟费用会更高。从科学角度讲，计算会议成本还需要考虑各方面因素，但问题的关键是，通过成本计算，在于提醒企业管理者，组织会议也是需要付出成本的。

2、明确会议时间。国有企业在会议管理上，存在的一个共性问题就是会议时间过长，这里面的原因包括多方面，但最终结果就是参会人员对会议内容的选择性记忆，如只关注自己感兴趣的（而并非是最重要的）内容，对会议内容掌握以及会议精神传达的效果可想而知。因此，对会议时间的把控，特别是管理例会（即各部门负责人参加并发言的会议），要有一个明确的时间分配，对发言时间做出规定，结合“计算会议成本”方面的内容，控制会议时间，也就控制住了会议成本，同时可以让管理者有更多的时间用来解决实际工作。在谷歌，会议主持人会在墙上设置一个4英尺高的记时器，确保所有与会人员都会看见，以此来强调会议应该准时开始和结束。

二、提高会议效率应做好的几点工作

一般认为，提高会议效率可以从会前准备、会中事务、会后工作等几方面去进行改进和提高，本文以会议全流程为主线，将会议全过程融合起来观察与思考，提出提高会议效率的三方面建议：

1、确定会议必要性

有些会议的必要性需要进一步商榷，事实上，仅仅是因为管理者认为面对面的沟通非常重要，因此才组织会议。圣母大学的管理学教授J.S.奥柔克指出，决定一个会议是否召开的最简单的方法就是问问自己，会议信息的传递是否是单向渠道，如果是，电子邮件或电话通常就足够了。如果一旦确定开会的必要性，就只邀请那些可以在会议上有贡献、或者有收获的人参加：参与项目的工作人员；部门领导，拥有把会议要求落实的权利的人；专家，他们可以分享自己的想法，帮助大家解决一个问题。如果需要一个人来参会，但又不需要他的反馈意见，或者他对会议形成的结果没有颠覆性的意见，那么他们有权决定如何更加合理的分配工作时间。

2、定义会议目标过程

生产力专家戴维·阿兰建议，每个会议都要以“最大的成功声明”开始，一个清楚的对会议可能得到的最佳结果的定义。申明理想的结果常常激励与会者并让会议更加有产出性。至少，它给出了一个每个会议都需要的专题：目标。

在会议开始前，就要安排一个让所有人能够明白会议目标的日程，不仅仅要注明开始时间，还要明确结束时间；为了更好的安排工作，要提前一周就安排好下周的会议内容；开会只讲干货，如万达集团要求，每个部门的PPT汇报材料不超过10张；对不同的发言内容，限制规定的发言时间；对长时间的专业会议，如果会议内容与某些人没有关系，他们可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里听完全不相关的内容。

3、以行动计划结束会议

会议的目的是通过交流，形成共识，成为指导下步工作的思路，因此，通过会议召开，让每个参会人员在离开会场之后，知道下一步应该做什么，什么时候完成，以及什么时候汇报完成情况。离开会议室后，大部分人回到工作岗位上，都会很容易忘记会议中形成的想法和决议，因此，常用的方法是通过会议纪要的形式来保证会议内容的传达，除此以外，还要有一个对会议形成的决定以及相关部门同意承担的任务管理系统，从而随时了解与掌握工作进展情况。

在国有企业中，通常采用催办督办的方法对会议决定事项进行跟踪，需要特别说明的是，对形成决议事项，而又未按时间节点如期完成的工作内容，要对责任人给与严肃考核。

三、结论

在国有企业中，如何控制精简会议、转变会风已经成为企业管理改革的重要工作内容之一，本文从会议成本和会议时间的角度进行分析，提出了三方面的改进意见。需要指出的是，会议管理虽然只是企业工作中的一个小环节，但也是企业管理的一个缩影，因此，提高会议效率固然是为了工作开展，同时，也是企业管理理念在实际工作中的应用和升华。

【参考文獻】

[1] 任韵蓁. 浅谈改革企业会议管理的措施[J]. 企业技术开发， 2014（2）.