浅析干部人事档案中“三龄两历”的审核

曲歆彤

摘 要：本文文从干部人事档案中“三龄两历”的重要性入手，分析了 “三龄两历”审核工作中存在的一些问题，并就如何进一步做好“三龄两历”审核工作提出了具体的建议和看法。

关键词：干部人事；档案管理；三龄两历

人事档案中的“三龄两历”是对干部人事档案中记载干部出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位、工作经历信息的统称，是反映干部个人基本情况的重要信息，也是组织上考察、提拔、使用干部时的重要依据。它关系到员工的切身利益，也是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。 “三龄两历”是否准确、真实，直接关系到干部管理工作的质量和权威性。

1 干部人事档案审核工作中存在的一些问题

三龄一历”是否准确、真实，直接關系到干部管理工作的质量和权威性。当干部人事档案中涉及干部出生时间、参加工作时间、入党时间及学历学位、工作经历信息前后记载不一致时，由组织人事部门按照有关政策和程序予以核查认定，即为“三龄两历”审核。做好干部人事档案“三龄两历” 的审核，事关干部选拔和科学使用的质量。在审核过程中存在的主要问题有：

（一）材料不按要求填写，内容不一致。

在审核过程中，部分员工填写每份材料时不按要求填写，出现不同材料信息不一致的情况。例如：出生日期的填写，有的材料中填写的是阳历，有的材料中填写的是阴历，经查万年历，还存在阴阳历之差。

（二）信息涂改严重，档案记载前后不一致。

人事档案记述和反映着员工的年龄、政治面貌、成长经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，起着凭证、依据和参考的作用，因此档案材料必须客观真实。但是在审核中发现，个别员工档案材料有明显的涂改痕迹，特别是在年龄方面，前后填写不一致，导致出生日期档案记载前后不一致。

（三）材料内容不完整不齐全，所填信息与实际材料显示不一致。

材料内容完整齐全是人事档案管理的基本要求之一，，例如：有的档案中缺少派遣证，有的缺少见习定级表，导致无法认定参加工作时间。在审核中，员工填写的信息与实际档案材料不一致。例如：员工填写的最高学历为大学本科，但是档案中只有大学专科的材料；有的填写的中专学历或技工，档案中只有高中或初中相关证明，导致学历确认工作比较困难。

2 审核工作中具体的建议和看法

针对以上问题，本文提出几点建议和看法，以便为后续“三龄两历”审核认定工作打好基础，做好铺垫。

（一）建立健全规章制度，为审核工作提供可靠地制度保障。

干部人事档案具有连续性，从其建立之日起，直至干部个人死亡，每年都会有相关职能部门或个人形成的新材料，为确保这些散材料中记载的“三龄两历”信息与档案中的记载的“三龄两历”信息一致，档案管理部门在接收材料时，就需要认真审核，严把“质量关”。因此，干部人事档案“三龄两历”的审核工作必将是一项需要长期认真执行的工作。而要将这项工作完成的好，就要有制度保障。各级组织人事部门或档案管理部门应按照有关政策要求，结合本单位干部工作和干部档案管理工作的实际情况，制定“三龄两历”审核制度，纳入干部人事档案管理制度之中，并要求长久有效地执行下去，确保干部人事档案中“三龄两历”信息长期准确和真实。

（二）提高档案管理工作人员的政治素质和业务能力。

1、提高档案管理工作人员的政治素质及道德品质，在工作中讲原则、讲政策，实事求是。在审核认定时，该认定的要认定，该纠正的要纠正。

2、提高档案管理工作人员的业务能力和操作能力。熟悉“三龄两历”审核工作的各项政策规定，在审核认定时，并能正确运用。能正确区分认定的各种类型和情况，严格按照规定的程序和方式、方式执行；认真、规范地填制各类审核认定表格，及时装入档案。

（三）革新方法，建立准确无误的员工信息电子档案

运用计算机进行干部人事档案的日常管理，建立干部人事档案信息数据库，特别是将真实、准确的“三龄两历”信息整理、录入数据库。相关专业管理人员应当为全单位职工建立准确无误的电子档案。

首先，为每位员工建立基本信息库，包括姓名、出生日期、参加工作时间、政治面貌、学习经历、工作经历、奖惩等。其次，添加扫描件录入区域，将员工需入档的材料全部扫描至该区域作为备份。建立准确无误的电子档案可以作为人员信息二次检索工具，当纸质档案不能反映员工实际情况时，可参考电子档案，说明员工曾经是否有相关纸质材料，以备员工本人或专业管理人员查找、收集原始材料。

总之，“三龄两历”的审核认定贯穿于干部档案管理的全过程，是一项政策性强、难度大的工作，干部人事档案的“三龄两历”关系到职工的切身利益，是人力资源管理各项工作开展的基础和前提。

参考文献

[1]邓绍兴.人事档案学[M].北京：中国青年出版社，1990.

[2]陈琳.档案管理技能训练[M].北京：机械工业出版社，2011.

[3]赵树法，张燕.从“三龄一历”谈干部人事档案工作[J].兰台世界，2007（21）.

[4]陈秀丽.干部人事档案审核工作的相关问题及对策[J].现代经济信息，2012（1）.

关于创建档案对文件归档的冲突和应对策略的研究

黄丽娜

（安图县科学技术局，吉林 延边朝鲜族自治州 133600）

摘 要：现如今，社会在不断进步，时代也在不断向前发展，许多单位需要开展档案创建等相关的管理工作。创建档案的各种资料需要单位的一些工作人员去收集、整理，最后创建成档案。所以，档案的创建为各项检查工作打下了一个良好的基础。虽然创建档案是将各种资料进行良好的收藏整理，但是，在档案创建的过程中，创建档案和文件归档有一些冲突，因此，研究一些应对策略十分有必要。

关键词：创建档案；文件归档；冲突；应对策略

随着社会经济发展的不断加快，很多工作需要一些单位应对、处理。在处理这些工作的过程中，相关的工作人员要处理各种资料，将这些资料进行档案创建。这样，创建好的档案为上级部门在检验评估工作的时候做铺垫，为各项检查工作都做好了一个有力的前提。不过，档案在创建过程中，对文件归档也会有一些冲突，所以，需要研究一些有效、合理的应对策略来应对创建档案对文件归档的冲突。

1 创建档案的三种基本情形

一般而言，档案的创建根据不同的特征来分类，会有三种基本的情形。

（一）年度责任目标

根据年度责任目标创建档案，这是档案创建的基本情形之一。现如今，许多上级领导对各个机关单位都会进行一个年度责任目标考核。但是，由于机关单位之间有不同的情况特征，上级领导在同一时间里对各个机关单位的工作责任目标也不相同，所以，在最终的整个成绩评定方面，许多机关都会受到一定的影响。并且，很多上级对机关单位的考核都没有固定的时间，这样，很多资料的整理不能及时进行，而一般在年初的时候，一些机关单位对档案都会开展相关工作。[1]因此，在创建档案时，许多机关单位的效率都会受到一定的影响，文件归档也不及时。

（二）工作评估

创建档案的另一种基本情形之一是依据工作的评估来创建档案。目前，一些工作评估是需要准备许多材料，材料范围不能太小，并且，工作评估时间长，整个工作评估完成大部分要评审两次。[2]所以，在创建档案时，数量比较庞大，常常出现重复状况。

（三）荣誉关系

荣誉关系也是创建档案的一种常见情形，例如，一些文明单位、先进单位等一些获得荣誉称号的单位，这些单位常常喜欢借获得的荣誉关系来推广、创建各项工作，这样，有利于帮助这些单位的知名度更加的响亮。但是，上级部门检查时间的不确定性，会影响这类档案的创建。[3]与此同时，在创建档案的过程中，需要耗费较长的时间。这样，文档归档会受到比较大的影响。

2 创建档案对文件归档的三个冲突

因为档案在创建的过程中，通常情况下，出现有三种基本的情形，所以，一般说来，创建档案对文件归档也会出现三个冲突。

（一）评估标准冲突

依据工作的评估情况来创建档案，这是档案创建的一种基本情形。[4]这样，在评估工作标准的过程时，因为相关的工作单位需要整理各种材料，与此同时，这些材料的数量非常多，范围比较广，所以，档案的资料在整理、创建方面也没有严格的准则，档案的一些资料没有真实的意义。但是，很多档案划分归类的时候，是必须按照严格的规定进行整理划分。比如，一些复式分类划分法，它是按照“保管期限—年度—组织机构”或“保管期限—年度—问题”等要求进行划分，这样的分类都是依据规定，严格划分的。[5]所以，最后，在档案创建的时候，一些工作单位的相关工作人员又要重将资料进行整理、划分。因此，档案创建和文件归档就会出现冲突。

（二）性质冲突

临时性是档案创建自身具备的性质之一，它主要是因为在档案创建的过程中，一些机关单位在档案资料检验完成之后，并没有后续去根据制度来比较规范、统一的管理这些档案资料，一些资料档案的整理就拖拉不及时，最后整理资料时就会出现少了某些资料的情况，因此，资料常常出现完整的情况，不利于文件及时归档。应对性是档案创建自身具备的另一个性质，它主要是因为一些机关单位不重视平常工作中的许多材料，没有意识到这些日常资料的重要性，忽视他们的作用，最后，当进行一些工作评估时，很多相应的资料找不到，评估工作无法进行，此时，那些机关单位便想尽办法，投入各种人力、物力、财力，将缺失的文字材料东拼西凑进行补充，使资料变得完整，以此，应对资料缺失问题，让评估工作顺利进行。[6]但是，这样临时应对，许多资料就不够真实、不够原始，所以，档案创建自身具备的性质会对文件归档产生冲突。

（三）归档保管时间冲突

机关单位创建档案的主要目的是想展示自己的整体工作成果，为以后工作的借鉴、学习做铺垫，所以，创建档案有很大的归档价值。然而，事实上许多工作单位在创建档案的过程中，想要让档案获得额外的分值，会花费许多的人力、物力、财力对档案进行一定的外在包装，比如，用相同的文件盒包装、档案内容用书的形式装订成册等。这样，在相关部门检验之后，工作单位将档案资料作为好的经验样本进行展示，所以，在这个期间，就不能将档案资料归档整理，档案资料的文件归档工作需要向后推延，整个档案工作就不够完整、不够及时。因此，创建档案的保管时间和文件归档之间发生了冲突。

3 创建档案和文件归档发生冲突的应对策略

（一）重視档案材料的管理

在管理方面，一些工作单位要加强关于档案材料创建的规范意识，建立比较健全的管理制度，让管理的效率得到提升。第一，档案管理的层次要得到提升，一些相关工作单位的领导应该重视档案的相关工作，建立一个比较健全的管理制度，让每个相关部门加强责任心，有意识的将日常的工作与档案的创建与管理联系结合在一起；第二，档案相关工作人员的相关能力要得到提升，档案的相关工作人员要加强训练，提高他们的工作能力，促进档案各项工作有质量、顺利进行；第三，档案跟踪工作要加强，在档案创建的整个工作中，档案各工作部门要积极跟踪工作的进程，及时更正各种问题，迅速收藏有用的资料，保证档案资料的完整性，促进文件及时归档。

（二）重视原始档案材料的积累

在档案材料的收集方面，要重视原始档案材料的积累。在各项档案工作中，相关工作单位应该重视、落实各项工作，不要忽视日常工作的许多有用材料，这些重要的原始材料要及时积累收集，而且，还要加强档案质量的管理。这样，为之后文件的归档做了良好的铺垫，文件归档时档案材料比较完整、真实，文件归档的质量也会相应提高。

（三）重视档案材料的及时备份

一些工作单位对档案材料要及时进行备份。一方面，由于相关工作单位平时对档案各项工作的忽视，在档案创建过程中，档案材料的原件经常丢失，所以，文件归档无法顺利进行；另一方面，一些单位想要为档案进行精美的包装，然后陈列展示，而档案材料没有备份，文件归档就不能及时进行。如果将档案材料及时进行备份，不管是在检验评估工作中，还是在档案样本展示的工作中，都可以使用备份思维档案资料，文件归档工作都能顺利、及时完成。

4 结语

总而言之，档案在创建过程中，会和文件归档发生一些冲突，此时，为了应对这些冲突，一些单位要做相应的策略和措施。在平常工作中，相关单位重视档案材料的管理、积累原始的资料、及时将档案资料进行备份，这样，有利于应对创建档案与文件归档发生的一些冲突，有利于各项工作的顺利、及时进行。

参考文献

[1]郭志敏.创建档案对文件归档的冲突和应对措施[J].档案管理，2014，（3）：81.

[2]贾树梅.论高校档案馆社会化服务中存在的问题与对策[J].晋中学院学报，2015，（2）：122-124.

[3]刘少德.三级综合医院科室档案建设的实践与探索[J].黑龙江档案，2012，（4）：98-98.

[4]吴建议.对创建电子文件归档管理科学化机制的探讨[J].机电兵船档案，2013，（3）：63-65.

[5]王志辉，肖腾飞.对创建电子文件归档管理科学化机制的探讨[J].卷宗，2014，（10）：50-50.

[6]毛艺林.积极心理学视阈下文明单位创建档案管理工作研究[J].济南职业学院学报，2015，（1）：122-124.

作者简介

黄丽娜（1982-），女，敦化，大本，助理馆员，档案管理方。