基于OA系统的工资发放管理流程

山东高速股份有限公司潍坊分公司 田桂友

基于OA系统的工资发放管理流程

山东高速股份有限公司潍坊分公司 田桂友

本文对潍坊分公司工资发放管理体系的目标、构建原则和思路进行了探讨，重点阐述了工资发放管理体系中管理成本的减少、审批环节的严谨性与安全性、工资发放管理体系与分公司OA系统相结合等几方面的内容，在具体的实践工作中有一定的现实意义和借鉴价值。

OA 工资发放 管理 流程

1　实施背景

根据山东高速股份有限公司机构改革要求，2014年7月，在整合原组织架构基础上山东高速股份潍坊分公司成立，管辖原济青分公司济青高速潍坊到青岛段，以及原山东高速潍莱公路公司路桥资产。分公司成立后，工资发放管理工作面临新问题。潍坊分公司所属的济青路、潍莱路不再单设人力资源职能部室，只设相关人力资源辅助工作人员，负责履行原管理处综合部人力资源工作人员全部工作职责。新成立的潍坊分公司所辖高速公路管理里程达300多公里，管理1200余名合同制员工。与此相对应的是，人力资源工作人员大幅缩减，而人力资源工作人员对应服务的员工数量、公路里程大幅增加。

潍坊分公司成立前，原济青路段已经实现了基于公司协同办公平台的工资发放网上审批管理，但其安全性有待提高。原潍莱路段根据单位实际，一致采用现场办理纸本审批的方式。新成立的潍坊分公司亟需对原有的工资发放管理模式进行整合和改进。

在人力资源工作人员大幅缩减，对应服务的员工数量、公路里程大幅增加的情况下，再用以往的思路进行工资发放管理，需相关人员来回奔波办理，不仅成本较高而且增加了安全风险。客观情况倒逼我们对员工工资发放管理模式进行修改完善，以适应分公司运营管理的实际情况。

潍坊分公司成立后，积极实施信息化管理，投入专项资金设计研发分公司内部OA(办公自动化)系统，为工资发放实现流程化管理提供了信息技术支持。

2　目标要求和解决思路

2.1 目标要求

进一步规范工资发放管理工作，明确各节点参与人员工作职责，明确流程各节点完成时效，增强工资审核的严密性、规范性，降低工资发放管理成本，促进全年工资预算执行管理工作。

2.2 解决思路

结合潍坊分公司实际，制定工资发放管理规定，对人力资源工作人员、财务工作人员在编制工作表中的职责分工进行明确，对工资发放要经过的审批节点进行规定，对从制表到工资划入个人工资账户全过程的重点环节设定完成时限，为工资发放审批流程在OA系统上的运行提供制度依据。在此基础上，创新工作思路，利用OA办公平台设计使用新的工资发放网上审批流程。

3　工资发放管理流程设计

3.1 工资发放管理工作职责分工

各信息分中心人力资源工作人员负责编制所辖部门的人员工

对于野外补贴、夜班费等津补贴，以及加班费等浮动工资项目，每月由各部门根据考勤汇总情况，核算、填报津补贴、加班费等发放数据，经部门负责人审批签字后，报相应信息分中心人力资源工作人员。

微笑奖、增收奖等收费人员享受浮动工资项目，由分公司收费管理中心在可支配额度内，按有关规定将数额分配至收费站，收费站再按规定进行二次分配，分配结果反馈收费管理中心，由收费管理中心一并提交人力资源与党工部，人力资源与党工部将相应数据反馈各工作点人力资源工作人员。

人力资源与党工部负责对工资发放表内容、格式进行统一，对工资发放表进行审核，确保发放项目符合工资管理的有关要求，做好工资总额控制。计划财务部负责公积金及个人所得税的审核及资金的划转，负责及时与工资代发银行协调沟通，确保银行每月15日前将工资划入个人工资账户。

3.2 工资发放流程节点设置

3.3 关键节点完成时限要求

每月6日前，各部门根据考勤汇总情况，核算、填报津补贴、加班费等发放数据经部门负责人审批签字后，报相应信息分中心人力资源工作人员。

收费管理中心每月6日前，汇总微笑奖、增收奖等浮动工资项目二次分配情况，提交人力资源与党工部，人力资源与党工部7日前反馈各工作点信息分中心人力资源工作人员。

每月10日前，各信息分中心人力资源工作人员在OA系统上发起工资发放审批流程，进行网上流转审批。

每月12日前，人力资源与党工部负责对工资发放表进行审核，确保发放项目符合工资管理的有关要求。

每月15日前，计划财务部负责及时与工资代发银行协调沟通，确保银行15日前将工资划入个人工资账户。

每月20日前，各信息分中心相关工作人员将工资发放表经制表人、人力资源与党工部主任、计划财务部主任、经理签字后，原件报计划财务部编制记账凭证，同时复印件报人力资源与党工部备查。

4　运行及实施效果

在信息技术人员的大力协助下，分公司OA系统工资发放审批流程2014年11月起着手设计，12月底设计完成。2015年1月开始试运行，试运行效果良好。自2015年2月起正式运行，运行至今一切顺利，取得了良好的实际效果。

确保了工资发放管理各环节工作的相互衔接。各信息分中心人力资源工作人员发起OA系统工资审批流程后，相关节点人员根据分公司工资发放管理规定中明确的职责，对工资表中有关项目进行审核。如本节点审核通过，可发送至下一个节点继续审核；如本节点审核未通过，可退回上一个节点重新处理。多个部门、多名人员分工协作，即各负其责，又共同参与，确保了工作相互衔接。

确保了工资发放的时效性。每月10日前，信息分中心人力资源工作人员在OA发起审批流程后，按流程节点设置好的的顺序进行网上流转审批。OA系统自有的提醒功能对于未能及时处理的审批流程自动弹出提示窗口，并同时伴有语音提示。各相关部门根据工作时限及时办理，确保了工资及时发放。

增强了工资审核的严密性、工资数据的安全性。流程运转过程经制表人、人力资源与党工部、计划财务部、经理多个节点多名人员共同审核把关，为工资审核设置了多道“关卡”，增强了相关人员的工作责任心，增强了工资审核的严密性，确保了相关数据的准确性。凭借OA办公系统平台出色的安全性，工资发放审批节点所有参与人都无权限对数据做改动，系统管理员密码只有分公司经理掌握，其他无关工作人员，即使是信息专业技术人员，也无权限登录获取工资相关数据，确保了数据安全性。

为各信息分中心人力资源工作人员工资发放提供了极大便利。潍坊分公司所辖里程300多公里，跨济青路潍坊、青岛两个工作点，潍莱路平度一个工作点。如果按照以往的方式进行工资书面审批，需相关人员来回奔波办理。运用该流程后，审批环节都在网上完成，纸本的工资表每月由工作点报账员报计划财务部编制记账凭证，不需要多次往返办理。

有效降低了管理成本，降低了安全风险。按照以往的工资发放审批路子，需要工作人员层层办理纸本审批后才能兑现发放工资。有时相关签字人员因公不在单位签不上字，造成具体办理人员多次往返。原来至少往返3次才能办理成功的工资发放事宜，在实施OA系统审批后，不需要工作人员到现场办理审批即可兑现工资发放。纸本审批手续由专门报账人员每月捎带办理。潍坊分公司青岛、平度点每年少跑约16000公里，节省管理成本约20000元，并且大大降低了安全风险。

F279.23

A

2096-0298（2016）09（a）-042-02

田桂友，男，汉族，山东昌乐人，经济师，政工师，人力资源管理师，历史学硕士。资表，并按照规定代扣代缴社会保险、企业年金、公积金、个人所得税等；财务工作人员负责公积金及个人所得税的扣缴核算。