做好省人大常委会会议会前会务筹备工作的一点体会

宋成

省人大常委会会议是地方人大常委会依法行使职权的基本形式，常委会会议质量直接影响着国家或地方权力机关代表人民行使管理国家和社会事务的议事决策水平。因此，如何更为高效、有序和科学地完成常委会会议会前会务筹备工作，就值得从事会务的同志认真总结和探讨。

一、草拟会议议程草案

省人大常委会会议一般两个月举行一次，每次会议举行前，会务人员要根据常委会年度议题计划、执法检查计划、专题讲座计划和提出议案机关报送的情况，在征询有关专门委员会、常委会工作机构的意见后，提出本次常委会会议的议程草案。编写会议议程草案时要注意编排顺序，一般为：拟表决的法规案，初审法规案，修订或修改的法规案，批准或者废除的法规案，常委会执法检查报告、国民经济和社会发展计划执行情况和财政决算审计工作报告，代表资格审查报告，人事任免案等。

二、会议通知

每次常委会举行前，都要发出会议通知。会议通知至少包括以下四个要素，即时间、地点、会议内容和出席范围。应掌握好两个环节，一是通知发出的时间。会议通知不能发得太早。发早了，由于距离会议召开的日期比较远，工作一忙，容易使人忘记。但也不能发得太迟。发迟了，对方不能及时收到，或者收到后来不及合理安排好手头的工作，就会降低会议的出席率。一般是常委会会议举行的一个月前发出预通知。在会议举行七日前，发出正式通知。在会议举行一日前，发出短信通知，提示出席和列席会议人员及相关部门了解会议的时间、日程、议程安排及有关要求。二是确认出席人员。由于信息的不对称性，千万不能想当然认为，收到通知的人一定会出席。所以为了防止缺席，在会议举行前，还会通过电话询问有关对象，一方面询问会议通知是否收到，另一方面了解是否出席会议，以便于做好引领和安排。特别是一些关键人员，必须反复确认，以防出现因报告人缺席而使会议中断的“特大事故”，在会前将出、缺席名单汇总后及时提供给常委会秘书长和会议主持人。

三、拟定日程方案

会议日程一般按照“三个阶段”来编写。第一阶段是听取法规案的审查报告，初审法规案、修订或修改的法规案、批准或者废除的法规案的说明，常委会执法检查报告和专门委员会执法检查报告，专题工作报告，人事任免案等。第二阶段是审议法规案、常委会执法检查报告和专门委员会执法检查报告，专题工作报告、人事任免案等。第三阶段是表决通过各项议案，听取执法检查报告、专题工作报告审议情况的汇报。每次常委会会议一般安排两至三次全体会议，若干次分组会议。重要性法规或报告会安排半天进行分组审议，一般性的法规或报告可以合并在半天进行审议。在全体会议表决前，安排一次主任会议。

四、准备会议文件

这是常委会会议准备阶段中最为重要的一个关键环节。常委会会议文件不仅种类较多，而且涉及面广，时效性要求还高。所以，作为会务人员一定要做到五个熟悉。

一要熟悉会议议程草案和日程安排。常委会会议的文件何时印发到组成人员手上，有的是有具体法定时间规定的，马虎不得，耽搁不得，误时不得。比如，在全体会议表决前的主任会议结束后，提请全体会议表决的一些法规草案、检查报告和人事任免案才能正式印发。所以，负责办会的同志对会议议程不能只知一个大概，不仅要搞清楚会议议程和日程的全部内容，还要细到搞清楚会议每天的上午、下午要审议的具体议程。这样，对文件的催交与印发能做到心中有数，也有利于文件的编号和准备。

二要熟悉办文的人员。文件的催交是需要与有关部门具体的负责人员打交道的。特别是政府部门，一定要与具体经办文件的同志熟悉，这样才能从容有序。最好在第一次与对方沟通时，要把对方的姓名、联系电话、手机号码乃至微信、邮箱和QQ号码等都记下，像档案那样保存起来，做一个有心人。

三要熟悉文件格式。常委会会议的文件涉及法规、议案、专题报告、说明、决定、决议等多种类型的文件，由于提报的部门不同，许多文件格式也不统一。比如，二级标题有的用的字体是黑体，有的用的是仿宋，有的加粗了，有的带括号等，而作为会议文件，就必须要格式一致，因此，会务人员一定要熟悉格式。同时，因为时间限制和工作疏忽，致使部门提报的文件有可能出现错别字，如果没有发现，直接会影响常委会会议的质量与进程。所以，会务人员必须也要是一个好的校对员，特别是对文件标题、条标、政治性语句、任免人员的姓名等关键性的地方要反复校对。

四要熟悉印制进度。为了确保文件质量和保密，常委会会议印制文件由专门的文印部门负责。作为会务人员必须要知晓文印部门的印刷能力、工作效率和人员特点，这样才能准确掌握文件印制时效。在文件较多时，可以根据文件特点制作一个印制进度表，然后根据这个进度表向文印部门提出具体完成时间的要求，并根据这个进度表进行催办。

五要熟悉印制份数。会议文件及相关材料的份数也属于会务的同志需要搞清楚的范畴。文件印多了，造成浪费；印少了，更为麻烦，甚至可能直接影响常委会会议的正常召开。而印的正好则非常不容易，有时媒体记者报道会议需要一些会议材料，个别委员对法规或者议案感兴趣，也会要求会务人员再多提供几份材料。所以，作为会务人员必须要提前预判，根据不同的法规或者议案，印制合理数量的会议文件。

五、关于会议主持用语的起草

起草会议主持用语需要注意以下两点，一是会议的程序。要对会议所涉及的时间、议题、汇报人认真核对，决对不能搞错。有时汇报人会临时发生变动，所以在会前还要再次核对校准。要从有利会议审议角度考虑，尽量把涉及同一个汇报人的议案安排在一起进行。要注意时间的安排，避免出现会议前紧后松或者会议超时等情况。对涉及审议或听取有关报告目的的主持用语，要提纲挈领、力求简洁，避免啰嗦，在上下文的衔接时，顺利流畅。同时，因为主持用语只有主持人才有，所以文字要符合主持人口语的习惯，让主持人一看就懂，让参会人一听就明。二是主持人在会议期间要讲的话。领导讲话是机关文稿中最难写好的文种之一。根据《议事规则》，常委会会议由主任主持。主任不能出席时，可以委托副主任召集并主持。所以，讲话不能千篇一律，要根据主持人的不同，讲话风格也要不同。讲话要围绕会议主题和主持人意图来展开，观点态度要符合中央和省委的精神，切合人大工作实际，要聚焦准确、站位高远。结构要严谨完整，逻辑鲜明。语言要亲切自然，精辟独到，富有号召力、感染力和节奏感。

六、关于会场的布置

会场的布置，也是常委会会务服务工作中的一项内容，涉及会标内容、座位的安排、会议材料的发放、电子设备的调试、会议座椅的摆放、会议用水、会场卫生、新闻报道等诸多方面。特别是座位安排，是很深的一门学问。常委会全体会议时，主任会议成员在主席台就座。主任居中，副主任、秘书长依次排列左右。通常的原则是“以左为尊、以右为次”。当人数为奇数时，1号领导居中，2号领导在1号领导的左手位置，3号领导在1号领导的右手位置，其他领导位置分别依次摆放。当人数为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导在1号领导的左手位置，3号领导在1号领导的右手位置，其他领导位置分别依次摆放。列席会议的省政府负责人在主席台左侧就座，法检两院负责人在主席台右侧就座。常委会委员和会议列席人员等，均在常委会会议厅就座。前区为委员席，按姓名笔画排列。后区为列席人员、公民旁听、记者和工作人员席。后区左侧主要是各市人大常委会、地区人大工委负责人，专门委员会组成人员。后区右侧主要是省政府秘书长或副秘书长、省政府法制办主任和议案说明人，常委会工作机构、办事机构负责人，应邀列席会议的部分全国人大代表和省人大代表，旁听公民，新闻记者和有关工作人员。

以上仅仅是我的一点点体会，作为从事会务工作的人员，要不断增强大局意识和责任意识，在工作中积累经验，提升会务服务能力，确保每次常委会会议都取得圆满成功。

（作者单位：黑龙江省人大常委会办公厅）