我国道路工程档案管理工作的研究

赵新堂，闫明，尹小波

(华北理工大学，河北 唐山 063009)



我国道路工程档案管理工作的研究

赵新堂，闫明，尹小波

(华北理工大学，河北 唐山 063009)

道路；工程档案；档案管理；一体化

着手于我国道路工程档案管理工作的现实状况，逐渐揭露我国道路工程文档管理工作在现阶段存在的不足和问题，引出导致这些问题和不足的多种制约因素，在此基础之上结合国内外的经验，指出符合我国现状的发展方案，结合计算机信息技术逐步提高我国道路工程档案管理的技术，并展望了未来的必然发展趋势：档案的信息化管理。

公路是人们交流、出行的载体，伴随着经济快速发展，我国道路的发展也迎来了历史的黄金期。不管是国道、省道、还是乡道等等，在道路工程的全过程都离不开档案管理工作。毫不夸张的说，道路档案管理工作的好坏在某些范围上决定了道路工程的质量和使用寿命等等，这直接关系到国泰民生，关系到人民福祉，所以我们必须对道路工程档案的管理引起足够的重视。目前，为了满足对道路工程档案的需求，人们对其工作投入了大量的人力和物力。

道路工程项目日常管理工作的核心是文档管理。道路工程文档管理的主要内容是管理道路工程项目的勘探资料，设计图纸，施工图纸和施工日记等等，这些资料会为后期道路工程的养护、维修、改建、扩建等工作提供不可替代的作用[1]。不仅可以节约工程时间和成本，而且也可以避免再次施工给已经竣工的工程带来破坏。道路工程文档管理工作，是道路工程项目管理的基础工作，该工作为道路工程后期的服务提供了可靠保证。为了更好地为国家经济发展和人民群众生活更好地服务，我们完全有必要在前人研究的基础之上，结合现实状况的需要，对道路档案未来的管理工作进行更好的规划与完善。

一、道路工程档案概述

道路工程档案是指在道路工程建设过程中，形成的具有保存价值的以纸质为载体的文字图表、以光盘为基础的光盘载体[2]，以磁性记录材料为基础的磁性载体(磁带、磁盘)等各种形式的历史记录。从生成过程的角度来讲指道路工程项目自工程立项至竣工，并顺利通过验收的全过程所形成的记录文档。可包括早至项目的立项规划，晚至项目完工验收后的维护养护、使用和维修的全过程。

二、道路工程档案的特点

(一)道路工程档案具有原始性

道路工程档案是在道路工程实施阶段直接形成的记录资料，它是最原始，最直接记录资料的集合，原始性是其本质的属性[3]，原始性也说明了，道路工程档案具有无可替代的重要作用。

(二)道路工程档案具有真实性

由于道路工程档案是对实施阶段的真实记录，所以也决定了道路工程档案具有真实的价值和利用意义，这不仅为道路工程的经验积累提供了参考，而且也为道路工程后来的维修、扩建和新建提供了一个重要的参考，可以说，道路工程的真实性具有举足轻重的意义。

三、道路工程档案管理存在的问题及解决方案

道路工程档案从建设施工过程的角度分析，可以分为以下四大类。即：基本建设文件、工程监理资料、施工资料和工程档案编制[4]。所以道路工程档案管理工作涉及的部门比较多，范围比较广，各种工作比较复杂，一般的文档管理员很难具备这些专业知识，并且管理人员数量严重不足，这也导致现阶段道路工程档案管理存在很多问题：

(一)缺乏专业的道路工程档案管理人员

道路工程档案管理人员由于大多数都是身兼数职，不是专门的文档记录及保管人员，不能够专心的投入到档案管理的研究工作，很多都是随便应付了事，这就导致了文档管理工作人员的不专业性。档案管理人员由于身兼数职，公司也就很少组织专门的档案管理培训机构进行培训，或者进行了有限的短期培训，但是由于只是兼职，不是作为专门的档案管理人员，过段时间后因为调职或者解雇等原因，培训工作又要重新开始，所以，培养专职的档案管理人员已经迫在眉睫！虽然文档人员可能具有较高的学历，但他们一般不同时掌握道路工程勘探、设计、施工、和文档管理等各项技术，这也导致工作成果难免不够专业，不够规范[7]。

(二)道路工程档案管理的制度不够完善

道路工程基本建设程序可以分为四个时期，八个阶段，四个时期分别为：决策立项时期、工程设计时期、建设实施时期和竣工投产时期[5]。道路基本建设程序由于时间跨度大、涉及部门多，所以难以制定统一有效的档案工作管理制度。首先，应该改变传统思想观念中只建不管的观点，受传统思想观念的影响，不仅档案管理工作人员不能够及时认真的完成档案管理工作，而且很多相关工作者也不够重视，难以提供有效的协助。其次具体部门具体对待，制定有针对性的档案管理制度，在不断完善各部门档案管理制度的基础之上，从而制定统一有效的档案管理制度，这就需要人们从根本上摒弃传统的思想偏见。

(三)道路工程档案编制质量比较低，真实性得不到保证

在道路工程建设过程中，有部分建设单位未建立档案或者建立了质量不高的档案，这在很大程度上都影响了整体档案的质量；由于种种原因导致没有及时记录和整理文档，甚至在道路档案编制过程中出现临时拼凑，导致很多文档记录与实际不符。文档记录的过程由于时间跨度比较长，领域比较广，所以真实性难以得到有效保证。

(四)科技含量不高

道路工程界一直以来对道路工程档案的管理工作缺乏足够的重视。目前，道路工程文档日常的管理工作仍以人工管理模式为主，导致科技含量很低，如图1所示。道路工程施工文档的管理工作没有充分依靠高科技技术，其信息化没有得到充分利用，其落后的技术手段阻碍着道路文档管理工作的快速发展。文档生成过程多数还是参次不齐的人工记录模式。道路文档管理只有充分利用高科技信息技术才能为决策者提供有效的信息参考。

四、提高道路工程档案管理工作的建议

(一)培养职业的档案工作人员

众所周知，人才是经济发展和科技创新进步的动力。只有设置职业的工作岗位，并对工作人员进行定期培养，考核，才能实现道路工程档案工作人员的职业性。在档案信息化建设过程中，原来传统的工作方式已经不能适应当前档案管理工作的需求[6]，在档案信息化的建设过程中，不仅需要很多具备档案管理经验的专门人才，而且也对信息技术提出了更高要求，这就要求各部门培养职业的档案工作人员，不仅在技术上，而且在工作岗位设置上需要进行革新。不能继续沿用以往身兼多职的岗位设置模式，不能够对工作掉以轻心，必须革新观念，革新技术。

图1 道路工程文档管

(二)完善档案管理工作的制度

受传统观念的影响，现如今档案管理工作的制度存在很多弊端，越来越不能满足档案工作的需求，必须从根本上改变档案工作不重要的传统观念，这就需要相关部门投入大量精力、财力和时间等来制定相关规章制度，并在工作过程中不断完善。

第一，应该规范各种道路工程的施工过程，从而制定相应的规章制度，不仅需要包括施工过程、监理工程、验收等后期工程，而且还应该涵盖勘测、设计、招投标等工程。

第二，应该明细各道路工程的具体规章制度，以及各协调工程的具体规定，避免相互推让。道路档案管理规章制度不仅应该包括整个部门的档案工作制度，而且应该具体到各个部门，到具体工作人员的规章制度，这样才能保证道路档案管理工作的高质量、高效率。

第三，应该做到有法可依，违法必究，对于违反道路档案管理规定的工作人员，不管职务高低，背景如何，都应该做到违法必究，执法必严。

第四，应该加强各部门档案工作人员之间的联系，做到多交流、资料共享，避免档案工作出现协调不顺或者相互档案记录矛盾重重的尴尬。

(三)提高编制质量，保证道路工程档案资料的真实性

在道路工程建设过程中，建设单位应该及时收集整理道路档案资料，力求确保资料具有很高的质量，同时也应该保证其具有真实性，这样才能有效保证整体档案资料的质量，才能为以后的道路工作提供真实可靠的依据。

(四)加强道路档案管理的信息化建设

在信息技术发展日新月异的大背景下，道路档案工作也需要新的革新，我们可以借助专业的信息化管理软件，在专业软件的辅助下，我们不仅可以提高工作的效率，而且还可以节省人力和物力。

第一，在信息化的今天，信息化基础设施建设是档案信息化工作的前提条件，这就需要投入大量的资金来进行人员培训和购置先进的设备。现如今，没有先进的信息化设备很难进行相应的信息化工作。在购置基础设备的基础之上，一定要杜绝有信息化装备，但是却不能开展信息化工作的现象。如果只建设不使用，基础设备将成为摆设，将失去应有的价值，所以不仅在设备购置上需要投入大量的资金，而且在人员培训上也应该投入大量的资金。信息化工作能否开展，在很大程度上决定于主管领导的信息化能力、信息化思维方式等等，所以委任合适的部门领导也至关重要。

第二，信息化决策能力的提升，档案信息化管理是一种全新的管理方式，在一个陌生的领域上前行，难免会遇到很多问题，这就需要主管部门领导具有开阔的胸襟，不能仅凭个人的意愿从事信息化档案管理工作，一定要从实际出发，制定合适的信息化决策。科学的信息化工作需要信息化综合能力强的团队集体来进行，在完成日常工作的基础之上，要充分调动整个部门工作人员的积极性，积极开展创新活动，这样，长此以往，信息化管理工作将会有一个质的飞跃！

(五)保证电子档案信息资料的安全

信息技术是一把双刃剑，电子档案信息技术由于具有传播迅速的特点，所以要特别重视电子档案信息资料的安全，其主要是因为电子档案存在的环境比较复杂，不仅存在着电脑自身方面的威胁，还可能来自网络上的攻击，这给电子档案的安全带来了很大的威胁，特别是恶意破坏病毒会给电脑里的电子档案带来毁灭性的破坏，同时网络上的恶意修改也会在很大程度上影响电子档案的准确性。为了保护电子档案的信息安全，可以采取以下措施：

第一，保护网络电子档案信息的安全。在复杂的网络环境条件下，要采取合理的措施来 保证网络电子档案信息的安全。其一，物理措施方面，确保电子档案使用的计算机系统有一个安全的电磁兼容工作环境，这也是物理安全措施的主要内容，主要可以从两个角度来提高物理安全策略，即从传导发射防护角度和降低辐射防护的角度；前者是从发射的根源采取措施，后者则是在传播的过程中采取相应的措施。其二，网络服务器和网络安全软件，网络工程师在设置网络服务器时，不能只考虑管理人员的特权与使用方便，还应该考虑网络服务器的安全；网络安全软件并不能完全保证电子档案的绝对安全，只能说是大大提高了安全性。另外还有很多其他方面的安全策略，例如，信息加密措施，设置访问控制等等。

第二，电子信息档案的备份和恢复。电子信息档案备份是一种安全策略，它包括存储盘备份和网络备份两个方面。存储盘备份是指把电子档案信息拷贝到超大优盘或者硬盘进行备份，以防止电子档案信息的丢失或者破坏[7]。网络备份，它不仅包括在网络系统上电子档案信息的备份，它还包括电子信息档案备份的整个网络系统。

五、总结

道路工程文档管理工作由于存在着管理人员专业性差，档案真实性低和信息技术落后等问题，所以急需引用先进的高科技信息来保证其真实性，提高其可靠性。在信息化的今天，逐渐建立从信息系统源头做起的方案已迫在眉睫，建立高科技的道路文档管理方案已势在必行。考虑文档管理的真实性、有效性和长远的经济性，信息化的文档管理必将成为必然趋势。

[1]段俊. 浅谈道路施工技术管理[J]. 南昌:江西建材, 2014(18):164.

[2]谷芳. 市政基础设施工程档案接收工作存在问题及对策[J]. 郑州:档案管理, 2015(01):80.

[3]王笑春. 我国档案立法研究[D]. 上海:复旦大学, 2008.

[4]吕宁菁, 章志勇. 浅谈公路工程施工阶段监理档案资料的管理[J]. 呼和浩特:内蒙古科技与经济, 2011(12):22-23.

[5]王瑞霞. 建设项目工程造价全过程管理方法探讨[D]. 西安:西安理工大学, 2006.

[6]郜征. 试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J]. 菏泽:菏泽学院学报, 2013(S2):142-143.

[7]顾彦彦. 电子档案备份应用系统研究[J]. 武汉:湖北档案, 2012(01):18-20.

Research and Analysis on Management Work of Road Engineering Archives in China

ZHAO Xin-tang, YAN Ming, YIN Xiao-bo

(North China University of Science and Technology, Tangshan Hebei 063009, China)

road; engineering archive; archive management; integration

This paper focuses onthe current situation of road engineering archives management in China and commented the problems and shortcomings of the road engineering documents management in the present stage. This paper leaded out a variety of constraints of these problems and shortcomings. Based on the study and combined with the experiences of domestic and foreign countries, this paper pointed out the development plan that suitable for China's current situation. This paper combined with computer information technology and wished to gradually improve road engineering archives management technology in China. And this paper looks forward to the future development trend: the information management of Archives.

2095-2708(2016)05-0087-05

G275.3

A