医院档案的管理与利用

文/江苏省连云港市第二人民医院　伏冬梅

医院档案的管理与利用

文/江苏省连云港市第二人民医院伏冬梅

在医院日常工作及活动中，会有一些种类不同及载体不同的档案形成，这些档案就是医院档案，其所包括形式主要有文件、簿册、图表以及录音、录像、盘片及电子信息等。随着医药卫生体制改革的不断深入以及医师多点执业的逐步推进，中高级职称人员流动频率增大，同时由于电子化、信息化技术的快速发展，使医院档案管理的内容更加丰富而庞杂。在医院管理过程中加强档案管理，同时能够使院领导在科学决策及医院现代化管理方面对其进行有效利用具有十分重要的作用。

医院；档案管理；利用

一、医院档案管理中存在的问题

（一）档案意识较差且利用率较低。从当前实际情况来看，在开展各种活动及工作方面，档案管理均十分重要，在对档案信息资源进行充分利用前提下，可得到较大经济效益，同时也能够得到较大社会效益。但是，长期以来，就档案管理实际情况而言，一直存在重“藏”轻“用”情况，未能够广泛宣传利用档案所具备的经济效益以及社会效益，所以，大部分社会公众均未能够充分了解档案利用效益。从当前实际情况而言，很多领导干部在档案管理方面的意识仍比较单薄，未能够对医院管理中档案工作必要性及重要性真正认识。在实际档案管理工作过程中，由于未能够足够重视，所开发的档案信息资源也比较缺乏，最终导致利用档案效率比较低。

（二）缺乏健全档案管理机构以及明确管理范围。从当前实际情况来看，在医院档案管理方面仍缺乏科学统一管理标准及制度。在当前社会科学技术快速发展基础上，档案的内涵以及外延均在不断改变，在对档案管理过程中各级医院仍缺乏统一标准及模式，均依据自身理解及实践实行档案管理，导致很多档案并未纳入管理内容中。同时由于没有健全的管理网络，使得全院的档案管理缺少统一技术指导，处于无序状态。

（三）档案专业人员素质存在差异。从当前实际情况而言，在档案专业人才队伍内部，不同工作人员在理论水平与专业素质方面存在的差异均比较大，并且文化程度也有所不同，相比于当前社会实际需求而言，有一定差距存在。具体来说就是档案专业人才比较少，并且大部分人员均缺乏合理知识结构，并且高学历人员也比较少，未能够较多了解现代科学知识，同时很多工作人员专业层次比较低，存在的这些情况均不符合目前档案事业发展实际需求，严重影响档案管理水平。在当前培养医院人才过程中，医院比较重视的内容为将医疗技术人员素质有效提升，在提高档案管理人员素质方面的计划及要求却比较少，当前大部分档案管理人员均缺乏机会外出进修，导致很多档案管理人员在思想观念及管理水平方面很难符合当前发展需求，未能够进行创新。

二、如何提升医院档案管理水平

（一）加强学习，增强档案管理意识。在医院管理过程中，档案管理属于十分重要的一个部分，为能够较好进行档案管理，领导对其加强重视属于重要前提，在医院内重要议事日程中应当纳入档案管理，使其与医院业务建设能够共同发展。另外，对于档案工作应当加大宣传力度，从而使医院内各个层级人员均能够对档案工作重要性充分认识，对档案管理积极支持。由于一些因素限制，主要就是人员、设施及经费方面，对于档案管理工作，医院重视程度也就比较低，因而对于档案工作重要性应当使各级干部真正认识，这样一来才能够使档案工得以顺利开展。

（二）健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质。在当前科学技术不断发展大形势下，档案管理工作在方法上也得以不断更新，同时其水平也逐渐提升，因此应当建立科学管理体系，应当进一步明确各个方面相关职能，医院内部档案种类不同、载体不同，对于这些档案在管理上应当实行统一化，从而保证档案管理和医院业务能够共同得以发展。

在档案管理工作过程中，档案管理人员素质会直接影响工作水平，因而，在培养及引进高素质档案管理人员方面医院应当高度重视，从而保证档案管理人员素质得以全面提高。

（三）加强档案信息化建设，推进档案现代化管理。由于医院档案管理的内容丰富而庞杂，为方便利用者及时查找、阅读，提高工作效率，医院应加大对档案信息化建设的投入，在档案管理加快信息化建设，通过对计算机储存充分利用对医院内部相关档案进行检索，从而使档案信息管理得以尽快实现。

三、档案信息资源的利用

（一）积极开发档案信息资源。对于档案管理而言，其主要目的就是对有关档案信息资源进行开发利用，在档案信息资源开发过程中应当积极实现深层次、多渠道以及创新性，从而使档案使用价值能够得以进一步提升，在此基础上以便更好地服务于医院业务、医院管理及患者。如通过计算机管理可收集并汇总病案首页纵多信息，通过网络平台可整合各部门、各科室相关档案信息并使其共享等，尽力提高档案在医院管理中的地位和作用，从而对档案建设起到一定促进作用。

（二）充分利用档案信息资源。利用档案信息资源，为医院管理、质量管理、人力资源管理、经济效益管理、工作效率管理等提供服务，从而通过对档案信息资源的充分利用使医院获得更好经济效益以及社会效益。如通过医师执业档案可了解每一医师的执业能力、执业经历、培训考核、科研创新、职业操守、事故纠纷等，从而为选人用人、业务提升等提供重要参考依据，并能促进医师积极主动地从事临床工作，提高临床技能和服务质量；通过对病案首页的全样本数据提取，并对众多信息进行分类汇总，利用大数据分析，可获得一套客观、有效、全面反映医院医疗服务水平的众多数据，可涵盖工作负荷、医疗质量、服务质量、护理质量、患者安全、病种构成、技术优劣、资源利用、医疗费用等等，这些可使院长和相关职能部门真正做到决策科学化、管理规范化，并最终使医院的管理水平不断提高、医疗质量持续改进、服务质量不断优化、社会和经济效益不断增长。