人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革

施政

【摘要】在信息化逐渐发展的进程中，人事档案管理中的传统档案实体管理存在的问题逐渐暴露出来，这些问题的存在，严重影响到人事档案管理工作的开展，因此，需要采取有效的方法，来对传统的档案实体管理进行改革，将传统的档案实体管理转变为信息化的管理，从而进一步的推动人事档案管理的发展，本文主要就人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革进行了简要的探究，仅供同行交流和借鉴。

【关键词】人事档案管理；传统档案实体管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事档案管理是其重要的构成部分，人事档案管理的内容突出记载了人的活动以及思想观念，是人们人生轨迹的重要载体，其主要针对人才的信息进行了详尽的记录，是提供人才的主要参考依据。针对人事档案管理进行加强处理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能够使得人力资源得到合理的开发和利用，这样有助于推动社会经济的发展和建设。针对传统人事档案管理中的问题，合理的解决方法就是将传统的档案实体管理转变为信息化管理，从而实现人事档案管理的可持续发展。

1.信息化管理改革的必然性

由于传统的人事档案管理中存在较为严重的问题，传统的档案实体管理已经无法适应现今社会发展的具体要求，因此，需要将传统档案实体管理转变为信息化管理，可以说，人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向却值得进行深入的思考。所谓的信息化管理，就是将传统档案的管理模式进行有效的转变，将信息化技术应用到档案管理模式中，对档案起到信息化的管理，使得档案管理更加的规范化和系统化。档案实施信息化管理，能够有效的提升档案管理的效率，使得档案的管理成本有效的得到降低，这样方便进行档案的查阅，同时也能够降低人员的损耗以及财物的消耗。对档案实施信息化管理，就是合理的利用先进的信息化技术，针对档案管理的流程实施有效的控制，保障档案信息化管理的有效开展，从而使得企业能够有效的实现数字化以及信息化。

2.信息化管理中可能出现的问题

2.1信息化意识不够强。在信息化管理的过程中，如果相关的管理人员对于信息化的认识程度不深，不够理解信息化，无法充分的认识到信息化管理开展的重要性，就无法使得档案信息化管理工作得到顺利的开展，在这种情况下，即使进行信息化管理改革，改革的过程也会出现各种的阻碍，从而就无法对人事档案管理起到有效的推动作用。

2.2信息安全系统不够健全。人事档案记录的是个人的发展历程，其中涉及到个人的隐私，因此，人事档案一直是保密的状态，由于人事档案涉及到个人的重要信息，因此，对其进行安全保护就显得尤为必要。一旦人事档案信息出现了泄露的情况，就会使得人事档案的安全性消失，从而无法保障人事档案中个人隐私的安全，会使得个人的隐私暴露在外，而我国目前的信息安全系统建设还不够完善和健全，其中还存在很多的问题，这就使得信息化管理中存在很大的问题。

2.3资源建设与人才建设不协调。在实施信息化管理的过程中，相关的组织单位如果没有发挥好其应有的组织建设作用，没有合理的对资源进行建设以及对人才建设进行优化配置，就会使得资源建设以及人才建设的投入变得更加的困难，人力资源无法实施有效的保障，就會使得人力资源的发展失去动力，在实施信息化管理的过程中，资源建设与人才建设之间就会出现不协调的问题。

3.改革的具体措施

3.1加强对人事档案管理的认识。要对管理人员以及工作人员的意识进行有效的培养，使得人们能够充分的认识到人事档案管理的重要性，在思想观念上实行转变，使得人们重视人事档案管理工作，这样不仅有利于推动人事档案管理工作的改革，也可以使得人事档案管理工作更加符合现今社会发展的要求，使得其能够正常的开展。另外，加强对认识档案管理的认识，还能够使得相关档案管理工作人员的综合素质得到有效的提升，使得管理人员的管理能力得到合理的提高，相关的管理人员会逐渐加强其对人事档案管理服务的重视程度，从而开展优质的人事档案管理服务，做到勤恳工作，爱岗敬业，从而可以实现人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的有效改革。

3.2建立完善的人事档案管理信息网络系统。在当前人员流动频繁，人事调动常见的情况下，采取信息化的人事档案管理模式具有很大的应用优势，可以极大的提高人事档案管理效率，方便人事部门调取和使用人事档案。但是要想真正达到良好的应用效果，建立起完善的信息网络系统必不可少。因为要想实现信息化管理，就必须用到计算机和和互联网，这是改革和转变的一个必然条件。对此，单位必须要配备必要的基础硬件设施，同时采取适合人事档案管理的软件，引进信息型人才，构建符合人事档案管理的信息化网络系统。

3.3改进档案管理制度。如果人事档案管理实现信息化转变，则相应的档案管理制度也必须要进行改进，以适应新形势下的人事档案管理需求。这是因为传统的档案实体管理在管理过程中是以纸质档案为主，纸质档案保存和管理工作量较大，但其不像数字化档案一样利于复制，具有一定的安全性。在实施信息化档案管理后，对人事档案安全性的保障措施更要做到位，相应的管理制度需要加以改进完善，从而确保档案管理工作的合理性。

4、结语

总而言之，人事档案就是对人活动历程的详细记录，其是一种数据信息的载体，针对人事档案实施有效的管理，可以使得人事档案相关工作得以顺利的开展，即使我国目前的人事档案管理相关制度和规章条例还不够完善，还需要进一步的完善，但是只要合理的实现人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革，加强档案的信息化管理，就能够使得人事档案管理工作可以顺利的开展，从而实现人事档案管理的可持续发展。

参考文献

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