大数据时代背景下的档案管理探讨

刘琦宁波市规划与地理信息中心

大数据时代背景下的档案管理探讨

刘琦
宁波市规划与地理信息中心

互联网信息化的时代，导致全球信息量在逐步增加，据资料调查显示，全球的信息量正在以每年0.5倍的速度增加，人们每天接收的信息杂乱无章、冗长多余，仅仅接收信息并进行简单的消化就比上班工作还要累，在这样的信息爆炸的时代，在大数据背景的影响下，档案管理也必须要进行变革，本文通过对大数据时代背景下档案管理的研究，找到档案管理变革的新契机，同时对档案管理也提出了更高的要求，有助于推动大数据时代背景下档案管理的革新。

大数据；档案管理；契机；变革

大数据时代是在互联网信息化之后的又一重大技术变革，而且在众多领域已经引起了巨大变革，当然，在这样的大背景下，档案管理如果还采用传统的方法和模式，就会很难适应时代的变化，甚至被淘汰，所以档案管理必须进行顺应时代变化的变革，信息爆炸时代也是对档案管理提出了更高的要求，除了要抓住大数据时代带给档案管理的契机，不断调整变化跟上时代的步伐，同时更要在原有的基础上改变技术和流程，加快档案管理效率，优化档案管理。

一、大数据概念研究

大数据，顾名思义，就是所蕴含的信息数据量非常多，所以又把它称为巨量资料，“大数据”这个词汇最早起源于美国，大约在2009年逐步开始活跃在人们的视线范围内，之后便一发不可收拾，成为全球热搜词汇之一，信息量在逐步增加，尤其是在20世纪末互联网出现导致大量信息几何倍增的情况下，2011年由国际数据公司发布的关于信息量的数字宇宙研究报告中指出2011年全球信息量共有1.82ZB，相对于2010年同比增长大于1ZB，同时还预测至2020年该数据将增长到35ZB，可见全球信息量增长巨大。

专业角度来讲，大数据就是指那些更加直观、更具有穿透性和话题性，且数量上呈现高增长率、复杂多变的信息资产；通俗一点来说，就是信息数据的超强累加，举个例子来说，在大数据出现之前，人们所获得和传递信息数据的途径非常有限，而且数量上比较匮乏，一般都是通过书本、语音、报纸等，而信息网络化时代开启了数据变化传播的新时代，途径和数量都在以倍数递增，互联网的途径弱化了人们传统的传递信息的方式，微信、微博、各种论坛、网页、软件等等，传递信息便捷快速，就加大了在传递信息过程中的积累，而且互联网思维越广泛，这种数据信息的积累就要多。

二、大数据时代带给档案管理的契机

1.档案数据的储存与备份更为简洁

传统的电子数据在储存和备份数据方面，经常会出现无法存入新的档案数据，这是因为长时间向数据库存入大量的数据导致内存空间不足，尤其是对于政府部门和企事业单位的档案资料数量是非常大的,这样所占的储存空间非常大,而且管理起来也是相当繁杂,时间久远就很难保证数据的完整,而且由于储存空间问题而不得不将存储时间较长的档案资料销毁,这极大地降低了档案储存的重要性,造成了贵重资料的损失，而大数据不仅数据资料巨大，还有非常大的储存容量，能够及时储存所需档案资料，免去由于空间不足要销毁的困扰。

2.档案管理的技术手段得到提升

随着数据库存储数据资料不断增多，在数据库检索和查找过程中也会非常困难，耗时较长不易于检索，而大数据处理技术能够轻松解决传统档案管理检索困难的难题，同时在用户档案建立过程中较之传统数据存储收集到更多数据信息，采用大数据处理技术能够构建档案馆的新型知识服务引擎，该技术引擎能够根据用户需求获取多层次、多维度的信息数据，同时还能自动分析、组织和决策等，详见图1。

图1　

三、大数据时代背景下对档案管理的要求

1.档案数据资料统一管理、统一备份

档案管理中要统一管理和备份，能够提升档案管理的工作效率和准确性，而且大数据技术支持巨大数据的统一储存和备份，所以应该顺应大数据时代的要求应该统一建立档案数据库。目前也有部分地区已经建设完成。例如陕西省西咸新区的沣西大数据产业园，根据规划，沣西大数据产业园将实现数据的规模化集中吞吐、深层次整合分析、多领域社会应用、高效益持续增值，成为国家政务资源后台处理与备份中心、国家级大数据处理中心以及国内最大的信息资源聚集服务区，中国联通、中国移动和中国电信三大运营商以及全国人口数据处理与备份（西安）中心、陕西广电网络等项目已入区①。所以建立统一管理的数据库不仅便于信息资源的统一掌控，也有助于统一备份。

2.与大数据开发公司合作，便于开发出档案行业的数据处理技术

大数据处理技术极大地解决了传统档案管理工作的难题，但是目前存在的一些大数据处理技术并不能完全适用于档案管理，所以必须积极与大数据开发公司合作，在工作中积极配合共同研发出适合档案管理的大数据处理技术，同时把更多的大数据技术引导档案管理中。

3.加强培训，提升档案管理人员的素质和技能

大数据时代对档案管理人员的素质和技能提出更高的要求，所以必须加大培训力度，从从业理念、基本理论知识和技能等方面进行严格详实的培训，从而培养更多档案管理技术人才，有助于更好地进行档案管理工作，所以大数据时代对档案管理工作人员提出了更高的挑战。

四、结语

在大数据时代的背景下，档案管理积极运用大数据技术，抓住新的契机，同时也要不断优化，迎接更高的挑战，同时也要规避在运用大数据技术的过程中出现信息泄露、篡改等的风险，通过严密的操作和法律措施等将风险降为最低。

注释：

①郭涛.沣西大数据产业模式初探[N].中国计算机报，2012，12(24):032.

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨.云南档案，2013年06期.

[2]施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商，2012(11):145.

[3]郭涛.沣西大数据产业模式初探[N].中国计算机报，2012，12(24):032.