办公室工作人员如何争当“多面手”

何健

【摘 要】本文从新形势下企业办公室工作人员一岗多能管理模式入手，提出了通过培养心态、熟练掌握基本技能、勤动嘴、眼、腿、手、心，才能更好地发挥出“多面手”的优势，真正成为办公室综合业务行家里手的观点。

【关键词】办公室工作 一岗多能 多面手 勤

一、前言和背景

经济新常态下，火力发电企业面对电力体制和深化国有企业双重改革，利用小时逐年下降，生产经营举步维艰。为此，实行降本增效，精兵简政，实施一岗多能的人才战略，充分挖掘在岗人员的内在潜能和天赋，激发员工争当“多面手”，是火力发电企业生存和发展的正确途径。

贵州西电电力股份有限公司黔北发电厂办公室作为行政综合管理部门，其日常工作内容有：办文、办会、督查督办、综合协调、参谋决策、商务接待、“三公”费用控制、车辆调度及管理、档案管理及领导临时交办的事项，由主任、文秘、档案员三个岗位共3人承担上述各种工作，人人可谓身兼数职。此种形势下，企业办公室人员唯有与时俱进，立足本职，自我加压，勤于学习，开拓创新，争当一岗多能的“多面手”，才能彰显办公室“立足中心，服务大局”的工作本色。

二、培养好三种心态

哲学中有一个观点，“心态决定成败”。乐观自信，当机立断，坏事、麻烦事也能迎刃而解；悲观自馁、畏首畏尾，好事、简单的事情可能也得不到好的结果。可见，良好的心态，是我们做事成功的基础。对于办公室工作人员来说，努力培养好自身的岗位自豪感、使命感和荣辱感，也是岗位成才，工作出色的基础所在。

（1）自豪感

办公室工作人员应充分认识到办公室工作的重要性，办公室是企业行政命令运转的“枢纽”和形象的“窗口”，地位独特、作用重要，备受领导、同级部门的信任，肩负方方面面的重托。能在这样一个重要而又有影响力的部门工作，办公室工作人员应注意不能将自豪感等同于优越感，在工作中盲目得意，沾沾自喜，搞特权、走捷径，而应将工作赋予的自豪感与上级、同事的肯定化作自身乐于奉献、创新服务的不竭动力，维护好规章制度和标准的权威性，确保各项工作按照“有序、高效、安全”的六字方针运行。

（2）使命感

办公室特殊的工作性质决定了其人员的工作既要从大处着眼，谋大事、观全局、抓关键，又要从小处着手，把小事、细微事、琐碎事处理好，为企业领导集中精力谋全局、抓大事创造良好条件，可谓使命神圣、责任重大。办公室工作人员唯有，脚踏实地，客观严谨地做好办公室工作的每个细节，在遇到突发事件时，能够牺牲休息时间，加班加点完成任务，以良好的奉献和服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙，让督办的事情事事有着落，使交办的事情件件有回音，才能肩负好办公室工作赋予的责任和使命感。

（3）荣辱感

办公室工作人员的工作，对外代表企业形象，对内代表企业管理者形象，特点是幕后做得多、登台亮相少，埋头苦干多、抛头露面少。这就需要办公室工作人员具备正确的工作荣辱观，面对成绩和赞誉，不居功自傲，欣喜若狂；面对批评与考核，也不妄自菲薄，推诿躲避，一切以部门甚至企业的荣辱紧密连系，与之同呼吸共命运。办公室工作人员应晓以大义，凭借良好的心态，工作时才能宠辱不惊、润物无声，主动推功揽过，当好马前卒，得到同事和领导的认可。

三、掌握四种基本技能

良好的心态是办公室工作事业成功的基础，扎实的基本技能却是干好办公室工作的关键。办公室工作人员必须熟练掌握以下四种基本技能，方能胜任略显繁乱的办公室日常工作。

（1）具备一定的写作基本功

办文、办事、办会，是办公室工作的第一要务。“三办”工作无不要求办公室工作人员要有好的文字功底和材料处理能力，首先从草拟文件、拟办文件、发布通知入手，进而掌握各类领导讲话稿、工作总结、起草汇报材料、实时宣传报道等材料的写作技巧，逐步从文字处理和写作的杂家向专业的撰写各类材料行家迈进。

（2）熟练使用办公自动化软硬件及设备

办公自动化硬件及设备主要指的是电脑、复印机、打印机、传真机等常用基本设备，办公室工作人员首先要学会打印机和复印机的操作甚至简单故障的处理，提高工作效率，延长其使用寿命，节省开支。其次要熟知WORD、EXCEL、PPT等办公软件的应用，熟练应用WORD文档的各项功能，使做出的材料、文件符合标准规范，美观大方；掌握EXCEL表格的各项基本技能，将企业的生产、经营指标进行有效分类，读者一目了然，工作效率也能得到提高；运用PPT幻灯片进行经验介绍以及接待时汇报情况，清晰直观，有层次感，能较好地展示企业形象和风采，为领导的工作增色。

（3）具备一定的网络知识

互联网+时代，办公室工作人员除要严格按照保密管理的相关规定，熟练掌握利用外网、局域网收发邮件、传递信息外，还应该利用好QQ、微信等网络平台，使行政命令、通知消息、内部资料等信息快捷、准确地进行传递。并与网络运营商、技术人员加强联系，确保企业获得优质的网络服务的同时，维护好企业内部网站的正常运行。

（4）掌握商务接待工作技巧

办公室作为企业的窗口部门，其工作人员的一举一动都是企业形象的一种展示。接待工作无小事，迎来送往有学问。办公室工作人员首先要熟知企业接待方面的规章制度，掌握接待的规格和具体流程，才能高效无误地做好后续的接待服务。其次，接待工作是由一件件小事拼凑起来的，可能是连贯的，也可能会发生错乱，因此，需要办公室工作人员具备一定的组织策划能力和应急处理能力，这样，才能确保整个接待工作有思路、可修正，有安排、能应急。再次，学会换位思考，能站在对方的角度思考什么样的服务会让对方感觉贴心到位、宾至如归，从而提出相应的接待方案。最后，还应该重视接待过程中的礼仪规范，有礼有节地应对接待对象的问询，不卑不亢地跟接待对象沟通交流，才能赢得对方尊敬，展示出企业良好的形象。

四、“五勤”练就六方面能手

凭借良好的心态和必备的职业技能，就基本能胜任办公室工作。如何从纷繁复杂的办公室日常工作中脱颖而出，真正成为一岗多能的“多面手”，办公室工作人员还应该做到五勤，就是嘴勤、眼勤、腿勤、手勤、心勤。

（1）嘴勤练就领会意图的高手

办公室的工作性质决定了办公室工作人员与领导经常直接接触，特别是在领导面前直接受领任务的机会较多。领导布置工作，有时只重视结果，具体事情怎么办理，需要办公室人员自己把握；有的关注过程，需要定期汇报工作节点情况和发展预期。面对不同的情况，办公室工作人员需要勤动嘴准确领会领导意图，可以挑合适的时机问询领导；可以与办公室主任就具体事项深入沟通，互补缺失的信息；可以与办公室同事共同讨论，共享以前的成功案例经验。目的就是要通过勤动嘴，收集各方面有益于工作的信息，完整、准确地理解领导意图，才能较好地完成领导交办的各项工作任务，让上级满意。

（2）眼勤练就协调关系的能手

办公室工作一个很重要的特点，就是要协调好各类关系、处理好各种问题、化解好各方矛盾，以推动企业各项改革和发展工作顺利健康开展。办公室工作人员应眼观四路，密切关注上级领导、同级兄弟单位、企业下属二级部门的基本动向，争做协调关系的能手。一是要领导班子的关系。办公室所面对的，不是一个人，而是一个领导班子集体，需要执行的指示很多，应分清轻重缓急，尽量兼顾，妥善处理，切忌不能让领导相互猜忌、各自为政。二是协调好对外的关系。对上级单位、政府部门要尊敬，多请示汇报工作，及时汇报经验，虚心接受指导；对同级兄弟单位态度要谦和，说话要实在，以诚相待，语气适度，热心关注对方的发展和改革动向，充分利用工作关系建立深厚感情，多沟通、

多交流、多学习。三是协调好基层部门的关系。基层部门挨了批评，应看着眼里，记在心里。不能认为自己在机关特别是在办公室工作，就看不起基层，到了基层部门就颐指气使、指手画脚，这是工作中的大忌。第一时间与基层部门沟通，以诚相待，将心比心，倾听基层的声音，尽量解决合理诉求，这样会更有利于工作的开展和构建良好的和谐工作氛围。

（3） 腿勤练就搞好服务的好手

办公室是服务性质的部门，服务到不到位，态度很重要，何谓服务态度好，腿脚勤便是关键。不管服务对象是企业领导、部门同事，或者接待对象，办公室工作人员在从事具体服务工作时，能亲自到场的，就不要请人代劳；能电话告知的，就不要请人转达或短信代为通知。为高质量地完成一项工作，办公室工作人员磨破嘴、跑断腿是常有的事，也是服务好手工作到位的真实写照。

（4）手勤练就撰写材料的快手

办公室的工作性质决定了工作人员需要撰写大量的公文材料，内容及知识面涉及较广。办公室工作人员应该通过勤练手不断提高自升的政策理论功底和文字写作能力，争当撰写材料的快手。通读先前一些成功使用的材料，掌握基本框架，熟悉写作套路，然后将平时手勤收集到的领导讲话记录，大的方针政策，权威的背景形势分析等内容充实到写作的材料中去，也不失为一种快速撰写材料的途径。所以说办公室工作人员平时日常手勤的一些积累，是快速写作的不二法门。

（5）心勤练就参谋决策的强手

办公室是企业重要的参谋部门，因此，工作人员有责任当好参谋、提好建议，对领导负责、对企业发展负责、对全局性工作负责，做一个参谋建议的强手。办公室工作人员应将企业发生的、牵涉全局的事情牢记于心，自觉与企业领导同步思考甚至超前思考，适时提出合理建议，当好高参。

（6）统筹规划、忙闲有度成就综合业务的行家里手

时常听办公室工作人员说，忙起来的时候，恨不得自己有三头六臂，加班加点成了家常便饭。其实，任何事情都分轻重缓急，办公室工作也不例外。这就需要办公室工作人员统筹规划好平时的日常工作时间，凭借前文“五勤”练就的工作积累和经验，快速高效地完成紧急的、重要的任务，而将可缓的、次要的任务时适当后移。这样，办公室工作人员忙的时候不至于焦头烂额、疲于奔命，崩断“弦”；闲的时候也不至于马放南山、无所事事。通过经验的不断丰富，日积月累的磨练，就会使自己成为一名开口能讲、提笔能写、问策能对、遇事能办的综合业务行家里手。

结束语

总之，“十三五”规划和国有企业深化改革对企业办公室赋予了新的历史使命。办公室工作人员唯有树立健康、良好的心态，充分发挥吃苦耐劳的精神，坚定战胜困难的勇气和信心，熟练掌握办公室工作基本技能，勤开口、练慧眼、常动手、多跑腿、多用心，不断总结经验，创新工作思路和方法，才能更好地发挥出一岗多能的优势，在电力企业生产经营出现瓶颈的特殊时期有所突破、有所作为，有力地促进企业各项工作任务和发展目标的圆满实现。（作者单位：贵州西电电力股份有限公司黔北发电厂）

参考文献：

[1]上海大学《秘书》

[2]中国档案出版社主办《办公室业务》