浅谈基层办公室如何提高综合协调工作质量

万益

摘 要：办公室是一个单位里重要的综合办事机构，肩负着參谋助手、桥梁纽带、形象窗口等多重角色。综合协调作为办公室的一项重要职能，其工作质量将会直接影响到单位的整体运转效率。本文将以陆梁油田作业区经理（党委）办公室实际情况为依据，结合作者自身心得体会，从前期准备、任务目标、管理制度、沟通交流、学习培训等五个方面，对基层办公室如何提高综合协调工作质量进行初步探究。

关键词：综合协调；领导意图；责任意识；管理制度；沟通交流

陆梁油田作业区经理（党委）办公室兼具党委办公室、行政办公室以及宣传、企业文化、武装保卫、党群、工会、生活后勤保障等多方面职能。作为作业区业务涉及面最广的综合协调服务部门，经理（党委）办公室除了要完成大量的日常性、事务性工作外，还必须对内承担起参谋助手、桥梁纽带的辅政任务，对外肩负起沟通协调，展示形象的窗口职责。由于业务繁杂且人员较少（现有员工10人），在开展综合协调工作时难免捉襟见肘，各种疏漏也一直难以杜绝。本人前不久有幸被借调到市、油田党委办公室，通过3个月的工作学习，发现党办的许多工作制度、方法、经验对于基层办公室颇具借鉴价值，如能结合基层实际情况善加运用，必将对提高基层办公室综合协调工作质量大有裨益。

一、超前分析预判是做好综合协调的先决条件

“不打无准备之仗，方能立于不败之地”。细致充分的事前准备对综合协调工作的重要性不言而喻。办公室业务点多面广且时间紧、要求高，只有始终保持良好的工作前瞻性，凡事想在前面，做在前面，才能在千头万绪的工作中时刻掌握主动、协调有度。

（一）工作前瞻性源于对本职业务的精通

对本职工作的精熟程度既是判断员工岗位履职能力的重要依据，也直接关系到工作前瞻性的好坏与否。办公室人员只有熟练掌握了本职岗位范围内的所有业务，才能从宏观上对各项工作的轻重缓急做出合理判断，从而将每天、每周、每月的具体工作规划得井井有条，做到从容不迫。反之，则会陷入“头痛医头，脚痛医脚”的恶性循环或是“眉毛胡子一把抓”的混乱局面，即使终日忙碌，工作质量也难以保证。

（二）工作前瞻性体现对工作重点的把握

作为全单位正常运转的龙头，办公室必须时刻保持自身工作方向与全单位的重点目标、中心任务高度统一。以党委办公室为例，根据市油田党委重点任务安排，党办将2014年工作重点确定为全面深化改革、群众路线教育实践活动第二阶段以及“访惠聚”活动。其他如文秘、会务、调研、督查等具体工作均围绕这三项中心任务展开。在此基础上，党办在内部提前协调人员，集中精干力量攻坚关键环节；在外部通过超前谋划、提早介入，统筹安排各相关单位及部门具体工作。使许多任务目标早于规定的时间节点完成，为查漏补缺和整改提高预留了足够的“缓冲期”，从而确保了工作质量。

（三）工作前瞻性彰显了强烈的责任意识

强烈的责任意识和敬业精神是干好办公室工作的必备素质之一，综合协调工作中存在着大量的不确定因素和随机性事件，需要随时准备面对各种未知的突发情况。所以办公室人员心中必须时刻装着工作，对各种计划内工作提前进行安排筹备，对可能出现的突发情况提前做好应急预案，才能够在任何情况下都处变不惊、应对自如。反之，如果平时没有足够的思想准备和长远的眼光，一旦事到临头，则难免顾此失彼。

二、实现领导意图是做好综合协调的核心目标

对办公室而言，主要领导的满意程度是衡量其工作质量的最重要标准。这一特性决定了办公室在任何工作中，都必须以准确领会并严格执行领导意图为最高准则和最终目标。

（一）提高工作质量必须以把握领导意图为出发点

办公室作为直接为领导服务的办事机构，在具体工作中必须做到“三个坚持”。

一是要坚持“到位不越位”的工作原则。对于事关整个工作大局的方向性问题和各种难以拿捏的具体细节，及时请示主管领导或单位主要领导进行决策，力求自身的工作思路和领导的期望要求完全一致。

二是要坚持“服从不盲从”的工作态度。随时收集汇总工作进展情况并如实呈报领导，确保领导能全面准确掌握实时信息并据此做出科学决策；充分发挥参谋助手作用，适时地提出合理化建议，不当“二传手、应声虫”。

三是要坚持“参与不干预”的工作纪律。对于领导尚不知晓的事，绝不大包大揽，越俎代庖；对于领导尚未决断的事，绝不擅自做主，先斩后奏；对于领导已经决定的事，尽全力予以贯彻落实，不过多强调客观困难，不阳奉阴违。

（二）提高工作质量必须以严格贯彻执行为落脚点

当领导意图明了后，怎样将其不打折、不走样地执行下去，就成了工作的重中之重。在实际工作中，办公室人员必须正确对待“三种关系”。

一是“权”与“责”之间的关系。要认清领导工作目标的统一性与职权任务的差异性之间的关系。尽管领导在决策时可能会听取办公室人员的建议，其决定也往往由办公室负责传达落实；但必须时刻谨记办公室不是权力部门，只有执行领导决策的责任，没有代替领导决策的权力，更不能假领导之名发号施令。

二是“抓”与“放”之间的关系。作为直接对领导班子负责的办事机构，办公室在工作中必须准确拿捏“抓”与“放”之间的平衡。所谓抓，即是要敢于直面工作“梗阻点”，找准那些难以落实的环节和问题；以捅“马蜂窝”的精神，“敢”字当头，敢于抓住不落实的事，追究不落实的人。要善于发现工作“空白点”，对于领导未做明确要求而又不可忽视的工作细节，及时做好监督检查，推动各项工作全面、顺利落实。所谓“放”，即是要明白办公室只是综合性办事机构，对于生产现场的实际问题，既不如基层站队了解情况，也不如专业科室精通技术，因此只要如实传达领导要求并实时追踪工作进展即可，切忌过多干预具体细节；如果盲目指手画脚，“外行指挥内行”，其结果必然是基层无所适从，工作事倍功半。

三是“硬”与“软”之间的关系。办公室人员常常因为提前得知某些秘密信息或被領导委以某项任务而受到种种诱惑。因此，秉公办事、严守机密既是每一名办公室人员必备的职业操守；更是不能逾越的“硬”原则、“硬”纪律。与此同时，工作性质决定了办公室人员常常站在风口浪尖上，置身于矛盾的焦点之中，难免被误解，遭埋怨；这时如果一味地“硬”而不注意方式方法，就很可能在工作接触中伤害他人感情，引来种种非议。因此，必须要通过工作技巧、交际艺术等“软”手段来消除矛盾，左右逢源。所以，良好的心理承受能力和对原则性、灵活性的合理把握是干好办公室工作的基本要求，而巧妙应对各方责难和诘问，在谈笑风生中化解种种尴尬局面，更是对为人处事能力的一大考验。

三、严格管理考核是做好综合协调的重要保障

规范的岗位职责、严格的管理制度以及全员考核的问责机制是企业管理现代化的重要标志。综合协调工作兼具灵活性和原则性两方面要求，因此，规范的工作制度和流程管理对于提高工作质量更显得尤为重要。

（一）职责划分确保了工作归属无盲区

严格的管理制度既是每位员工履职尽责的基础，也是整个单位高效运行的前提。基层采油单位的办公室工作繁杂且人员较少，如果没有严格的岗位职责划分和管理制度作为保障，就很可能出现“三不管”的空白地带，导致工作发生遗漏、缺位情况。而在处理需要由多部门、多岗位联合完成的复杂工作时，清晰严格的职责界定更能从源头上杜绝各种推诿扯皮和不作为现象，确保员工各司其职，工作组织顺畅。

（二）管理制度确保了工作细节无遗漏

正所谓“办公室工作无小事”，对综合协调而言，任何细微的疏忽都可能导致整个工作功亏一篑。尤其是在同时接手多项工作任务时，难免因为一时的马虎大意而造成无法挽回的严重后果。而科学、细致、严密的管理制度和流程规范，为工作的顺利开展提供了精确的标尺和依据，只要严格遵照执行，就能确保各项工作时刻按照既定的步骤要求扎实推进，从而实现对工作内容的全方位、全过程管控，做到有条不紊、巨细无遗。

（三）考核机制确保了全员履职无死角

综合协调是办公室业务中涉及面最广、最为繁杂的一项，需要每位员工的积极参与，因此，必须以全员绩效考核的形式将职责落实到人，才能确保工作职责“无死角”。以党委办公室为例，全体员工逐级签订绩效合同，对市属和企业两种不同编制的员工实行无差别管理，每人对自己的业务范围负全责。这样一方面能促使员工主动做好沟通协调工作，为本职业务的顺利开展提供便利，另一方面也能将办公室的整体协调职能按业务归口落实到人，从而提高综合协调工作效率。

四、广泛沟通交流是做好综合协调的有力支撑

综合协调工作讲求多部门、多系统联动，办公室作为牵头负责部门，除了自身的工作能力和效率外，能否与其他单位和部门保持良好广泛的沟通交流也是影响工作质量的重要因素之一。

（一）沟通交流为组织协调工作提供了平台

以党委办公室为例，由于身兼市委办和油田公司党办双重角色，其与克拉玛依市内几乎所有单位均有业务往来，许多时候还需要组织协调市属行政单位、驻疆央企、地方企业等多种不同性质、不同管理模式的单位联合开展工作，难度之大，可想而知。在这种情况下，如果仅仅在遇到具体工作时才靠查阅电话薄进行联系，势必手忙脚乱，事倍功半。唯有在平时就与各单位办公室、党群科等相关部门保持良好的沟通，才能确保工作中“摸得着门，找得到人，办得成事”。

（二）沟通交流为全面收集信息拓宽了渠道

信息工作是办公室的主要职能之一，也是顺利开展综合协调的必要条件。作为领导的“眼睛”和“耳朵”，办公室人员不仅要具备敏锐的洞察力和强烈的信息敏感性，还必须建立一条来源准确、覆盖面广、高效畅通的信息收集渠道。通过与各系统、各行业、各层面的单位和部门保持广泛联系，能够在第一时间得到许多与工作有关的重要信息或提示，从而在协调工作时占据先机。

（三）沟通交流为树立良好形象奠定了基础

办公室作为“窗口”部门，与其他单位的接触较多，因此，办公室人员在协调工作时必须坚持阳光公正、低调朴实的办事风格，凡事遵章守纪，不颐指气使，不以权压人；在日常交往中必须秉承中正平和、谦虚内敛的处世态度，为人宽厚真诚，不骄横跋扈，不虚伪做作。时刻保持一份“自省自重、如履薄冰”的谨慎，确保自己的一言一行都“拿得上台面，经得住审视”，以自身的优异表现为单位树立良好的外部形象。

五、内部学习培训是做好综合协调的动力之源

综合协调看似简单，实则对办事人员的工作能力和综合素质有着相当高的要求。作为基层采油单位办公室，不仅要熟悉办公室相关业务，还必须对油田勘探开发、生产经营等工作有一定的了解，这也对办公室工作者的知识结构和工作技巧提出了更高的要求。

（一）学习培训是提高业务能力的有效载体

以党委办公室为例，其内部学习培训非常规律，虽然日常工作极为繁重，却绝少挤占每周的固定学习时间。学习内容也不局限于办公室业务或党群相关知识，而是包括了城市规划、油气田开发、国内外时事、上级最新要求、兄弟单位经验成果等各类知识。通过系统的学习培训，能够使每位办公室人员都对市油田的发展现状以及今后的规划目标形成宏观上的认识，从而在协调工作时始终抓得准重点，保持清晰的工作思路。

（二）学习培训是统一员工思想的有力抓手

办公室的综合协调既是单位正常运转的有力保障，也是领导管理思路的具体体现。因此，办公室人员必须思想上始终与单位领导层保持高度一致，才能在处理具体工作时保持方向不偏，重点明确。而学习培训正是统一员工思想的重要手段。以党委办公室为例，其内部培训不拘泥于单一的专业知识讲座或传达上级文件精神，而是综合运用看视频、座谈会、专题报告等多种形式，针对新近发生的热点、焦点问题，先由每位员工发表意见，领导再进行总结点评，通过各种看法、观念的充分交流融合，使员工的思想认识得到进一步统一和提高，整个部门的团队意识和凝聚力也不断增强。

综合协调工作看似简单平淡、波澜不惊，实则纷繁复杂、瞬息万变，付出很多却鲜有成绩。要做好综合协调，必须具备良好的大局意识、全面的业务能力、过人的职业素养和极高的处事智慧；必须能胜任上传下达的通信员，能胜任眼观六路、耳听八方的情报员，能胜任会出主意、出好主意的参谋员。作为一名办公室工作者，必须不断锤炼综合素质、着力开拓创新、注重总结提高；怀着一份“春风大雅能容物，秋水文章不染尘”的宁静淡泊，勇敢地面对来自各方面的压力和挑战，专注地做好工作中的每一件小事，才能在潜移默化中完善自身，在厚积薄发中超越自我，实现个人成长与工作成功的完美统一。

参考文献：

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