浅谈市政工程设计档案的信息化

胡文春 梁芳

【摘要】随着科技的进步，信息技术的触角早已伸入生活的各个领域，在笔者所从事的市政建设领域信息技术也有较为广泛的应用。然而有着城建发展的历史缩影之称的市政工程建设档案，在信息化过程中却始终跟不上信息技术发展的快速步伐。近年来，我国市政建设领域投资发展迅猛，工程总类也更趋多元化。市政工程档案是市政规划编制和调整的基础与前提，也只有齐全、完整、准确的市政工程档案才能为日后的工程维修、突发事件等提供有力的工程依据。

【关键词】市政工程设计档案；信息化

随着科技的进步，信息技术的触角早已伸入生活的各个领域，在笔者所从事的市政建设领域信息技术也有较为广泛的应用。然而有着城建发展的历史缩影之称的市政工程建设档案，在信息化过程中却始终跟不上信息技术发展的快速步伐。近年来，我国市政建设领域投资发展迅猛，工程总类也更趋多元化。市政工程档案是市政规划编制和调整的基础与前提，也只有齐全、完整、准确的市政工程档案才能为日后的工程维修、突发事件等提供有力的工程依据。

一、当下市政档案信息化的现状与不足

现实工作中我们也发现，尽管多数市政领域的从业者都认同应当加快市政工程项目档案的信息化加速建设的步伐，然而在具体实施过程中还存在着种种不足。

1、压力机制不够，守旧思维严重

这一点主要表现在市政工程档案管理部门或者市政单位有关职能部门对市政档案信息化所传递的压力机制不够，相当多的一线部门满足与传统形式的管理模式，过分依赖纸质档案，以及一些固定的工作流程模式。而管理部门更是在此警言慎行，畏惧信息化过程对传统纸质档案模式的冲击，更加对信息化过程中诞生的电子图文充满怀疑，认识不到信息化的便捷利好。

2、技能缺失，配套服务滞后

目前整个市政行业内对档案信息化缺乏一套确实可行的模式。广大从业者各自为战，摸着石头过河，一些单位全凭自己的理解以及一些工程技术人员的工作经验进行简单的归类，抛弃了相关立法以及行业规定。在编号、分类、编码等具体细节上更是五花八门。而由于多数行业涉及保密性限制，行业的商业化配套也相对滞后，能够为此提供的辅助业务的多半是其他专业服务部门的延展业务，专业化、及时性都有很大的缺失，使得很多企业在认识到自己的不足之后，既无法自身克服有关困难也无法求助于市场机制。致使信息化进程一再拖延，最后往往又把有限的资源回流到对传统模式的不断加固。

3、人才短缺，甚至人力资源分配不足

刚刚我们谈到的技能缺失，在专业技能缺失的背后往往是人才的短缺，目前在我国高校的学科建设中，档案学专业、信息资源管理专业以及相近的情报学专业虽然划分的较为靠近，但在具体培养过程中档案学侧重与文科类思维的培养，具体的学习课程中很少涉及計算机相关知识，信息化相关技能更是浅尝则止。而信息资源管理专业侧重于简单的计算机科学技术应用，较少学校能够将管理学有关原理直接引入融合，直接导致有关毕业生无法很快的找到有关工作的着力点。

此外，在具体工作中很多市政单位的档案室往往成为人员安插的主阵地，这类工作人员往往连传统的纸质档案管理工作都无法很好的胜任，更有甚者，甚至存在档案人员全部兼任，这些人员本身就不具备专业技能，精力也无法匹配，一时之间很难形成工程档案信息化建设的成果。

4、投入不足，决心不够

由于传统的图档管理方式的投入简单，也能够满足一定程度的管理需求，相对而言工程技术档案的特殊载体，特殊规格往往使得其在信息化过程中投入的各项资源非常大，一旦企业效益收缩，对此投入往往作为裁剪的首要项目。很多单位也因为较大的投资望而却步，资金渗人的缓慢往往成为本部门无力推动信息化的最直接原因。

二、探索市政档案信息化相对滞后的解决思路

1、加速立法步伐，完善有关制度建设

长期以来，电子文件的法律证据效力一直受到各方质疑，在市政工程行业中，一般而言由于涉及工程规模普遍较大，牵涉部门多，责任关系影响较重等原因，使得各方对市政档案信息化产出的成果文件的法律效力产生了怀疑，在没有立法保障其电子文件法律效力的前提下市政档案信息化实在举步维艰。

此外，一线部门在面对市政档案信息化的过程中缺乏严肃性，满足现状。需要在更大范围内建立有关规章制度，促进市政工程档案信息化的进程发展。

2、健全人才培养机制，加速学术融合

信息化建设是信息技术手段在图档管理领域的深入应用，因此，需要有计算机专业背景的技术人才的参与，调研显示档案管理全行业中有信息技术背景的人员比例不足5%，渗透到市政领域的就更加是凤毛麟角，因此，在大专院校的档案学科设置中应该更多的加入计算机学科的专业课程进行辅助学习；而在在具体岗位培训中，更加应该结合市政行业工程图纸多、幅面大、文档材料分布散等特点进行重点培养。此外，在我们的岗位培训中如何面对本特定载体的图档进行信息化并高效利用应当成为培养的要害所在。

3、引导市场机制的深入合作，推动行业服务市场化程度提升

任何专业的发展都离不开市场机制的作用，市政档案信息化过程复杂，需要多专业多部门的协同配合。尤其是信息技术更是很多单位所不具备的技术条件，为保障信息化的有效推行，广大市政企业应该在图档管理中摒弃闭门造车的传统思维，加快研究措施，在保障信息安全的前提下引入专业的信息化企业，帮助企业尽快实现信息水平的提升。有关部门更应该制定相关鼓励政策引导市场机制快速参与进来，让市场主体在市政档案信息化过程中发挥更大的作用，而企业间的竞争也将更有利于技术进步及行业规范化，成为行业发展的动力。

4、有关部门加强探索研究，提出并推广更具操作性管理流程模式

各种技术的匮乏归根到底还是人才的缺失，就当前现实而言，很多单位的档案部门人员不专业、不专用依然严重。面对现状，各部门应当结合地方、部门、企业的现实，加快研究出一套简单明了、行之有效的信息化模式，便于企业一线人员按章执行，简单模仿，最大程度上保障市政基础信息的安全、全面的保存下来，为以后有条件进行信息化做好基础。

5、企业自身也应该提高认识，开拓思路探索更适合自身的管理思路

市政企业本身才是档案信息化的主体，企业本身的重视程度直接关系着信息化的最终成功与否，甚至在很多企业中，有没有高层领导的直接重视，直接影响着信息化的成功与否。因此，各企业自身从上至下都要从发认识到档案信息化对企业长远利益的价值所在，不断加大在市政档案信息化过程中的合理投资，唯有如此，市政档案在一线企业中才能真正实现信息化常态。

【参考文献】

[1] 唐宝莲， 吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案， 2006（3）.

[2] 夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案， 2010（3）.

【作者简介】

胡文春（1987—），男，毕业于四川大学档案学专业，单位：武汉市燃气热力规划设计院，主要研究方向：现代文件管理与电子政务、图档管理。

梁芳（1987—），女，湖北荆州人，现就读于长江大学外国语学院，主要研究方向：外国语言学及应用语言学。