大数据时代背景下的档案管理工作

陈薇

摘 要 当今社会已经进入到大数据时代，越来越多的地方会用到大数据处理。本文主要是对大数据时代背景下，大数据对档案管理有什么作用，它的特征是什么，以及该如何做好大数据档案管理进行阐述。

【关键词】档案；大数据；特征

在这个信息化的时代，越来越多人重视数据的挖掘、分析，同时云盘、云技术也在飞速的发展，世界进入了大数据时代。所以对档案的管理有一个新要求，就是要改变传统的档案管理模式，利用计算机，对档案进行信息化管理，对信息进行高速的处理，以此来创造更大的价值。

1 大数据的相关概述

大数据是在2006年提出来的，但是真正被人们所熟知是在2012年。在提出初期，除了IT业专业人士，没有人知道它是什么意思，它的作用是什么，随着搜索引擎的大佬们对数据的重视，越来越多的人明白大数据的意思。它是对数据的分析、整合从而找到他的商用价值。如今，有很多方面都应用了大数据，各国对于大数据的建立也越来越重视了。例如韩国、法国等国家都在大力扶持这一新技术，政府投资，以培养大量的信息资源管理人才。为了适应发展潮流，我国也在加快大数据的建设。档案馆（室）是信息资源的存放基地，其中有许多重要的信息，有很高的使用价值。

目前有很多的搜索引擎企业使用大数据引擎，例如百度，在很早以前就着手建立大数据系统，应用于两方面，一个是用户，另一个是应用于搜索。每天的数据处理量都是极大的，一般企业TB级，但是百度的处理量高达PB级，为了数据能更方便的存储，百度还开发了百度云这个大数据相互作用。

2 大数据档案应用的特点

在大数据时代，挑战与机遇并存，大数据档案有着不同于传统档案的特征。将不再设有归档范围和保管期限，不再需要人工鉴定，所有形成的信息都将成为档案，还原档案的真实原貌，信息是非常丰富的。

2.1 数据巨大

大数据背景下的档案管理要存储的内容极大，每个单位的运营过程中的任何事情都要被记录下来。例如人事信息，各行各业员工少说也得有上千万人，每个员工时刻都在制造信息，谈话、工作内容等都需要记录下来，而且这些信息还可能是重复的，据数据统计，所产生的可分析数据已经超过104TB。传统的档案是没有办法满足所有信息的存储的，所以产生了大数据档案，面对如此大的数据规模，对于数据处理的能力要求极高。

2.2 数据种类多

大数据时代彻底颠覆了传统档案的收集整理方式，档案的来源广、种类多，它的数据类型既有结构化也有非结构化的，除了包括传统档案的音频视频，纸质档案，证件等还包括电脑的浏览记录，微博，网页，日志，聊天记录等。档案工作者必须要打破传统档案的局限性，用全新的眼光去了解大数据档案的种类多样性，进行分析时需要工作人员有较强的分析能力，对所有的信息进行相关性挖掘，找出你所想要的信息，用全新的审查方式对档案进行收集整理，提高档案工作的效率。

2.3 信息可用密度低

电子档案在大数据时代，以指数级的速度增长，这给传统的档案整理模式带来了冲击。收集的信息多，并不是意味着数据信息越多，可用价值就越高。可能一万条信息中没有一条有用的，要想找到一条有用信息需要经过层层筛选，在筛选过程的任何一个步骤出现错误，都可能致使这条数据是无用的或者带来更严重的后果。如果需要找一条需要做决定的相关数据，但是最后的数据是错误的，那么可能会导致整个决策失败。

2.4 复杂性

大数据时代下，数据的产生是多种多样的，数量以及种类都很多，导致不好分类，显得格外的混乱，这也使得大数据变得更加复杂，其中不仅有大量可利用的信息，同时也包括一些无用的信息，这会给档案工作者造成干扰。大数据信息的复杂性，也是有别于传统档案的主要原因之一。

3 大数据档案的作用

建立大数据档案有很大的实际意义。档案信息来源将更加广泛，从数据中找出有利于自身发展的资料，从而助力自身发展。

现阶段各单位制定的档案归档范围有可能忽略掉极具收藏价值的档案，而在大数据档案中就可以看到一个单位全面的发展历程，记录了它走向辉煌的过程。例如阿里巴巴公司在年会上，对其的发展历程做了一个展示，从一个小小的网站，变成了现在如此强大的电商公司，图片的展示，视频的播放都让人感到那段时间的艰难，那么那些以往的照片是从哪找的，就是从公司的电子档案中找的。作为阿里巴巴的创始人，马云创业初期是极其艰难的，有一个他跑业务被拒的视频，在网上广为流传，当时谁都不知道马云是否会成功，但是视频却从那个年代保存下来了，没有丢失或是损坏，有可能是无意中保存下来的，却成了珍贵的资料，得益于档案的保存得当。大数据档案可以珍藏着一个企业全部的记忆，也是一个企业从小型变强大的“证据”。

4 结语

档案工作要跟上大数据时代的步伐，首先领导人要有大数据的意识，重视把大数据应用到档案管理中去，只有上头的人重视，下级才会有资金去聘用专门人才，建立大数据档案；其次建立大数据档案中心，这需要有专业人才和团队去建立，这需要提供一切支持，不管是技术还是资金，都必须做到位。进行大数据的处理需要好的计算机，包括计算机的硬件和软件，如果计算机的硬件太差会可能会带来数据查找慢，容易出错，系统奔溃，所以还需要购买较好的计算机和系统。如果数据太过复杂和量多，可以建立云平台。现在的计算机云都是和大数据连在一起，两者像是瓶子和瓶盖的关系，少了谁都是不完整的；最后需要各种信息输入，把数据信息进行整理分类，并且筛选有用的信息。档案的工作人员要及时应对新形势，拓宽自己的视野，及时学习档案管理的一些新知识，跟上时代的步伐，做好大数据档案信息的收集整理，扩大档案的利用渠道，为人们的生活提供一份更全面的生活记录。

参考文献

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