浅析档案信息化建设在医院档案管理中的重要性

赵艳荣　宋卫红

摘 要：电子化在现代社会中日益普遍，各个领域都在研究加快信息化建设，医院的档案信息化也例外。从档案信息化建设在新时期医院管理中的重要性入手，详细分析了信息化建设给档案工作、医院工作及社会大众带来的福利，同时阐述了实现档案信息化的方式和途径，为医院的持续快速发展提供帮助。

关键词：信息化建设；档案工作；医院

1 前言

近几年，信息化建设在各个领域的发展步伐逐渐加快。档案信息化建设也将成为档案事业发展的新趋势。传统的档案管理基本是手工收集、整理和检索，工作方法都是比较陈旧的，带来了诸多的不便，例如查阅不方便，提供档案利用服务的范围有限，档案的安全性和完整性受到影响，对科研管理工作的帮助比较滞后。相比传统的档案管理手段，信息化建设作为我国新型的档案管理手段发挥着非常重要的作用，能够为档案信息化管理进行指导，为医院建设发展及科研活动提供重要信息。

2 档案信息化建设的重要性

医院档案的信息化建设工作的有效开展，首先要从思想认识上肯定信息化建设给医院的管理和发展带来益处。主要体现在以下几个方面：第一，社会环境决定了医院档案信息化建设。社会的快速发展，尤其是进入21世纪，网络信息技术深刻地影响人们的生产方式及生活方式。医院作为具有高科技含量的单位，例如其含有日常检查工作的核磁共振、CT等，这些结果无一不是以影像的形式来保存[1]。现在基本上每家医院都能将这些信息都过电脑显示，以电子文件的形式保存，同时也能观察到每一个细微的环节，提高了诊断的准确性，能够如实记录诊疗记录相关信息及病理反应，这些记录对医院综合管理床位，统筹管理病人等起到了重要作用。目前医院加快了信息化管理的步伐，医院信息化的程度大到人力资源管理、医院的公告，小到通知和指示牌。这些信息化手段能够帮助医院更加方便地管理档案，医院档案管理信息化对总体信息化建设起到了推进作用；第二，医院的文化建设中加入了档案信息化的内容。医院文化指的是在长期医疗服务过程中逐步形成的，日益稳定的价值观及医院精神，同时在此基础上形成的服务理念，服务意识及经营战略等。医院文化的好坏直接影响到医院的发展，为医院在激烈的社会竞争中发挥核心竞争力的作用。档案信息化建设涉及到档案采集、整理、保管及利用各个环节。在采集阶段利用电子采集方式方便广大患者办理相关手续，而且能够为其提供更高质量的服务。另外，医院档案信息化建设能够为党群关系、财务管理及综合管理提供有力的证据或有参考价值的信息[2]。档案信息化不仅便利了服务对象，同时也为医院的长久发展提供支持；第三，档案信息化建设为医院实现现代化管理提供有效指导。由于档案自身的特殊性，决定了档案工作与其他工作存在者一定的差异性。但总体而言，档案信息化步伐的加快能够医院的现代化进程。主要体现在以下方面：一是，医院档案种类非常多，涵盖了所有在业务和管理领域的重要内容，例如人员管理档案、后勤管理档案、财务管理档案、党群管理档案、病历档案、患者个人档案、基建档案、科研档案等等，这些档案是医院档案系统的集合。医院能够通过信息化手段统筹全局，掌握医院的整体情况；二是医院仍存在部分其他单位所不具备的特殊档案，这些档案将促进医院的长远发展，提高医院核心竞争力，这一类别的档案若通过电子化的方式进行管理，能够加强各独立科室间的互相联系，为医护人员的科学研究提供有力的帮助，能够助力研发出新型的药品或治疗方式，同时也在一定程度上节省了成本。归根到底，医院的档案信息化管理存在许多益处，把握了档案信息工作就是掌握了医院管理的核心。

3 医院档案信息化建设的策略

通过以上描述，档案信息化建设的重要性不言而喻。认识到了这一点，就应当加快进行信息化的步伐，同时也应结合本单位的实际情况，根据笔者多年的工作经验，档案信息化建设主要包含以下几个方面：

第一，档案信息更加丰富。医院系统非常庞大，信息量非常大。档案系统不能仅仅关注重要档案，而应该从医院整体出发，关注每个细节，善于发现各部门和领域间的联系，让档案管理更加方便快捷，方便档案的查借阅。例如，完全掌握基本资料尤其是患者资料是档案种类中的重点，病人是医院的服务对象，根据近几年的医院管理情况，医患关系屡见不鲜，保护好患者资料能够为医院维护自身的正当行为提供科学依据，同时也能够为医生对病人的进一步检查和治疗提供历史参考，为患者进行市外报销提供充足的依据[3]。医院档案中许多类别含有较高密级，档案管理人员需要按照相关规定对病人的基本信息进行认真保管。医疗人员为了科学研究需要时，应当征求相关领导的意见。另外，除了病人档案之外，还有其他各种内容的档案，各个类别的档案都要相互兼顾，以此丰富档案室库藏。

第二，档案载体形式多种多样。档案信息量日益增加，也伴随产生出多种形式的档案如纸质文件、电子文件、胶片、图标及切片。档案信息化不能简单地理解为电子信息化，虽然确实存在许多电子文件，但是真正意义上的档案信息化是指传统档案管理方法和现代电子文件管理方法相结合。电子文件或者电子档案具有易更改性及不稳定性等风险。因而，对不同业务类型采取不同的方式保管档案载体。例如，对病人的基本信息，由于比较稳定且使用范围广，采用电子形式比较方便，但是对手术活动或者使用特殊药品时，可采用纸质形式，再用电子化扫描形式双套保存，目的是预防医疗事故或者纠纷。

第三，档案管理的科学化。档案管理需要按照科学的方法进行管理，才能更好地体现档案的价值。因此，不但要遵守档案的保密性和原则，而且还应当根据医院的实际发展需要，综合整理医院的发展历史和整体情况，例如可以编撰医院院志，充分体现医院文化。同时，还要科学整理各个科室的基本信息，对医院的运行管理进行全面梳理，详细盘查医院的人力资源情况，发现医院运作过程中存在的不合理现象，为领导层决策提供有利的参考，从而方便领导者对症下药，为医院的快速及长久发展奠定坚实的基础。

第四，档案管理活动应当专业化。目前档案管理已经成为一门专业在全国许多高校都有讲授，对档案教育的氛围越来越浓厚。社会人士对档案的关注程度也越来越深入，主要表现在档案的利用率明显提高。对于医院来说，为加快档案信息化的步伐，必须实现专业化和专门管理。因此，应当配置专门的档案室保管珍贵历史档案，需要配备专业的档案管理人才，他们不仅具有扎实的理论功底，同时也熟练操作电子信息系统，对医院业务运转情况相对熟悉[4]。在发生紧急情况时如火灾或断电时，档案人员有相对完善及可行的应急预案，做出迅速反应，保护档案及保证医院的正常运营。

4 结语

综上所述，新时期的医疗改革环境对档案工作提出了更高的要求，档案的信息化管理也面临着更大的挑战。这种紧迫感和使命要求医院的档案人员不断进去，积极思考和认真学习，充分发挥自身的专业特长，并根据医院的实际情况跨学科研究如何更好地服务于社会大众及医院本身。档案工作从来不是一项简单的重复的工作，它在不同的时代背景下被赋予不同的历史任务。在社会主义现代化的今天，档案纸质和电子双套制的步伐是大势所趋，而信息化管理和服务将成为档案管理的新课题和新思维。

参考文献

[1]孙锐.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].城建档案，2015（07）：19-20.

[2]和赣红.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].中国市场，2013（10）：72-73.

[3]江蓉.档案信息化建设在医院现代信息管理中的重要性[J].群文天下，2014（10）：262-263.

[4]周蓓蓓.浅析信息化背景下的医院档案管理[J].经营管理者，2013（05）：288.