高等学校预借票据探析

庞九彬，李 沫，徐 琛

（山东大学，济南 250100）

高等学校预借票据探析

庞九彬，李 沫，徐 琛

（山东大学，济南 250100）

高等学校的票据包括财政部门监制的收款收据和税务机关监制的税务发票，是学校按照国家有关规定在收到款项后向付款方开具的收款凭证，是财务收支的法定凭证和会计核算的原始凭证，是财政、物价、审计、税务等部门进行监督检查的依据。票据应当视同有价证券管理，一般不得预借。预借票据是指校内具体收款单位或项目负责人在款项未到情况下，预先进行领用开具税务发票或收款收据的行为。下面就这一行为作多方面的观察，希望在预借票据管理上提供一些借鉴意义。

高等学校；预借票据；票据管理

1 预借票据形成的原因

预借票据的多出现在高等学校和企业之间经济行为中，这是由于高等学校会计制度和企业会计制度的记账的基础差别引起的。

1.1 高等学校的会计记账基础

高等学校的会计记账基础是收付实现制（或现金制，cash basis），是一种与权责发生制相对应的关于收入和费用这两个会计要素的计量基础。收付实现制亦称实收实付制，是指在会计核算中，以实际收到或支付款项为确认本期收入和本期费用的标准。根据收付实现制原则处理会计业务时应做到凡本期内实际收到的收入和支付的费用，无论其是否应归属本期，均应作为本期的收入和费用处理；凡本期未曾收到的收入和未曾支付的费用，应归属本期，亦不应作为本期的收入和费用予以处理。采用收付实现制，会计处理手续比较简便，会计核算可以不考虑应计收入、应计费用、预收收入、预付费用的存在。

1.2 企业的会计记账基础

企业的会计记账基础是权责发生制（或应计制，Αccrual Basis），是指在会计核算中，按照收入已经实现，费用已经发生，并应由本期负担为标准来确认本期收入和本期费用。根据权责发生制原则处理会计业务时应做到凡本期内实际发生并应属本期的收入和费用，无论其款项是否收到或付出，均应作为本期的收入和费用处理；凡不应属于本期的收入和费用，即使款项已经收到或支付，亦不应作为本期的收入和费用予以处理。采用权责发生制，在会计期末必须对账簿记录进行账项调整，才能够使本期的收入和费用存在合理的配比关系，从而可以比较正确地计算企业的本期盈亏。

1.3 收付实现制与权责发生制的关系

收付实现制与权责发生制的目的均为正确计算和确定企业的收入、费用和损益。但是收付实现制与权责发生制在确认收入和费用的标准、收入与费用的配比要求、会计期末处理方法、各会计期间计算的收益结果、核算过程中设置的账户设置以及适用的范围等方面有一定的差异。

2 预借票据存在的风险

票据管理是高等学校财务工作的核心内容，随着高等学校预借票据数量的上升，不可避免会给学校带来相关财务风险，该票据被对方经营所用，学校无法对其进行控制，只有变为现金流入学校后，才能成为学校的收入。自预借出票据日至到款日的时间差，对高等学校的财务状况存在较大的影响，风险主要体现在以下几个方面。

2.1 管理方面存在的风险

2.1.1 预借票据增加了高等学校财务风险，降低经济效益

预借票据的存在导致高等学校所开具的预借票据资金不能正常流入，从而影响高等学校的正常开支和经营运作。预借票据长期未到款，学校垫支税费成本和为催收欠款而发生的各种费用，既增加现金流出，还有可能成为坏账，使学校将遭受更大的损失，从而造成较大的财务风险。

2.1.2 管理者对预借的票据管理风险意识不强

部分管理者对预借票据管理工作重要性认识不足，风险意识较弱，认为预借票据管理是小事，一般不会发生大的经济问题；有的管理者认为日常管理严格，无需建立完善的内部控制制度；有的管理者认为高校内部事多，人少，工作繁忙，没有精力去管预借票据；还有的管理者认为没有必要实行专职人员管理等。管理者的重视力度不够，必然导致高校在一定程度上没有建立健全完善的预借票据的管理制度，会出现财务风险。

2.1.3 预借票据者法律意识淡薄，对预借票据不重视

高等学校中预借票据者多为科研项目负责人，经办人多数是科研秘书或学生，对票据的基本常识知识停留在使用层面。相当一部人认为，借到的只是一张票据，丢失也无所谓，没有将“借票”和“借钱”联系起来，从而形成票据过期、丢失、退换、部分或全部款项无法追回等现象，给单位和个人造成不必要的损失。

2.1.4 预借票据“不到款不入账”，管理难度较大

高等学校中对预借票据的管理一般分为两种情况。一是将预借票据按预借金额计入应收款中，这种方式是将预借票据纳入财务账中管理；二是将预借票据不纳入财务账中管理，另设辅助账进行管理，款项到账后，确认收入。“不到款不入账”的管理方法存在重复开票、部分到款无法入账、超过抵扣期限无法抵扣税款等风险，尤其是增值税发票长期不入账还会产生虚开增值税发票的风险。

2.2 实务操作方面存在的风险

2.2.1 票据常识缺乏、业务量增加，造成财务管理风险

在票据使用方面，国家有条例明确规定“禁止使用不符合国家规定标准的票据，业务应该使用相应的票据，不得混用”。如今的经济高速发展，加大了单位在票据管理方面的工作量，加上审核票据人员的专业知识缺乏，人员精简，造成了少数人处理庞大工作量的现象。并且票据管理的人员大部分以传统的方式进行票据管理工作，缺乏对现今税务知识的了解，处理随意，这样给财务管理上带来不必要的风险。

2.2.2 资金来源和入账项目不确定，易造成票据使用风险

预借票据业务按高等学校“收付实现制”规定，实际上是在业务发生之前而体现的一项财务业务，相关财务人员无法全面、正确了解业务就开具相关票据，加上审批手续不严格，就会产生用票错误的情况。在高等学校中票据开具人员往往不能全面了解所开票据的资金来源和入账项目信息，也就无法正确判断该业务使用的票据类型，一旦票据类型用错，势必会给财务入账造成困难。

高等学校的票据包括财政票据和增值税发票，来自财政的款项一般使用财政票据，来自企业的款项使用增值税发票。但是，同一来源根据高等学校入账项目的不同也会出现不同，有些来源于行政事业单位的横向科研资金，也需要增值税发票。预借票据预借是不能确定入账项目，易出现财政票据和增值税发票混用的风险。

2.2.3 到款金额不确定，形成收入确认的风险

在高等学校中，预借票据到款时会出现到款金额小于预借票据金额现象。财政票据可以进行分割入账，而增值税发票是按照票面金额计算收入和增值税销项税额的，造成收入和增值税销项税额分割入账非常困难。另外，开具的票据取得的货币资金收入确认不及时，经常会超过所规定的入账时间达半年以上，甚至有的预借票据超过了10年时间，这样会产生坏账、挪用、直接坐支等风险。

2.2.4 财务人员与企业沟通不畅，易出现换票、无法追回票据风险

在高等学校中，财务人员在预借票据过程中所做的工作就是将票据开具并交给经办人。开票合同资料、开票资料、票据类型、付款金额等信息由预借票据者提供，而且预借票据者提供的开票信息多来自于对方业务人员。这样双方财务人员不能直接沟通，不能及时了解企业对该款项所需票据的具体要求，容易造成财政票据更换为增值税发票、增值税普通发票更换增值税专用发票等现象，甚至出现“既不付款、也不退票”的行为。

3 预借票据的管理

高等学校要保障科研、教学等业务的正常运行，就不可避免的存在票据预借的现象。为了降低财务风险，高等学校要在票据管理工作的事前管理和过程控制、业务流程和关键环节及薄弱环节控制、风险的化解和处理对策等方面更加注重管理。

3.1 普及票据常识，侧重于事前管理

要加人宣传的力度，使预借者了解票据常识，自觉抵制不规范票据，强化其票据管理意识；要加强培训力度，使财务人员掌握相关的法律知识、财务管理知识、税务知识以及管理方面的知识，在国家和法律允许的范围内，依靠财务人员素质的提升来完善票据的管理工作。高等学校财务人员在预借票据管理方面事先应根据将要发生的业务预测出问题发生的可能性，并采取相应的措施预防问题的发生。预借票据是高等学校和企业发生业务的开端，只有当财务人员能够对即将出现的偏差有所觉察并及时预先提出某些措施时，才能对预借票据风险进行有效的控制，从而降低高等学校的财务风险。

3.2 加强合同管理，注重合同的执行和监督

高等学校的预借票据是基于双方签订合同生效的基础之上，加强合同管理是预借票据管理的前提。高等学校内部各部门依照学校对经济合同的相关规定，严格管理，及时跟踪合同的执行进度，发现合同执行过程中出现的问题，并制定有效措施，可以阻止事件的进一步恶化，避免财务风险的发生，从而对预借票据的监督工作从被动控制转向主动参与，提高预借票据管理效益。

3.3 评估客户信用，严格执行流程

预借票据事前管理应对票据预借者和相关企业的信用状况进行分析、评级，根据其的信用状况，判断是否给予相关票据。如果高等学校在事前未能准确评价客户信用状况，会给学校造成较多的债权问题，准确的评估信用，可有效地避免此类情况的发生，从而极大地减少坏账的发生。票据是一张蕴含的知识和细节的纸，预借票据的管理工作具有严密的工作流程，要求票据管理人员需要具备专业的票据管理知识以及熟悉票据的管理流程。在票据预借各个环节上进行严格的控制，以此避免不规范票据的使用，降低学校的财务风险。

3.4 明确内部分工，实行追责机制

高等学校为了快速提高科研业务量，在签订合同时往往忽视对客户的全面考察，或迫于竞争压力的急迫心情，与不良信用客户签约，实际上给高等学校带来的不是收入而是财务风险。学校预借票据管理方面应明确分工、职责清晰，划分合同签订、客户信用评估、合同执行和监督、事后追账等多方面进行管理，并按照票据预借者、所在单位、业务主管部门、审核部门等所承担的责任启动追责机制。这样才能更好地对预借票据进行管理，减少财务风险同时提升学校竞争优势。

4 票据管理电子化

量的增加，票据电子化管理已迫在眉睫。票据电子化不仅方便与日常管理，而且有利于跟踪监督合同的执行，方便款项的催收工作，甚至可以解决高等学校项目管理下增值税款的抵扣问题。

4.1 经济合同是预借票据电子化的基础

高等学校的预借票据是基于双方签订合同生效的基础之上，预借票据是从财务方面反应合同的签订、执行、验收的过程，所有的预借票据都要来源于合同管理，合同执行的程度不仅决定是否进行预借票据和预借票据金额，而且决定收入确认多少。若发现合同执行过程中出现的问题，可以及时采取有效措施，阻止事件的进一步恶化，避免财务风险的发生。预借票据电子化不仅有利于管理票据，而且有利于监督合同的执行。

4.2 票据电子化有利于票据的催收工作

随着高等学校预借票据数量上的增加，手工台账的管理方式已不能满足管理的需求，票据的电子化可以根据预借时间以及合同的执行程度判断其账龄，及时提醒财务管理者票据是否进行催收，不仅可以提高催收的成功率，还有利于收入的及时确认，减少的高等学校财务风险。

4.3 票据电子化有利于及时准确的确认收入

票据数量的增加，带来的就是科研项目的增加，如何准确的将预借票据与实际收到款项、科研项目及时关联起来也是高等学校面临的又一难题。票据的电子化可以很好地解决了预借票据与合同进行关联，对方汇款时将合同号等信息进行标注，实际收到款项时很快就能找到资金的归属者，及时准确的确认入账项目，提高了工作效率。

4.4 票据管理电子化有利于增值税额抵扣

全面实施“营改增”后，高等学校开具税务发票由于原来的营业税发票和增值税发票（普票和专票）变更为全部使用增值税发票（普票和专票）。为了减轻税负，增值税额抵扣提到了学校的议事日程，随之对于增值税发票的管理方面亦将发生较大的变化。对票据管理电子化后，可以记录每一张增值税专用发票的销项税额和入账项目，就能准确的统计每一个项目的销项税额，对高等学校以项目为单位的抵扣提供了有力的保障。

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10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.19.166

庞九彬（1970-），男，工商管理硕士，高级会计师。