必须重视基层单位零散档案的征集工作

高雅

摘 要：零散档案是本单位日常各项活动的记录，其中有许多是对当前工作有指导性、借鉴性的宝贵资料，把这些零散资料收集归档，而且能够充分利用的话，不仅仅是确保档案资料的完整齐全，对做好日常工作更是意义重大。本文从五个方面论述了如何做好基层零散档案的征集工作。

关键词：零散档案；征集

档案是历史的镜子、是一种宝贵的资源、依据和财富。基层档案更是记载历史的一手资料，只有基层档案工作做好了，才能如实还原历史本来面貌。而零散档案是指分散在有关部门和个人手中的声像、图表、文字等资料，那么，该如何收集归档这些零散信息呢？

1 首先要充分认识零散档案征集工作在信息社会的重要地位

现代社会是个信息社会，不论是部门和个人，对档案信息的需求率也不断加大，对档案的准确性、完整性和及时性提出了更高的要求。档案不是编辑、印刷成册的现成的出版物，它是一些分散的、日常的文件和资料。所以，档案管理工作者必须首先把那些呈分散状态的资料信息，按照一定的逻辑规律，科学地规范地进行搜集整理和再加工，形成新的信息单元，才能构成完整的具有参考价值和使用价值的档案。

然而通过档案的提供和利用，我们发现很多问题，比如对很多没有形成正式文件的事件的详情没有记录，无法查询；一些重要材料不齐全；文件缺失等等。所以征集零散档案材料工作至关重要，如果这些材料散失将会严重影响史料完整性和当前工作的开展。

2 单位领导的重视和支持是档案管理工作的重要保障。

长期以来，档案工作在某些单位中似乎是可有可无的，一直没有得到高度的重视。这就是一种误区，而这种错误认识的纠正和扭转，单位领导的重视和支持至关重要。

而要取得单位领导的重视和支持，还要靠基层档案管理人员首先做好本职工作，自下而上的引起领导的重视、争取领导的支持。首先，要在内心具备一种使命感和责任感，履行好自己的职责。紧紧围绕中心工作，及时、准确地为领导和相关部门提供档案信息资源，使档案利用的作用和效果得到认同；其次，档案管理人员要不断加强学习和实践，不断提高自身素质和业务能力，与时俱进、精益求精，不断创新档案管理工作方法，提升档案管理水平，使档案管理工作的重要性凸显出来；再次，档案管理人员要经常向领导请示和汇报档案工作，逐步增强领导档案意识，得到领导的关注和指导。只有这样，才能取得领导对档案工作的支持与重视，从而取得档案管理工作的重要保障。

3 发动群众、开拓渠道，争取信息收集更加全面、细致

零散档案的征集工作是一项社会性、群众性的工作，动员社会各方面的力量，多渠道、多途径地开发档案信息资源才可以把征集工作做得更好。那么，发动群众、开拓渠道，就要做好档案管理的宣传工作。所以在新形势下，档案管理人员必须做好档案管理工作的宣传，使其深入人心，得到社会各界的重视和关心。在此基础上，档案管理工作人员就要做生活的有心人，在日常工作中，处处留心、时时关注。一是不断加强和兄弟单位信息、档案管理部门的沟通与交流，从他们那里获取有价值的信息；二是对本单位的原始文件资料进行再筛查再整理，搜寻曾经被遗漏的但对当前工作有参考价值的“宝贝”；三是深入职工群众当中，从他们的文字或口头记述里，会挖掘、搜寻到一些珍贵的资料信息。

这样就会使征集零散档案的工作取得突破性进展，使信息的作用发挥到最大。

4 零散档案的征集工作还要有健全的制度保障

“没有规矩不成方圆”，党的十八大以来，习近平总书记在系列重要讲话中数次提到“规矩”二字。搞好零散档案的征集工作，同样也要讲规矩，就是要有相应的制度作为保障。过去，正是由于一些档案部门没有建立严格的征集制度，才导致很多有保存价值的文件材料分散在非档案部门和个人手中。

一个单位和部门，必须在档案管理工作中建立健全相应的规章制度和工作程序。而且这不仅仅靠档案管理部门和人员遵守，而是要靠全体干部职工共同重视、遵循和履行。各业务部门要设专人管理档案，有严格的交接手续，才不会发生档案混乱甚至散失。建立严格的奖惩措施也是很好的办法。

5 以“滴水穿石”的韧劲，持之以恒做好零散档案征集工作

零散档案的征集工作，本身就是琐碎、繁杂的，档案工作者要始终保持“精益求精、准确细致”的原则，要不辞辛苦经常性的深入基层和一线，以 “滴水穿石”的韧劲，搜集和获取一手资料。从小事做起，认认真真抓落实，把散存于部门和个人的有保存价值的资料收集起来，经过整理和加工，使档案资料成为辅助我们经济工作的重要资源。

6 结语

零散档案征集工作是贯彻档案集中统一管理原则和推动档案工作发展的重要措施 ，是辅助和促进经济工作的必需条件。所以，这项工作不是小事，而且在当今市场经济条件下，市场的竞争不仅是实力的竞争、人才的竞争、也是信息的竞争，而档案管理就是一种信息管理工作。所以每个单位和个人都要高度重视此项工作，健全和完善档案管理制度，确保各类档案的完整、准确，不断推进此项工作，为我们的经济建设做好服务！

参考文献

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