从固定资产清查工作谈高校固定资产管理

陈亚敏

摘 要 2016年教育部自上而下的开展了一次关于全国高校资产清查的工作。全国各大高校都按照教育部关于此次清查工作的通知和要求在本校进行资产清查工作。此次清查工作范围不仅包含固定资产还有无形资产等内容。要求各高校认真完成此次清查工作并如实上报清查结果，资产清查工作是高校固定资产管理工作的关键环节，但是在实际固定资产管理工作中往往忽略了这个过程，究其原因，大部分高校都重计划采购轻日常管理，而固定资产清查工作就是日常管理工作中更容易忽视的环节，通常资产清查不属于日常固定资产管理工作的范畴，因为任何一个高校都不可能每天清查一遍固定资产，因为任何一个高校固定资产数量都很大而且分布分散，甚至有几个校区，甚至校区根本不在一个城市。本文主要从固定资产清查工作的角度谈谈如何更好的完善固定资产的管理工作。

【关键词】高校；资产清查；固定资产管理

1 固定资产清查工作的现状

固定资产清查工作是固定资产管理工作的必要组成部分，所谓资产清查就是对于高校现有的资产从数量、价值、规格型号等方面与固定资产账务进行核查，所以会出现账实相符、帐实不符和帐帐不符的情况。账实相符指的是固定资产账务与固定资产实物相符，各方面信息都吻合；帐实不符有三种情况，一是盘亏，也就是有帐无物，就是说固定资产账中存在的资产信息并没有实物。二是盘盈，也就是有物无帐，就是说固定资产账并没有清查出来的资产的账务信息；三是错账，也就是通常所理解的帐实不符，比如一台电脑型号是4500，但是可能固定资产账上写的型号是4700，类似这种错账在资产清查过程中就很容易被发现，然后修改成正确的资产信息。

固定资产清查工作是为了更好的实现固定资产管理工作，大部分高校在资产管理制度中都有明确的规定，要定期进行资产清查工作，考虑到高校固定资产数量大又相对分散的特点，一般期限设为一年或者是两年。因为间隔时间太短，清查太频繁会影响到正常的教学科研工作，毕竟大部分高校的资产管理员都是兼职，工作压力比较大。如果时间太长，又不能准确的把握相对时间内资产的真实情况。在资产清查过程中，不仅能准确掌握各个固定资产的使用情况，修改错误信息，实现资产管理的动态管理，而且还能发现资产管理过程中的其他问题，比如验收工作的漏洞等，一部分的错账其实并不是完全的错账，而是由于验收存在问题，没有第三方的监管，使用人和厂家达成一致验收就通过，很有可能厂家供给的货物并非政府招标采购合同中的货物，通过资产清查，查原始购买凭证、财务凭证和采购合同的时候，这些问题就会暴露出来。

2 通过资产清查工作发现固定资产管理工作中存在的问题

1.1 帐实不符

1.1.1 盘盈

盘盈资产就是通常理解的有物无帐，也就是账外资产，出现账外资产主要有以下几点原因：一是厂家或者供货商赠送的固定资产，比如买100台电脑厂家会多送一台的情况，入固定资产账的时候与计划和合同相符的资产为100台电脑，送的这一台没有入账，那么这一台就是盘盈资产。二是部分高校后勤部门和工会设二级财务部门，有独立的经费和财务部门，那么通过二级财务购置的资产就可能没有在学校财务处登记，也没有在固定资产管理部门登记入账。通过资产清查，后勤部门和工会等部门盘盈情况就比较多，这也跟学校的职能机构设置有关系，但这也确实是在资产清查工作过程中发现的问题之一。

1.1.2 盘亏

盘亏资产就是通常所理解的有帐无物，即有固定资产账务的固定资产在清查过程中未见实物，存在这种情况的可能性很多，比如挂账、丢失、盗窃、借出未归还或者其他原因。盘亏资产也是资产清查过程中发现的最多的情况。大部分都是因为管理不善造成的丢失。主要包括公私两用设备和家具，公私两用设备一般是指笔记本电脑、摄像机、照相机、手机等资产，它们具有体积轻便但价值比较高的特点。经常被外借给个人使用，但没有手续或者是简单登记，后期使用状况跟踪不到位造成的额丢失情况。家具丢失情况严重主要是因为高校家具使用率比较高，容易损坏，比如一把椅子使用过程中出现钉子丢失的情况，如果没有及时维修，可能经过一段时间就彻底损坏不能使用，但是又没有空间保存残值，经常会被当成垃圾处理。

1.1.3 错账

错账是指固定资产账务信息与实物信息不符，但又依据购置信息和财务购买凭证发现固定资产账务信息录入错误的情况。这种情况分为两种：一是确实是入固定资产账务时笔误把信息录入错误，比如型号L写成I或者3020写成3200等，这是实实在在的错误信息。二是在采购和验收过程中一些管理漏洞导致的“错账”。这种情况经常出现在购买计算机或者是摄像机等电子产品时，主要是因为政府招标采购流程花费的时间比较长可能在申请购买计划时，该型号的产品是中标产品，待整个采购流程结束时，该型号产品已经停产或者缺货了，那么厂家就可能用当下最新型号的产品甚至不同品牌的产品来执行此次购买合同。再加上部分高校资产验收一定合同金额内只需要厂家和购买方验收签字即为验收合格，没有第三方监管，只要厂家和购买方达成共识就能录入固定资产账务信息完成货款支付。那么在资产清查时就会有类似现象产生。

1.2 帐帐不符

现在大部分高校职能划分是很清楚很科学的，一般来讲高校财务部门与固定资产部门是相互独立的部门，财务部门主管财务工作，资产管理部门主管资产，通俗来讲，财务部门管钱管帐，资产管理部门管资产管资产账。但是两个部门工作也是有紧密关联的，资产部门管计划申购、采购和入账，财务部门需要整个流程的凭证才能支付合同款。但是两个部门又是相互独立的所以也会出现双方账务不符的情况，主要是因为有可能在固定资产部门入账但未去财务部门登记报销付款，或者是由于工作疏漏，财务部门误入没有固定资产手续的资产帐，这就很容易导致财务部门与固定资产管理部门账务不符的情况的发生。

2 强化资产清查，完善高校固定资产管理

2.1 建立定期自查和不定期抽查的固定资产管理制度

自查和抽查其实是资产清查工作的两种方法，自查主要是指资产管理部门自己清查部门内部资产，现在的固定资产管理信息系统已经可以实现落实在个人的三级化管理模式，每个教职工登录固定资产管理系统都能清楚的查询到自己名下的固定资产。自查也包括个人自查和部门自查的方法，具体到清查个人名下固定资产的时候是清查工作的关键环节。只有从个人名下发现固定资产账实不相符才能逐级上报以便及时修改资产账务信息。单位资产管理员的职责是清查单位资产，但是单位自查也是建立在个人自查的基础上的。抽查是在个人自查和单位自查的基础上根据各单位上报的情况学校资产管理部门在学院和机关部门按照一定比例抽查固定资产的方法。强化资产清查制度，完善定期自查和不定期抽查的固定资产管理制度。

2.2 落实固定资产问责制度

固定资产问责制度是每个高校固定资产管理制度中的重要内容，但是对于现行高校来讲，资产问责制度形同虚设，因为落实不到位，主要因为一是高校固定资产流动性比较强，固定资产系统信息不能及时更改，相对滞后，一旦出现固定资产盘亏等情况需要问责，问责制度不能落实具体到人，这样一来，更加导致资产使用人和资产管理员对固定资产管理重视程度不够，使资产管理问责制度陷入一个死循环。

2.3 完善固定资产管理制度，建立一支高水平固定资产管理队伍

任何管理工作都要以制度为约束，制度现行，高校固定资产管理工作也是如此，资产清查工作中发现的一系列问题并非单单因为资产管理工作不到位，主要还是因为资产管理制度存在漏洞，资产管理工作是一项长期的工作，完善固定资产管理制度才是根本。固定资产管理队伍是资产管理工作的重要组成部分，建立一支高素质的固定资产管理队伍才能更好的落实固定资产管理制度，加强固定资产管理人员的素质培养有助于固定资产管理工作和资产清查工作的落实。

参考文献

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