办公自动化在计算机技术应用

朱志强

摘 要：计算机技术的应用在各个领域为信息的交流带来革命性的变化。本文从办公自动化概况入手，探讨办公自动化中的计算机技术应用，并进一步分析其实际意义，以期对这个问题进行有益思考。

关键词：办公自动化；计算机技术；计算应用技术

以往的办公系统中，对于数据的处理工作总是存在很多弊端，巨大的信息量和复杂的结构，使得办公系统对其处理比较模糊，比较困难。办公自动化正是基于这个问题提出的，借助先进的计算机技术和办公设备，办公人员通过操作这些设备，运用这些办公技术，将音频、图像、文字、视频等多种形式的信息集中在一起，以某一办公要求为目标，形成基本上人机一体的、综合性的办公系统。通过这种自动化的办公方式，可以提升工作效率，取得最佳的工作效果。下面我们就这～系统中最重要的一部分——计算机技术的应用来进行探讨，分析具体的应用意义。

信息技术的时代不同于以往任何时代，科技技术的进步对现有的办公模式和办公理念提出了全新的挑战，提出办公实现数字化、无纸化的发展要求。其中，局域网的建立是关键的一环，为数字化和无纸化办公提供了基本的技术条件。更具体一点来讲，所谓的局域网中代表性的是内部网，这种网络在办公系统中最为常用，可以实现各种文件、通知和联络的即时有效，同时又能做到安全准确。内部网的操作是采取一种统一的方式，通过中央网络向各个办公部门发布信息的。当然，内部网只是办公自动化的一个组成部分，但其运行方式代表着计算机技术在自动化办公中的应用概况，即统一、高效、安全、便捷。

1 计算机技术应用于办公自动化的意义

1、提高工作效率运用局域网和各种办公软件，不仅可以有效地提高个人的办公效率，更加重要的是，个人与个人之间，群体与群体之间，通过这种协同办公的方式，运用计算机技术，对工作信息进行及时的接受和处理，并实现高效的合作机制，最大限度地提高了工作效率。

2、节约办公成本计算机技术的应用，实现了数字化、无纸化办公模式，这种模式使得办公成本大大降低，节约了大量的纸张、墨盒、耗材等办公用品，减少了采购的费用，把办公浪费降低到最小，更加有利于各种设备资源的共享和维护。

3、加强内部交流和外部联系在数字化办公之前，大部分的工作环境都会受到工作场所和工作内容的限制，内部交流和外部交流都需要走正规的流程，耗费时间，又不能达到及时交流的目的。在实现了办公自动化后，这种内部和外部的交流变得更加方便，在工作范围之内，办公人员可以灵活地掌握，可以更加直观地进行业务交流和学习。

4、便于决策指挥计算机技术的应用，使得原本容易滞后的决策指挥步骤变得更加高效，提高了工作的质量。上级领导在进行工作的决策和指挥室时，可以快速核查、跟踪进度、获得反馈等，是一种实时的管理模式，是科学的，是现代的，也是规范的。

2 计算机技术在办公自动化中的具体应用

1、硬件设备和软件资源现代化办公的主要业务有文字编辑、信息处理、信息传输和信息检索等，这些业务通过计算机技术的发展，都向着越来越快捷和高效的方向发展。当然，要实现这些办公的自动化，首先要有的就是计算机这个硬件设备，也是核心的设备，其运行功能、运行条件、运行系统等，都会对办公自动化的实现带来很大的影响。而软件则是应用于计算机中的各种办公程序，这些程序在计算机的运行、管理、维护过程中都是至关重要的，具体来讲，主要的办公软件有以下几个方面：①基础的电子通信设备：局域网，电话等；②信息输出设备：扫描仪，复印机，传真机等；③系统维护、处理、办公软件：操作系统，语言翻译程序；④系统支持软件：数据库管理系统；⑤文字处理系统、图形处理系统软件：微软公司开发的办公自动化软件等；⑥专用型的办公软件：财务管理系统，设备管理系统等。

2、文档管理的自动化计算机技术的应用，使得文档的管理，包括文件的送阅和批复都可以在计算机上、局域网上完成。具体来讲，这些工作流程是可以由办公人员自己定义，自行操作的，在办公过程中对文档形成的浏览痕迹、批复痕迹、修改意见等都可以得到详细的收集和保留。当办公人员拿到了一份文件，可以先进行计算机上的录入和保留，并进行相应的登记，然后再发送给公文拟办人，经过一系列的办公流程后，原始的文件将会形成电子的信息资源，进行文档的归档。归档为电子版的文件可以按照不同的权限进行保存和分类，分类的档案还可以设置

不同的查询权限和查询密码。举例来讲，一个职员进入新的公司以后，公司会对其设置一个专门的用户身份，职员可以自己设置这个身份的查询权限，这个权限只有自己可以查询，不仅可以及时浏览单位的系统文件和通知，也可以为自己的工作情况和各种福利进行记录。

3、建立公开的信息发布平台机关和企业内部需要有自己的信息发布和交流场所，在计算机技术应用的时代，这个场所不再是纸质的、只是在办公室内的，而是可以通过电子公告、电子刊物、电子事项等各种形式进行信息的发布，使得各种事项可以在公司内得到最快速的发布，最准确的传达。公司职员可以在这个平台上得到最新的企业信息，企业信息也可以得到最快速广泛的传达。这个平台是公开的，是共享的，因此，员工可以及时地了解到公司的实时动态，不仅如此，外界也可以通过这个平台了解到公司的发展情况、公开信息、企业形象以及重要的招聘信息等等。这个平台不仅仅是公司上层发布信息的渠道，更是企业职员表达自己的意见、提出自己的要求的平台，员工可以在内部设置电子邮件，与外部乃至与Intemet的信息进行交流。

4、提高内部的协作通过计算机技术的应用，企业的内部资源会得到最大的利用，工作的灵活性和适应性也将有很大的提高。在各个企业和机关单位中，都会存在着大量的流程化作业，这些作业包括有公文的编辑、收发各种办公文件、进行各种工作审批等等。这些工作是必要的，同时也是耗时的。通过无纸化办公，企业可以实现工作流程自动化，使得企业内部达到最佳的协作，节约办公时间。减少了人为差错和延误，提高劳动生产率。除了上述工作外，其应用在企业的工作中还包括有非常多的日常管理日程，例如用餐管理、会议管理、车辆管理、物品管理等。这些管理工作的协作程度在很大程度上会影响到整介企业的运作，通过计算机技术，将这些基础性的工作安排好，是管理工作的重中之重。

5、其他方面的应用①在人事管理工作中，尤其是劳资人事管理中，可以通过计算机技术，将员工资料与考勤制度，以及工资管理和人事管理相结合，最大限度地提高工作效率，把管理费用降到最低。②不管是企业还是机关单位，都不可避免地需要召开大量的工作会议，这些会议不管是大型的，还是小型的，都需要进行大量的事前准备工作和事后总结报告工作。这些工作在实现了办公自动化后，将会轻松许多。会前可以先向员工发送会议资料，安排会议的参加人员、时间、场地和内容等，并以电子邮件或打印会议单的方式发放会议函等。会后，可以对会议的具体内容进行记录和整理，并发送给与会人员。甚至可以采取视频会议，网络会议等方式，改变传统的会议形式，真正做到自动化办公。③作为最基本的邮件传送功能，为员工和企业提供材料收发的平台。上面几个方面就是计算机技术在自动化办公中的具体应用，它的运用可以高效能、大容量地收集和处理存储大量的信息，在提高工作效率的同时，也保证了最佳的工作效率，使得现代办公更加快速高效。

参考文献

[1]柴宝芹.计算机技术在办公自动化中的应用[J].东方企业文化 ，2012 （20 ）.

[2]林龙德.计算机技术在办公自动化中的应用与研究[J].科技风 ，2012（09 ）.