档案信息化建设的意义存在问题和解决方法

王敏　黄雄婵

摘 要：档案信息化可以更好的对档案进行利用，调阅档案方便、快捷、准确。多个用户可以同时调阅一份资料，提高资源利用率，档案室职能变保管为服务。档案信息化存在的问题：档案信息系统可能遭受木马、病毒、黑客、恶意软件等威胁；档案信息开放共享的同时档案泄密的可能性大大增加；档案原件扫描过程中易造成原始档案纸张的破损；要求档案管理人员熟练掌握计算机技术。为保护电子文档，计算机系统要安装杀毒软件及防火墙；加强档案信息化人才队伍的建设，增强保密意识。更好地发挥档案信息化建设的作用，为我国的经济建设和人民生活服务。

关键词：档案信息化；网络共享；开发利用

档案是一个单位知识资源的核心部分，决定了科研单位未来的发展趋势和发展方向。科研事业单位在科研活动中， 会形成文书档案、科技档案、开发合同、基建档案等等资料信息。这些信息忠实的记录了科研单位的科研成果、发展历史，对科研事业单位将来的发展可提供有利的借鉴。将这些具有保存价值的文件与材料妥善保管、研发利用，具有重要的现实意义和深远的历史意义。档案包含了各种重要信息，实行档案的信息化管理后，有利于更好的收集和管理这种信息资源。要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理。以档案管理为核心和基础，逐步扩大和延伸管理范围，最终实现知识资源的管理。

传统的纸质档案容易受到外界环境的影响，如潮湿霉变、尘染虫蛀等，还需要大面积的库房存放。在档案查阅和利用方面也存在局限性。伴随计算机网络的发展，传统的档案管理被新型的数字化档案所替代，计算机支持的基础信息资源庞大，数字化档案所提供的信息极其丰富。极大优化了档案管理和利用的进程，同时数字化档案与办公自动化系统紧密联系，不但减少了档案管理的成本，还提高了档案的利用率，为科技人员早出成果、快出成绩提供了有力的保障。通过扫描等方式，将档案扫描成电子影像保存于光盘，纳入数据库管理，使查阅档案方便、快捷、准确，减轻了档案管理人员的工作量。档案管理人员的职能变保管为服务，有利于知识共享。

档案管理信息化建立以后，文书档案、科技档案、基建档案等可以通过网络平台浏览（有相关的权限控制），档案室为单位领导和各个研究部门提供优质服务，成为单位内部信息中心。档案管理人员可以从琐碎的手工操作中解脱出来， 减少了缝补粘贴、打印目录、接待查阅，以更多的精力投入到档案的收集和档案的编研工作中去，提高了档案部门的工作效率。

档案数字化为档案永久保存提供了保障。重要档案可以复制多份，可以在不同地点保管，免除了因自然环境的变故和人为的伤害。档案数字化后，可以使用移动硬盘或者光盘等查找和复制档案资料，不需要直接接触原件，甚至可以异地传送档案资料信息，从而也保证了档案原件的安全。

科技档案饱含了科研人员多年的辛勤劳动，是科研人员智慧的结晶，在今后的科技活动中具有极大的参考作用，是科研单位的宝贵财富。文书档案有上级的指示精神，有本单位领导重大的决策，是未来工作中需要执行和参考的依据，档案数字化节省了档案资料查找的时间，为科研工作和领导决策参考提供了更加快捷的服务，大大提高了工作效率，为科研单位早出成果提供了有力的保障。

传统的档案利用方法是通过办理借阅登记，将原始档案拿到手，进行手工摘录所需。档案管理信息化以后，科技人员足不出户就可以在自己的办公室上网共享资料信息，节省了人力物力和时间。档案管理人员根据资料密级设定查阅权限，科技人员足不出户就可以在自己的计算机上查阅到权限范围内的资料。网络共享，减少了办理借阅、查找、登记的工作，大大减轻了档案管理人员的工作量，也为科技人员节省了大量的时间和精力。收录的档案资料不必等到整理完成即可使用，而且同一份档案资料可以实现多人同时阅读使用，大大提高了档案的利用率和使用频率。档案信息化的建设使研究所的业务活动登上了一个新台阶，提高了研究所的科技竞争能力，为研究工作带了质的飞跃。

档案信息化给工作带来便利的同时也极具风险性，比如安全隐患、泄密等，这就要求我们在使用信息技术的同时提高警惕，扬长避短，提高使用的规范性，减少和避免不必要的损失。

1 档案信息化存在以下问题

1.1 计算机网络安全性

计算机网络是档案信息化应用的媒体，所有使用网络计算机固有的风险也是档案信息化应用的风险。网络的开放性、相互联系性造就了网络易遭遇黑客的袭击，还有病毒、木马、恶意软件等时刻虎视眈眈，计算机病毒具有传播性、隐蔽性、破坏性和潜伏性的特点，计算机病毒的恶意浸入会造成计算机程序和系统遭受破坏，致使计算机无法正常使用。网络黑客不但能对网络进行破坏，还能通过散布木马程序、搜索系统漏洞等方法入浸非授权的系统，肆意篡改和剽窃资料信息。在利用硬盘等移动介质进行存取资料时，移动介质也可能带有病毒并传给计算机，电磁辐射的干扰、网络设备的自然老化也会直接或者间接地影响网络安全，影响档案信息的存储和交换。

1.2 档案泄密的可能性增大

档案信息化提高了档案的利用率，实现了档案可以多人同时查阅、异地查阅，为科研和经济建设提供了更好的服务，同时档案泄密的可能性大大增加。有些使用计算机的人员缺乏安全意识，应用档案软件是操作错误或者因保密口令泄露，被非授权访问者人为地复制转移资料。也会给档案信息的安全带来风险。用熟练编写和调试计算机的技巧来获得非法或未授权的网络和文件访问，也可致使档案机密泄露。

1.3 扫描操作不当引起原始档案纸张的破损

纸质原始档案件的扫描是档案信息化建设的基础部分，大部分档案原件在档案达标过程中已经装订的非常牢固，原始档案在扫描操作过程中需要拆卸、弯曲、折叠等，完成扫描工作后要再次装订，如此反复操作易造成原始档案纸张的破损。

1.4 档案人员的整体专业技能性

档案信息化对档案管理人员的要求提高，不但要把握正确的政治方向、严守档案秘密；掌握档案日常的编目装订保管，具备严谨细致的工作作风，还要熟练掌握计算机软件和硬件技术，能利用计算机对档案信息进行处理和开发，正确掌握计算机病毒查杀、防范，设置补丁防火墙等技术，成为档案管理工作岗位新型的复合型的合格人才。加强安全防护保密意识，正确设置和使用口令，杜绝将自己的账号转借他人或与他人共享，减少泄密和保护网络安全。

2 档案信息化加工利用过程中应该注意的问题

2.1 档案信息网络要建立安全防护设施

建立健全档案信息网络的安全管理制度并严格执行，网络分为内部网和外部网，在内网和外网之间安装防火墙，对内外网进行区分管理，保证内外网之间的安全，此为物理隔离。档案信息的处理和管理必须使用内部网络，以隔绝外来影响，确保网络安全。

开启网络防火墙设施，对主机的内核采取相应的加固防护措施。有了网络防火墙就能够防止电脑遭受外部的网络攻击，监控电脑中软件对网络的使用情况。如有新的程序要访问网络时，就会被提醒，通过看程序的图标或搜索查询程序的文件名，可以获知申请访问网络的程序文件是否正常。另外，坚决不下载不安装不打开可疑的程序，对不熟悉的网站也要提高警惕，不打开不明网站。不使用有安全隐患的可移动介质，时而更换密码，对密码的设置要复杂，防止木马病毒植入行骗。

2.2 档案管理人员要加强保密意识

档案信息涉及到行业利益和国家利益，尤其是包含国家秘密的档案关系到国家的安全。要严格按照国家制定的信息安全制度从总体上开展信息安全建设。档案信息安全是档案信息建设的关键因素，必须引以高度的重视。要在国家有关主管部门的正确引导下，依照国家有关主管部门制定的档案安全规章、制度和标准开展工作。

档案管理人员也要加强对自身网络安全意识的培养，对数据库的安全方面应予足够的重视，注重数据库本身的安全和机读目录的保密。同时加强职业道德和工作责任心的培养，还要不断地提升专业技能，增强对网络的监察和评估。链接了公众网、公共网的档案室，必须严格管理计算机设备、网络、数据磁盘等载体。 根据我国有关涉密网络信息保密工作的法律法规，加强档案信息库特别是未开放信息数据的保密工作。根据规定要求真正做到物理隔绝，严防严密。建立健全数据库质量控制体系，把好数据质量关。凡数据有错误的必须重录或纠错，不达标准的数据不宜提供利用。对档案材料的密级做到心中有数，哪些是可以公开的，哪些只能小部分的公开，哪些不能公开。依据职责权利选择不同的口令，设置访问权限和级别的控制，对于不同级别的人员应给予不同档案信息的查阅权限，这样就可以有效的防止授权者出现违规的操作。杜绝其他的用户越权登录服务器，杜绝合法用户对信息的篡改，截取，窃取机密信息的活动。避免造成重要数据的泄漏，给计算机网络带来极大的破坏。

2.3 注重保护原始纸质材料

档案数字化加工一般交由档案外包服务公司进行，该类公司人员对档案整理的基础业务不熟，扫描时一味追求速度，操作时动作粗糙，档案纸张破损的情况时有发生。有必要加强对档案扫描人员的基本素质培训，在提高工作效率的同时顾及到原始纸质档案的保护，原始纸质档案年久发脆扫描操作时必须小心谨慎，必要时进行裱糊牢固后再行扫描。

2.4 提高档案信息化人才队伍的专业水平

档案信息化建设的推广实行， 对档案信息化管理人员素质的要求逐步提高，单位领导要重视对档案人员业务素质的培养，创造条件进修学习，补充档案人员计算机知识的欠缺。档案人员必须紧跟形势，主动学习和掌握各类业务知识。不仅要掌握计算数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪了解档案学最新领域及其发展情况。档案业务部门在指导具体业务的时候要对档案室的机读目录格式作指导，以保证着录格式的统一，为以后档案机读目录移交进馆作好前期准备。档案信息化人才是档案信息化建设必须具备的基础条件，要加强对档案管理人员的培训。档案信息化对档案管理人员的要求不仅仅是懂得纸质档案的编目整理和保管，还需要懂得电子档案的存储、检索、开发和利用。为避免档案信息系统出现故障时影响使用，需要经常更新和定期用硬盘进行系统数据的备份，当出现故障时可避免数据丢失，尽快恢复正常使用。

随着经济和社会的发展， 全球数字化和信息化的进程不断加快，档案人员的素质和专业整体水平日益提高，档案管理正在朝着实现现代化、档案信息资源网络化的方向前进。

档案管理工作是各级行政机关、事业单位的一项重要工作。档案信息化是大势所趋，在档案信息化建设中，我们必须对档案因资源共享和开放性所带来的安全隐患引起重视，增强档案信息的安全保障能力，有效的维护国家安全、社会稳定和公共利益，档案信息化建设需要制定科学的档案信息化规范体系，降低网络安全风险，提高档案信息化安全技术。扬长避短，让档案信息化建设发挥更大更强的作用，更好地为我国的经济建设和人民生活服务。