离校未就业高校毕业生档案管理工作存在的问题及对策——以山东省潍坊市为例

文/潍坊市大中专毕业生就业指导中心 高建明；潍坊市高新区北海学校 刘欣

离校未就业高校毕业生档案管理工作存在的问题及对策
——以山东省潍坊市为例

文/潍坊市大中专毕业生就业指导中心 高建明；潍坊市高新区北海学校 刘欣

以山东省潍坊市为例，根据工作实际，分析当前离校未就业高校毕业生档案管理工作中存在的问题，提出了解决相关存在问题的对策，以期推进离校未就业高校毕业生档案管理工作的规范化发展。

离校未就业；毕业生；档案管理；问题 ；对策

一、引言

自1999年以来，我国高等院校招生规模不断扩大，随之高校毕业生数量逐年增加，至2016年全国高校毕业生数量已达到765万人。然而，由于我国就业形势日益严峻，导致许多毕业生在离校前仍未找到合适的就业单位，从而成了本文所关注的“离校未就业高校毕业生”（以下简称“未就业毕业生”）这一群体。毕业后，已落实就业单位的毕业生档案，即由学校发往就业单位或相关人才服务机构，而未就业毕业生的档案管理问题随之产生，做好这一群体的档案管理工作，对促进未就业毕业生尽快实现就业意义重大。

二、潍坊未就业毕业生档案管理工作情况

潍坊是山东省所辖的一个地级市，作为一个生源大市，近几年年均输送专科以上学生6万人左右，从潍坊生源未就业毕业生数量来看，这一数据也一直居山东省首位。仅2014年1月至2016年7月，潍坊市已累计接收潍坊市共接收未就业毕业生档案85875份，其中，2014年接收26831份，2015年接收33132份，2016年（截至7月）接收25912份，全年估计可接收30000份左右，目前，潍坊市未就业毕业生档案室现存档案已达123162份，数量多，管理任务繁重。

鉴于未就业毕业生档案的重要性，潍坊市相关部门高度重视此项工作，于2010年依托潍坊市大中专毕业生就业指导中心成立了离校未就业高校毕业生档案管理中心，配备专职工作人员6名，按照有关要求设立了标准的档案室，建立了规范的管理制度，自主开发了档案管理软件，购置了必需的硬件设备，为未就业毕业生提供档案管理方面的相关服务。自档案中心成立以来，累计接待各类阅档人员8635人次，为升学、入伍、出国留学、各类考生等人员开具档案存放证明15000余人次，转出档案82549份，周到的服务，细致的工作，赢得了广大未就业毕业生和用人单位的赞誉，中心多次荣获档案系统先进单位，多人次获得相关部门表彰。

三、未就业毕业生档案管理工作存在的问题

（一）毕业生本人对档案不重视。由于我国高校毕业生就业制度的不断改革，加上高等学校在学生档案管理方面的逐步弱化等因素，导致高校学生档案的重要性认识不足，体现在未就业毕业生身上尤为明显，有些未就业毕业生甚至离校前不办理档案转递手续，更不关心自己档案的去向，档案任凭学校“发落”，离校后又对档案不理不睬，形成了人档分离、无人问津的尴尬局面，不仅增加了学校档案管理的工作量，而且很容易造成要使用档案时而找不到档案的情况，尤其是给工作后的转正、定级、缴纳保险、工资调整等问题带来了不必要的麻烦。

（二）高等学校在档案管理工作方面不规范。由于高等学校存在学生档案管理队伍薄弱、工作人员专业水平不高等普遍情况，从而致使高等学校在档案管理工作方面产生一系列问题，主要表现在以下几个方面：一是对档案不负责任，让未就业毕业生自带档案离校，然而为了谨慎起见，很多档案管理机构拒绝接收个人自带的档案，这就给自带档案的未就业毕业生下一步顺利办理就业手续带来了隐患；二是各高等学校的档案袋信息标注内容多少不一，有的高等学校甚至只标注了毕业生的姓名，没有任何其他毕业生相关信息，为了保证后期档案查询的准确性，地方档案管理部门人员须开封档案获取相关信息，无形中增加了许多不必要的工作量；三是有些高等学校档案转递方式存在不安全因素，2014年12月10日颁布的《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）明确要求：“（流动人员人事档案）通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递。”，但是有些高等学校贪图自己方便，依然通过邮局、快递等邮寄方式转递档案，这不仅会增加地方档案管理工作人员的工作量，而且很容易造成档案丢失。

（三）生源地档案管理存在弊端。毕业后，未就业毕业生的档案由学校转递回生源地，生源地在档案管理方面存在着诸多弊端：一是没有专门的毕业生档案管理部门，以山东省各地级市为例，只有潍坊市和青岛市有专门的毕业生就业主管部门管理毕业生档案，其他地市则由各市人力资源和社会保障局所属的就业促进科、人才服务中心、人力资源管理服务中心等综合部门管理，一定程度上使毕业生档案的管理相对比较混乱；二是档案管理人员水平参差不齐，有些档案管理人员既不专业对口也未经过系统档案管理培训，业务水平偏低，造成档案管理人员队伍薄弱，档案管理标准要求较低；三是档案管理不规范，《干部档案工作条例》和《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等对档案的管理做了标准化的规定，但是有些地方的档案管理条件、管理方法等都与标准相差甚远；四是地方档案管理工作缺乏有效的监督管理机制，造成了档案管理出现问题后无处追责、无法追责的尴尬局面。

四、做好未就业毕业生档案管理的对策

（一）加强毕业生档案意识教育。良好的档案意识，是做好毕业生档案管理工作的基础，而毕业生档案意识的养成是一个循序渐进的过程。高校相关部门要积极引导，不断加强档案教育和宣传力度，通过开设选修课、举办讲座、短期培训班等方式，让毕业生主动走近档案、认识档案，从主观上认识档案的重要性，让毕业生明确自己的档案里都有什么材料，这些材料的重要性有大多，建立起个人档案一旦丢失，会导致阻碍相关就业手续办理的隐患思维，同时，要帮助学生建立良好的档案意识，用发展的眼光正确对待档案，让档案助力自身发展。

（二）提高高校毕业生档案管理服务水平。

1.学生档案管理服务要精细化。高等学校要建立专门机构承担学生档案管理工作，不断改善学生档案管理条件，探索更加合理的工作方法，完善学生档案管理工作机制；不断加强档案管理人员队伍建设，强化档案管理工作人员的服务意识，将思想水平高、业务素质强的人员吸纳进档案管理队伍，从而逐步建立起一支专业、专职档案管理队伍，使学生档案管理服务更加精细化。

2.未就业毕业生档案信息整理要标准化。高等学校档案管理部门整理完成未就业毕业生的档案后，为了更加方便档案的转递接收，应在档案袋上将毕业生的关键信息按照统一格式（如姓名、性别、毕业年度、所学专业、生源地等）进行清晰的标注，同时将相关信息整理成电子文件。2012年，山东省人力资源和社会保障厅下发通知，要求各高校按照统一的格式制作标签粘贴到档案袋上，如图1所示。另外，在信息化高度发达的今天，利用条形码、二维码等电子标签帮助转递档案必会很快得以实现。

图1 山东省档案袋标签统一格式

3.毕业生档案转递形式要规范化。高等学校要自觉根据《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》有关要求，通过机要交通或者专人送达的方式将未就业毕业生的档案转递到生源地档案管理机构。生源地档案管理机构也要坚决拒绝通过邮局、快递、物流等非规定渠道转递的档案，假以时日，更加规范化的档案转递体制自然就会形成。

（三）有针对性的提高地方未就业毕业生档案管理服务能力。

1.建立健全未就业毕业生档案管理机制。未就业毕业生档案管理工作是一项纷繁复杂的工作，需有专门部门来承担，可推广借鉴有关地市先进经验，成立专门的未就业毕业生档案管理机构，建章立制，逐步建立健全未就业毕业生档案管理机制。按照有关要求建设标准档案室，购置相关设备，配齐软硬件。与有关部门、高校多联系、勤对接，利用未就业毕业生求职报到高峰期，广泛宣传档案业务及知识，摸清服务对象所想所需，建立起未就业毕业生档案管理工作新模式。

2.建立高素质的未就业毕业生档案管理队伍。档案管理是一项专业性非常强的工作，要尽量吸收专业人员从事档案管理工作，这是基本要求。同时，未就业毕业生档案来源都为高校，单位性质虽较为单一，但单位数量较多，面对的情况也较多。因此，地方未就业毕业生档案管理部门在建设档案管理人员队伍时，不仅要注重工作人员的思想素质、专业对口，而且还要具备对外交往和协调能力，便于更针对性服务于毕业生档案管理工作。

五、结束语

做好未就业毕业生档案管理工作，高校和地方都应认真解决当前工作中存在的突出问题，逐步完善未就业毕业生档案管理体系，努力推动未就业毕业生档案管理工作向更加精细化、标准化和规范化的方向发展。同时，要充分发挥信息化技术在档案管理工作中的作用，提高工作效率，推动档案管理工作向信息化、智能化发展，为未就业毕业生提供更加便利化的服务。

［1］山东省人力资源和社会保障厅.关于规范山东省非师范类大中专学校毕业生档案转递程序的通知［Z］.2012.

［2］中共中央组织部，人力资源社会保障部，国家发展和改革委员会，财政部，国家档案局.中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知［Z］.2014.

［3］吕志东.贵州省黔南州流动人员人事档案管理中存在问题集对策研究［D］.云南大学，2011.

［4］童玲.高校毕业生就业中的档案转递［J］.兰台世界，2008（7）.