怎样做好基层单位档案管理工作

文/山东省莱州市档案馆　方艳艳

怎样做好基层单位档案管理工作

文/山东省莱州市档案馆方艳艳

作为一种对社会或者是历史最全面、最真实的反映，在社会经济快速发展、城镇化建设进程不断加快的同时，人们开始越来越重视基层单位中的档案管理工作。但是就目前来看，在基层单位中，对档案管理还存在着一定的问题，为了提高其管理水平和质量，就需要采取积极、有效的措施来管理基层单位中的档案。

基层单位；档案管理；存在问题；有效措施

在社会发展的进程中，档案发挥着重要的作用，可以为相关的决策提供基础性的历史信息和资料，这能够有效提高办事的效率，减少对人力资源的浪费。对于基层单位来说，只有对档案实施有效的管理，才能充分地发挥档案的积极作用。

一、在基层档案管理中存在的问题

（一）档案管理没有得到足够的重视。有些基层单位将档案管理简单地理解为是对档案的资料的保管，能够满足日常地翻阅或者是检查就可以了，这就会由于认识上的不足导致这些单位不够的重视档案管理的工作，缺乏一定的规划性。

（二）投入力度不够。在一些基础单位的档案管理中，办公地点往往都比较陈旧，严重缺乏相关的设备，比如湿温度管控、红外线监控等现代化的设备更是严重匮乏，甚至有些单位直接将管理档案的位置设置在仓库中。这种落后的管理条件，会造成档案信息变质或者是遗失的问题，会产生重大的损失。

（三）管理人员的水平比较低。在档案管理的过程中，经常会出现较大的人员流动，同时常常会设置新手来进行管理，往往难以快速准确地对档案信息进行归档、整理和收集，这都会在一定程度上降低管理水平。再加上人员经常流动，管理人员在处理退休、工资、转出、转调等转接的时候，会对档案的保密性造成严重的破坏。

（四）对现代化管理技术的使用比较少。随着社会经济的发展和科学技术的进步，目前在很多的领域已经逐渐开始运用现代化的管理技术，能够有效地提高管理水平。但是目前在基层档案管理方面，几乎是没有运用到任何的现代化的管理技术，这会严重浪费大量的人力和物力，也会降低管理效率。

二、基层档案管理的有效措施

（一）提高对档案管理工作重要性的认识。因此，基层单位中的领导者一定要加强对档案管理的重视程度，促进档案管理的信息化建设，并且增加对档案管理的人力资源和设备的投入，顺利开展单位中的档案管理工作。档案管理工作，不能仅仅简单地理解为保管和收集相关的资料，还应该充分的挖掘档案的价值，并进行有效的利用，促进当地社会经济的发展和进步。

（二）建立健全的档案管理制度。健全的档案管理制度，是顺利开展档案管理工作的基础和前提。由于档案管理的工作具有一定的严肃性和条理性，这就需要健全的管理制度作为工作开展的保障，避免在工作的过程中出现随意性。在基层单位中可以制定《档案库房管理制度》《档案保管期限表》《归档范围表》《档案借阅制度》《档案保管制度》等，将所有的岗位职责进行明确化，并在管理中严格执行。加强对档案的借阅、传阅、保存、立卷、归档、分类、整理、收集等环节的操作，一定要注重细节把握。

（三）提高管理人员的综合素质与业务技能。首先基础单位需要加强对档案管理人员的培训，提高其对档案管理的重视程度和责任意识；其次根据社会经济的发展，加强对信息化技术的使用，促进档案管理信息化的建设；最后，为了全面提升档案管理人员的知识水平和业务能力，基础单位还需要加强对档案管理在人力资源和设备方面的投入，加强其基础设施建设，这也是培养管理人员业务能力的基础。

（四）加强对现代化管理技术的运用。随着科学技术的进步，无纸化办公逐渐取代了传统的方式，更符合现代社会的需求，但是无纸化办公对档案管理的要求更高，所以必须改变传统的档案管理方式，实施现代化的管理。档案经过计算机计时分门别类的储存，查找、阅读更加的方便，在节省更多时间的同时，也减少了对人力、物力、财力的浪费，有助于工作效率的提高。

（五）增强档案管理的服务功能。档案工作成效的衡量尺度就是服务质量的好坏，充分发挥基础单位中档案信息的积极作用，加快社会经济的快速发展。首先在基层中开设档案阅览室，这样就能够充分的发挥档案的服务作用；其次是管理人员需要加强归纳和总结档案信息资料，对信息中的可利用资源进行深度挖掘。并提高服务的质量，为人们提供更高质量的服务。

三、结语

在基层单位的档案中详细、客观、真实地记录着该单位的发展过程和建设活动，并提供了相关的建设参考资料，这能够有效地开展各项工作。因此，要加强基层单位中的档案管理工作，更新观念，并有效地提高管理水平和质量，加快推动基层单位的快速发展。

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