浅谈对房产档案的数字化的实施

李艇

摘 要：随着我国经济的进步和数字化技术的发展，住房商品化和房地产经济的大发展也迎接着各种互联网发展带来的的新契机，房产档案承担着强化规范管理、服务社会的重要责任，也必须跟上现代化的步伐实现数字化，使房产档案更加的具有便捷、安全、专业、真实、动态等特点。本文从扎实做好前期的各项工作，对各项要求须在合同中体现；签订合同，做好场地及相关设备的交接；档案首次批量出库，双方密切配合，确保按合同要求顺利开展；做好档案的全程质量检查及抽检，保证档案的数据加工质量，四个方面谈如何实施房产档案的数字化，希望本文的研究能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。

关键词：房产档案；数字化；实施

随着社会各界对房产档案的注重和利用需求越来越高，如何进一步提高房产档案的社会利用率，更好地做好服务。房产档案的数字化建设已被定点关注。笔者目前所在的县级市房管部门，拥有近35万卷的房产档案。但需要数字化扫描录入的约近22万卷档案，时间跨越从1989年至2010年共计21个年度。在2014年11月，通过了市里统一的招投标平台，与一家专业的数字化档案整理公司签订了业务工程合同。在与其9个月的合作中，作为发包方的甲方，现就如何做好对工程承包方的数字档案质量查检，浅谈如下：

1 扎实做好前期的各项工作，对各项要求须在合同中体现

（一）事前的各项工作事项接待各投标方对库存房产档案的各类业务及相关咨询；带其去库房实地查看。做好与各个中标公司的业务咨询交流。（二）做好库存需数字化处理的档案出库清单抄录，建议以密集架每层隔板上的档案卷数数量为最少计量单位。这个在以后的出库加工和入库上架及加工件数的统计尤为重要。（三）积极收集相关数据扫描整理的有关注意事项，参照档案数字化的相关标准要求，结合自身的档案业务特点，拟出合同中的扣罚措施。越细小越好。

2 签订合同，做好场地及相关设备的交接

在经过与中标公司的合同签订确定后。双方应派指定人员进行前期的各项工作的交接。发包方要做好档案数字化加工的合理位置，距档案库房就近为原则。便于档案的出入库交接。做好入场工作扫描人员的登记备案及制作统一的加工场地入场证。

中标方应对接收的场地、设施进行系统的安排和调试。在签收设备使用签收单后，即可将相关的工作制度上墙，办理人员入场的证照手续。并将前期的加工计划上报发包方。

3 档案首次批量出库，双方密切配合，确保按合同要求順利开展

万事开头难，做好档案外包整理的启动尤为重要。它关系到双方合作的顺利与否。也是双方交接、业务磨合的重要开始。在中标方领取一定量的档案后，发包方一定要指定业务熟悉人员，前期全程参与接收、拆卷、扫描、数据检查、内卷打印、整理装订和外盒打印及装盒移交的全流程工作。注意每个步骤须按预先拟定的计划做好相应的工作。并根据实际对步骤计划作些微调。

4 做好档案的全程质量检查及抽检，保证档案的数据加工质量

当首批档案全套流程结束，移交发包方后。发包方应对接收的前期档案进行“逐检”和“定向抽检”和“随机抽检”。建议前期应对首批接收的档案进行逐卷检查。要对实物档案材料上的金属物是否全部剔除干净、操作时有无损坏材料及对材料进行剪裁等标准进行逐一的检查；在检查完实物档案后，还要打开该卷电子档案，着重查看扫描载入的影像图像材料的命名是否确保其唯一性，并应与电子档案目录形成对应等标准进行检查。

通过检查发现的差错、遗漏和缺失，应马上召集中标方解决。对大批量出现的错误，还要作档案批次退回。前期“逐检”的目的就是为了促使承包方能尽快进入角色，熟悉、适应发包方的业务外包要求。做好双方的工作磨合、调整和适应。为以后大批量的工作顺利开展打好扎实基础。

房产档案的数字化工作，通过外包公司开展逐卷的逐份整理、彩色扫描、等技术实现纸质数字化。不仅大量节约了房地产档案的管理成本，更直接的作用是实现了档案查询的便捷度，有效缩短了档案查找和查询时间。尽可能地减少、保护了对纸质原始档案的使用。进一步提升了房产档案的社会利用率。

参考文献

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