国内外高校图书馆研修间管理模式分析

张　璇　陈　龙（中山大学图书馆　广州5075，暨南大学　广州5063）



国内外高校图书馆研修间管理模式分析

张璇1陈龙2（1中山大学图书馆广州510275，2暨南大学广州510632）

研修间是一种新兴的服务方式和学习空间，图书馆需要对其进行科学管理、合理利用。本文调查了10所国内外高校图书馆研修间的基本管理现状，并对目前存在的短期模式和长期模式予以比较分析，提出了研修间科学管理模式的建议。

研修间管理模式比较分析

研修间（也称为研究室、学习室、study room、group-study 等）是图书馆在建筑空间内划分出相对独立的空间，便于为读者提供相对稳定和自由的学习环境。研修间的设置有多种类型，按照使用对象不同，纽约大学、加州大学圣地亚哥分校设置了研究生专用学习间；中国科学院国家科学图书馆针对研究生设置了信息交流学习室；暨南大学针对有科研项目的教师和博士设置了研修间；台湾师范大学设置了专案教授使用间。按照功能区分，研修间分为两种类型：一种称为个人学习室（Individual Study Room ），仅供单个读者使用，适于有私密需求的个人演讲练习和参与在线讨论、有稳定需求的读者学习和写作等；另一种称为讨论室（Group Study Room），可供多位读者同时使用，便于开展研究讨论。

1　研修间的产生及特点

研修间在我国首先出现于20世纪80年代的台湾高校图书馆［1］，目的是为了更好地满足读者学习研究的需求。目前图书馆盛行“藏、借、阅、咨”一体化的集成开放服务管理模式，其建筑格局也日趋开放和互通，这种模式虽然有利于改善图书馆的服务环境和服务质量，但也带来了一些隐患：一是开放的馆内空间稍有噪音，便会使周围的读者受到影响；二是难以保证学习、科研的私密性和稳定性；三是无法开展讨论活动。近年来，图书馆界物理条件的改善使其有能力从建筑空间中分隔出一些相对独立和自由的学习空间，消除图书馆大开放管理可能带来的噪音和隐私问题，以满足读者对安静、私密、稳定的学习环境的需求。同时，本世纪初叶，信息共享空间（简称IC）服务模式和理念从国外传入，美国国家标准和技术学院图书馆的Nancy Allmang认为IC由物理空间（Physical Commons ）和虚拟空间（Virtual Commons）共同构成。其中，物理空间是IC的实体，包括个人工作站和小组工作站、会议室、无线网络、写作实验室和休闲室［2］。研修间以独立实体空间为主要特征，有网络接入，配置电脑终端或允许自带，可以便捷地获取电子文献资源、网络资源，以独立的物理空间形式成为IC 的重要组成部分，适应了读者对一站式服务的需求。由此，研修间使我国图书馆界如沐春风，许多高校图书馆纷纷设立了研修间。

2　国内外图书馆研修间管理现状

笔者根据研修间的开通时间和完善程度，选取了10所国内外高校图书馆进行调查，其中6所为北美地区高校图书馆，4所为台湾地区、香港地区和内地高校图书馆，他们目前的基本管理情况见表1。

表1　国内外高校图书馆研修间管理情况表

备注：以上数据信息来自各馆网站。

从表1中的数据分析可得出以下几点结论：

（1）普遍遵循先到先得原则

10所高校图书馆不论采用表单预约还是在线预约，均遵循先到先得原则，视所有申请者为平等主体。其中，暨南大学图书馆在审核预约申请的过程中，除了遵循先到先得原则，还灵活增加了向重点学科、重点项目建设者倾斜的考量因素，增加了管理者的主观判断。

（2）申请资格以读者需求为标准

国外在研修间管理使用对象中一般不设置门槛，校内师生均有申请资格。国内图书馆除了人民大学图书馆，均有一定的限定条件，如只面向教师和研究生开放，没有面向本科生的研修间服务，主要是受限于研修间的数量。研修间服务对象在设置之初就明确其目标定位，这样便于使其利用效率最大化。是否应对申请资格有所限定应取决于研修间设置的初衷，即为了满足读者的何种需求。如纽约大学设置了个人学习室、讨论室和研究生专用研修间，其中还有专门为通过综合考试的博士生设置的论文作家间，明确规定了其适用对象和目的。

（3）在线预约系统是研修间科学管理的技术支撑

被调查的图书馆中有6所已实现在线系统预约，其中佛罗里达大学还开通了移动（手机）预约功能。预约系统一般采用图表和实景图以及地图指示等方式清晰地展示各个研修间的地理方位、使用状态，是否已被预约，可预约的研修间和使用的时间段。读者在预约后可以第一时间看到预约结果，使研修间的管理更加公开、透明。其次，预约系统与门禁系统联网可方便读者在网上预约或通过一卡通刷卡预约，由系统分配房间并给一卡通赋权，节省了人力。读者使用一卡通方便进出研修间，便于读者管理。如果读者超过规定限定时间未到馆使用研修间，系统即可取消其使用权限。同时，系统还能够有效地统计研修间实际使用次数和时长，更好地实现研修间的自动化管理。

（4）短期模式和长期模式的分野

通过对比10所国内外高校图书馆研修间的使用模式，按限定时长划分可分为短期模式和长期模式两类。短期模式，以天或小时为时间单位向读者提供服务；长期模式，以月或更长时间向读者提供服务。10所图书馆中只有台湾师范大学、香港中文大学和暨南大学三所高校提供了长期模式，大部分为一个月。其中，台湾师范大学针对客座教授可最长使用3个月。这三所高校均采用短期模式和长期模式相结合的设置。而国外6所高校的研修间管理均采用短期模式。

3　短期模式和长期模式的比较分析

3.1服务理念

短期模式适用于个人演讲练习、学习、参与在线讨论或团队讨论，这种模式下视所有读者为平等的服务对象，不设置申请门槛，遵循先到先得原则，体现了图书馆公平公正的服务理念。长期模式适用于有长期稳定学习和科研需求的读者群，他们需要有相对固定的空间环境和丰富的学术资源做支撑，保证在馆学习、研究过程的连贯性，与短期模式不同，长期模式针对特定的读者对象，其理念是“服务于最有需要的读者”，体现了图书馆多元化、个性化的服务理念。

3.2申请流程

在短期模式下，研修间服务的申请流程：读者预约申请一次完成，有房间则即时分配，无匹配空房则预约申请失败，读者选择其他时间或房间申请，或下次再申请。由于遵循先到先得的原则，加之研修间数量有限的境况，不论是表单预约还是在线系统预约，难免在预约第一时间出现预约拥堵的状况。一项调查显示，接近70%的读者认为经常发生“预约不上”的问题，只有近25%的读者认为偶尔发生“预约不上”的问题，约45%的读者有过“凌晨抢订”房间的经历［3］。在这种恶性抢订的尴尬局面下，容易给读者正常生活和工作规律造成不良影响。

在长期模式下，研修间服务的申请流程：读者提出预约申请后，由工作人员审核其是否符合申请条件，如有空房可当场分配，如无空房可排队等候，不用再次提交预约申请。由于服务对象范围相对小，抢订的情况有所缓解。

3.3自动化程度

短期模式下由于申请者数量大，如采用表单申请则需要工作人员在后台审核后分配，操作繁琐和机械，也缺乏即时性，而采用在线预约系统，工作人员只需设置好预约和门禁系统，并定期清理研修间即可，因此短期模式有必要配备在线预约系统实现全自动管理。长期模式下，通常针对的是有特定需求的读者对象，需要工作人员审核申请材料，并对收到的申请进行邮件答复，如在“研修间申请已收到，但暂无空房”时，人工告知读者排队情况和大致等待时间；在“研修间成功开通时”，告知读者可用房号、使用时间、注意事项；在“研修间使用时间结束时”，提醒读者及时清理自己的个人物品和保存在电脑上的资料。同时，在研修间使用过程中加强对已分配使用的研修间进行空置率管理，对累计超过一定时间不使用研修间的读者做出提醒或取消其使用权限。香港中文大学图书馆还明确提示，图书馆工作人员会定期检查教师学习室，清除闲置在学习室内的未借书籍或阅览书籍。这些工作不能全依赖在线预约系统和门禁系统来控制，即不能完全倚靠自动化管理，还需要配置人工负责研修间的各流程服务。

4　研修间科学管理模式

在读者需求日益多元化、个性化的今天，研修间服务作为一种新型的服务方式和学习空间，在高校图书馆中发挥越来越重要的作用。目前已有不少高校图书馆设置了研修间，期望建立相对完善的研修间服务模式。本文对研修间设置的目标群体、时长模式、管理流程等进行分析，提出以下建议：

（1）根据读者需要合理设置研修间服务类型和时长模式。在研修间管理中，应根据读者的实际需要合理设置个人研修室和多人讨论室的数量和比例，并根据特定的服务目标，设置研修间服务时长模式，使多种研修间服务类型并存，将短期模式和长期模式相结合，满足读者多元化的服务需求，同时提高研修间的合理使用率。

（2）主要采用在线预约系统，辅之人工管理。自动化系统可以提高研修间管理的效率，但不能解决长期模式下的管理问题，因此有必要对长期模式的研修间辅以人工管理，在提高研修间服务效率的同时更加人性化服务，实现科学管理。

［1］刘盈盈.高校图书馆研修室与讨论室现状及管理研究［J］.图书馆论坛，2010（2）.

［2］孙瑾.Calgary 大学图书馆的信息共享空间解读［J］.图书馆建设，2006（5）.

［3］陆璇，刘敬芹.中国人民大学图书馆研修间服务与管理情况调查分析［J］.图书馆论坛，2013（3）.

张璇硕士，助理馆员，中山大学图书馆。

陈龙硕士，暨南大学副研究员。